Особенности международного письма и различия официально-делового стиля русского и английского языков

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение 3

1 Основная  характеристика деловых писем 5

1.1 Понятие,  особенности и оформление делового  письма 5

1.2 Виды и  классификация деловых писем 10

2 Особенности  международного письма и различия официально-делового стиля русского и английского языков 15

2.1 Особенности  международного письма 15

2.2 Функциональные  различия официально-делового стиля  русского и английского языков  и проблемы перевода 18

3 Особенности  делового письма и переписки  по электронной почте 22

3.1 Структурные  особенности делового письма  на русском и английском языках 22

3.2  Особенности  деловой переписки по электронной  почте 24

Заключение 27

Список использованных источников 28

Введение

 

Деловая переписка в последнее  время все больше расширяется  и завоевывает новые сферы  в деловом мире. Это связано  с техническим прогрессом, увеличением  количества контактов между деловыми партнерами, нарастающей потребностью нахождения новых рынков сбыта продукции. Деловая корреспонденция становится всеобъемлющей отраслью деловой  коммуникации.

Любой текст, представляя  собой единство содержания и формы, может быть описан как двусторонняя структура, состоящая из уровня информации содержания (смысла) и из уровня формы (пространства, композиции / архитектоники).

Как информационный уровень, так и формальный по-разному проявляют  себя в текстах разных типов, разных жанров. Таксонимизации и типологизации  всех возможных текстов, порожденных  в процессе многогранной речевой  деятельности людей, посвящен ряд исследований в области стилистики, типологии  и лингвистики текста. При этом значительное внимание уделяется проблемам  кодирования информации, декодированию  смысла текста, его связности, интегративности  и т.п.

Формальная сторона текста рассматривается в обществе лишь как факультативный, второстепенный аспект. Тем не менее, специфичность  и функциональная значимость пространства в различного рода текстах не вызывает сомнений [9].

Актуальность работы определяется все возрастающей ролью деловой  коммуникации в современном обществе, а также стремлением лингвистов определить информативные и формальные параметры текстов разных жанров, функционирующих в разных сферах коммуникации.

Предметом исследования стали  особенности архитектоники деловой  переписки в английском и русском  языках.

Объектом исследования послужили  деловые письма на английском  и  русском языках.

Цель настоящей работы – рассмотреть особенности делового письма как стиля текста на варианте английского и русского языка.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие  задачи:

1. Рассмотреть понятие, особенности и оформление делового письма.

2. Рассмотреть виды и классификацию деловых писем.
3. Определить особенности международного письма.
4. Выявить функциональные различия официально-делового стиля русского и английского языков и проблемы перевода.
5. Изучить структурные особенности делового письма на русском и английском языках.
6. Рассмотреть особенности деловой переписки по электронной почте.

Решение поставленных задач  предопределило выбор методов исследования:

• сравнительно-описательный метод (для выявления сходства английской и русской деловой корреспонденции);
• контрастивно-описательный и сопоставительный метод (для описания и сопоставления различий в английской и русской деловой корреспонденции).

Научная новизна работы заключается  в том, что в ней осуществляется детальный анализ структурной организации  делового письма как особого типа текста, исследуется неразрывная  связь пространственно-эстетического  оформления с содержанием письма, устанавливаются социокультурные  особенности английских и русских  деловых писем.

Теоретическая значимость работы состоит в детальном анализе  английских и русских писем, определении  их особенностей.

Композиционно курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.

1 Основная характеристика деловых писем

1.1 Понятие, особенности и оформление делового письма

Одним из главных каналов  связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое  письмо. С помощью писем ведутся  преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения  принять участие в тех или  иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Несмотря на наличие современных  форм связи: спутниковой связи, сотовой  и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации – роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается [5].

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним  миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между  предприятиями, излагаются претензии, письмо сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Несмотря на наличие  современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, электронной почты и т.п. – объем переписки даже на небольшом  предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод  для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается  сравнительно четкой классификации.

Огромное количество писем  при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем.

Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письма должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы текст  официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости  официальных писем их язык и стиль  должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все  века однозначность языка деловой  бумаги, строгая его формализованность  рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще  в V в. до н.э. древнеримский плебс  требовал введения четких «писаных»  законов.

Создание зафиксированных  на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда  же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе  документ терял юридическую силу.

Сегодня во многих странах  активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.

Сейчас, когда компьютеризация  охватывает все новые и новые  сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

В пределах своей компетенции, организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен без документный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону [2].

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве  учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения  любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и  их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами  передачи деловой информации, которые  подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная  связь.

Переписку отличает широкое видовое  разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться  следующие требования:

• письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Деловое письмо как документ информационно-справочного  характера при соответствующем  оформлении приобретает юридическую  силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным  лицом [6].

Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать – ясность, простота изложения, полнота  информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится  на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

Официальные письма пишутся  на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с  воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит  из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное  название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер  телефона, факса и телетайпа, номер  того письма или телеграммы, которые  послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.