Особенности международного письма и различия официально-делового стиля русского и английского языков

Оформление бланка, соответствующее  принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его  содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать  верхнюю часть любого объекта, при  оформлении документов следует их верхнюю  часть делать более насыщенной, а нижнюю – более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы  устанавливают форматы и размеры  полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных  систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста [4].

Таким образом, деловое письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром, при написании делового письма необходимо соблюдать особенности и определенные правила оформления писем.

1.2 Виды  и классификация деловых писем

Письмо – это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). В соответствии с одним из определений деловое (служебное) письмо представляет собой письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.

Деловую переписку можно  разделить на официальную и личную, а также внешнюю и внутреннюю (таблица 1).

 

Таблица 1 – Виды деловой  переписки

 

	Внешняя	Внутренняя
Официальная	Адресат: внешний контрагент. Примеры: гарантийное  письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз.	Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная.
Личная	Адресат: внешний контрагент. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.	Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

 

Обычно правила внутренней официальной  и личной переписки каждая организация устанавливает самостоятельно [8].

Письма классифицируются следующим образом:

• письма-просьбы;
• письма-сообщения;
• письма-запросы;
• письма-заявления;
• письма-подтверждения;
• письма-заказы;
• письма-предложения (оферты);
• письма-дополнения;
• письма-рекламации (претензии);
• информационные письма;
• гарантийные письма;
• презентационные письма;
• письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);
• краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.);
• сопроводительные письма;
• письма-поздравления;
• письма-приглашения;
• письма-извинения;
• письма для выражения сожаления и соболезнования;
• письма по случаю представления (при заочном знакомстве);
• письма по случаю отъезда;
• письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);
• благодарственные письма;
• рекомендательные письма;
• мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.п.);
• письма-открытки;
• письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п.);
• письма для выражения отказа от какого-либо предложения;
• письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;
• письма-резюме [10].

Все виды деловой переписки могут  вестись двумя способами:

• на бумажных носителях;
• по электронной почте [3].

Рассмотрим виды деловых  писем подробнее:

1. Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном  бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации – автора, почтовые реквизиты организации – автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.

Использование типовых текстов  и текстов-трафаретов помогает упростить  деловую переписку.

2. Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя.
3. Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах (то есть срочный, простой).

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек (.) и запятых (,) – и различных шрифтов.

Обязательными реквизитами телекса  являются: адресат, подпись, номер, наименование и адреса отправителя. Требования к  оформлению телекса аналогичны требованиям  к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием  служебного заголовка, в котором  указывается информация об адресате и отправителе, а также время  передачи сообщения.

4. Факс или телефакс (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Не существует каких-либо специальных  требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться  в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или  деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой  стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

5. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный  номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер  полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных  оборотов. Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные  бланки.

Телефонограмма составляется в  одном экземпляре и подписывается  руководителем или ответственным  исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается  список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая за исключением подписи.

6. Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронное сообщение состоит  из адреса (или нескольких адресов  получателей); заголовка, содержащего  служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной  почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным  именем пользователя) и домена, который  описывает место (компьютер или  локальную систему), где этот электронный  ящик находится. Имя и домен разделяются  знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит  из нескольких под доменов, разделенных точками.

Электронная почта используется как  для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие  аппаратные и программные средства. Обмен электронными сообщениями  осуществляется через почтовые ящики [7].

Таким образом, все виды деловой переписки могут вестись двумя способами: на бумажных носителях и по электронной почте. Существуют следующие виды деловых писем: служебное (деловое) письмо; телеграмма; телекс; факс или телефакс (факсограмма); телефонограмма и электронное сообщение.

2 Особенности международного письма и различия официально-делового стиля русского и английского языков

2.1 Особенности  международного письма

 

Для того, чтобы раскрыть сущность отличий деловой переписки в вариантах русского и английского письма, рассмотрим некоторые особенности написания международного письма.

Типичное международное деловое  письмо состоит из шести частей.

1. Заголовок.

Содержит адрес отправителя, дату отправки (не написания) и название фирмы или имени отправителя. Предпочтительно пользоваться фирменными бланками, отпечатанными типографским способом и разработанными в едином стиле с конвертом. Для рассылки за рубеж адрес и название фирмы, предприятия должны быть продублированы на английском.

Ставить исходящий номер на бланках  для зарубежных адресатов не рекомендуется. Исходящий номер ничего не скажет вашему адресату, так как за рубежом  пользуются датой отправки и содержанием.

2. Дата.

В таблице 2 представлены правила  оформления даты для писем, отправляемых в Европу и США.

 

Таблица 2 – Правила оформления даты для писем, отправляемых в Европу и США

 

Для отправки в  Европу:
День	Месяц	Год
6-th	January	1991
Для отправки в  США:
Месяц	День	Год
January	6	1991

 

3. Внутренний адрес.

В таблице 3 представлены правила оформления международных  писем.

 

Таблица 3 – Правила оформления международных  писем

 

Внутренний адрес состоит  из названия организации, должности  адресата или его имени	Swistspeed Co., Inc.
При обращении к человеку, не имеющему титула:	Mr. (Мн.:Мгs.) – для мужчины Mrs.(Miss) (Mн.:Mmes) – для женщины
Если человек обладает титулом, он ставится вместо имени	Dr. Jones
Если название фирмы  состоит из имен, например, Black and Jones Associates, то при обращении к этим людям употребляется сокращенное Messers (для мужчин) и Mesdames (Mmes) для женщин. В адресе и дате точки не ставятся.	Messers Black and Jones Ass.,Mmes Janes and Car Ass.
Иногда перед именем адресата ставится Attn	Attn. Mr. Black   (Вниманию мистера Блэка)
Если вам известно официальное  положение адресата (его должность) целесообразно указать его после  имени	Attn.: Mr. Black, Head of Department (Вниманию мистера Блэка, начальника отдела) Это более формально, но более вежливо.
После адресата может быть дано уточнение содержания письма	Re.: (Regarding) your letter of March 03,2012  (Относительно вашего письма от 02.03.2012)