Отчет по практике в дизайн-студии «Pride»

 

К функциям секретаря относятся:

 

1. Осуществление  работы по организационно-техническому  обеспечению административно-распорядительной  деятельности руководителя;

 

2. Принятие и  рассылка деловой корреспонденции;

 

3. Ведение делопроизводства;

 

4. Подготовка документов, материалов и личных заявлений  на подпись руководителю;

 

5. Осуществление  контроля за исполнением приказов  и распоряжений в агентстве;

 

6. Организация приёма  посетителей, содействие оперативности  рассмотрения их жалоб, пожеланий  и претензий;

 

7. Формирование  дел;

 

8. Выполнение приказов  и требований директора.

 

К функциям офис-менеджера относятся:

 

1. Анализ деятельности  агентов и всех подчиненных  структур;

 

2. Составление, заключение  договоров и оформление специальных  разрешений на продукт рекламы  во время отсутствия директора. А также выполнение всех его  обязанностей во время его  отсутствия;

 

3. Связи с общественностью;

 

4. Выяснение потребностей  и пожеланий потребителей и  клиентов;

 

5. Осуществление  доставки и подготовки всех  важных для работы агентства  документов;

 

5. Участие в планировании  и распределении бюджета фирмы;

 

7. Слежение за  изменениями в структуре фирмы, в работе подчиненных;

 

8. Ответственность  за порядок в офисе, а также  точное исполнение заказов клиентов;

 

9. Осуществление  коллективной работы всех сотрудников.

 

К функциям главного дизайнера относятся:

 

1. Прием заказов  на дизайнерскую часть работы;

 

2. Предварительное  графическое описание и обоснование  будущего продукта рекламы;

 

3. Разрешение специфических  вопросов с клиентом;

 

4. Взаимодействие  с художником по компьютерной  графике.

 

К функциям продакшен-менеджера относятся:

 

1. Разработка стратегии  продвижения продукта;

 

2. Обработка информации  о рынке, конкурентах, и новых  тенденциях в рекламном бизнесе;

 

3. Прогнозирование  и анализ продаж, спроса на  услуги;

 

4. Введение новых  услуг, разработка рекламных кампаний  для агентства;

 

5. Организация маркетинговых  мероприятий;

 

6. Контроль сроков  выполнения заказов;

 

7. Поиск подрядчиков  и временных специалистов (по  необходимости);

 

8. Подготовка тренингов  и семинаров для компании.

 

К функциям специалистов по рекламе относятся (Должностная Инструкция Приложение 2):

 

1. Пополнение клиентской  базы РА;

 

2. Встреча клиента  и презентация товара;

 

3. Ведение клиентов;

 

4. Поиск решения  поставленных клиентами задач;

 

5. Планирование  рекламных кампаний;

 

6. Создание положительного  имиджа компании;

 

7. Составление и  предоставления в установленные  сроки отчетности по работе;

 

8. Стимулирование  клиента на повторные заказы;

 

9. Установление  и поддержка связи со СМИ  в целях размещения рекламной  информации;

 

10. Взаимодействие  с другими работниками креативного  отдела.

 

К функциям работников производственной базы относятся:

 

1. Прием сырьевых  материалов;

 

2. Производство  рекламного товара в установленный  срок;

 

3. Монтаж рекламного  товара.

 

В настоящее время в РА «Pride» работают 15 человек штатных сотрудников, однако компания стремится к расширению и переорганизации деятельности. Так же на временную работу, по заказу клиентов, для проведения промо-акций и презентаций, приглашаются супервайзеры и промоутеры. В целом агентство достаточно молодое только 3 специалистам больше 30 лет. А средний возраст работников 23-25 лет.

 

Директор Дизайн – студии «Pride», ФИО

 

_______________/________

 

Студентка, ФИО

 

_______________/________

 

ДНЕВНИК ПРОХОЖДЕНИЯ ПРАКТИКИ «ПО ПРОФИЛЮ СПЕЦИАЛЬНОСТИ» С 06.06.2011 ПО 03.07.2011

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Дата	Описание выполняемой работы	Приобретенные навыки
06.06.11	Вводное собеседование. Экскурсия по рекламному агентству, знакомство с его сотрудниками.
07.06.11	Знакомство с видами деятельности предприятия, с его экономической активностью. Изучение положения на рынке, ознакомление с рынком товаров и услуг г.Сочи, под наблюдением директора РА. Изучения распределения обязанностей среди специалистов.	Анализ рынка города. Выделение более развивающихся сфер товаров и услуг. Анализ положения фирмы на рынке по клиентуре и ближайшим конкурентам.
08.06.11	Знакомство с креативным (рекламным) отделом. Изучение разделения работы и функций каждого специалиста. Знакомство с базой клиентов агентства. Работа в качестве менеджера по работе с клиентами (обзвон, проведение опроса о качестве обслуживания, об эффективности изготовленной рекламы, о том, откуда узнали, об агентстве).	Ведение бизнес диалога. Проведение телефонного анкетирования
09.06.11	Тренинг по новым тенденциям рекламных услуг в Сочи. Наблюдение за переговорами специалиста с клиентом.	Поиск нестандартных рекламных решений в рамках бюджета.
10.06.11	Работа в качестве помощника менеджера по рекламе. Участие в изготовлении презентации для клиентов. Изучение цен на изготовление рекламы и за работу специалистов. Разбор философии агентства (девиз, слоган, фирменные цвета, цели).	Важные аспекты содержания презентации услуг для потребителей. Понятие «философии» фирмы и его значение в её успехе.
14.06.11	Изучение основной документации агентства, должностных инструкций менеджера по рекламе. Изучение рекламы самой фирмы.	Основная документация для РА, соблюдение правовых норм в работе. Грамотный выбор целевой аудитории.
15.06.11	Работа в качестве заместителя рекламного агента (по причине болезни одного сотрудника). Разбор отчетов, проверка оригинал-проекта для наружной рекламы. Переговоры с заказчиком. Оформление приказа для типографии. Передача заказа в типографию.	Оформление документов для типографии. Ведение беседы с заказчиком. Стимулирование клиента на приобретение дополнительных услуг.
16.06.11	Отслеживание исполнения заказа в срок. Проверка готовой продукции. Переговоры с заказчиком. Предоставление каталога расположения щитов заказчику, объяснение преимуществ расположения объектов.	Ведение деловых переговоров.
17.06.11	Изучение политики агентства, его целевой аудитории и приблизительного годового бюджета.
18.06.11	Консультирование с продакшен-менеджером по составлению медиаплана для РА «Pride».	Правила составления медиапланов и стратегий для рекламных кампаний.
20.06.11	Поиск информации по рекламе РА и способах привлечения новых клиентов. Изучение доступной информации по рекламе конкурентов.
21.06.11	Работа вместе с менеджером по рекламе (Павловой Софьей). Рассылка деловой корреспонденции с коммерческими предложениями. «Холодные» звонки.	Поиск клиентов. Тактичное «выбивание» времени на встречу.
22.06.11	Составление плана встреч. Обсуждение предстоящих разговоров. Подготовка к презентации и возможным вопросам со стороны клиентов. Встречи с клиентами.	Ведение презентации. Обсуждение возможных условий для сотрудничества.
23.06.11	Принятие заказа клиента. Обсуждение задач и целей желаемой рекламной кампании. Оформление договора. Участие в собрании и обсуждении возможных вариантов предстоящей кампании. Подбор средств воздействия.	Поиск решений и поиск средств для исполнения заказа в рамках бюджета.
24.06.11	Рассылка объявлений о начале набора промоутеров для акции. Прием звонков. Составление рекламного сообщения вместе с менеджером. Выбор места проведения акции. Подача заказа на разработку дизайна промо-формы и промо-стенда.	Работа с наемным персоналом. Выбор целевой аудитории. Работа с дизайнерским отделом.
28.06.11	Проведение кастинга на промо-акцию. Отбор вместе с заказчиком подходящих кандидатур. Подача заказа на изготовление продукции.
29.06.11	Работа супервайзером. Заполнение отчетной ведомости по акции.	Навыки работы супервайзером. Навыки управленческой деятельности.
30.06.11	Работа супервайзером. Анализ возможностей агентства. Составление примерно медиаплана для рекламы РА «Pride».	Навыки составления планов для рекламных кампаний. Оценка возможностей и бюджета
01.07.11	Экскурсия по типографии. Инструктаж по технике работы и технике безопасности. Технические отличия от первоначальных оригинал-макетов. Наблюдение за изготовлением продукции. Участие в разработке макета сувенирной продукции (календари).	Основы работы в типографии. Виды печати (глубокая, литография, трафаретная, цифровая). Технические характеристики каждого вида. Плюсы и минусы для потребителя. Планирование времени на исполнение заказ.

 

 

Директор Дизайн – студии «Pride», ФИО

 

_______________/________

 

Студентка, ФИО

 

_______________/________

 

ГЛАВА 3. ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

 

Для составления плана по совершенствованию рекламной деятельности РА «Pride», привлечению новых клиентов, созданию положительного имиджа среди потребителей услуг, а также закрепления позиций на рынке рекламы города, я провела отдельно анализы: управленческой деятельности, конкурентоспособности фирмы (а также сделала предложения по улучшению рейтинга фирмы). Далее я приведу краткий план проведения рекламных кампаний по привлечению новых клиентов, а также предложения по поддержанию имиджа и рейтинга агентства.

 

3.1. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННО  – УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  РА «PRIDE». ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ВНЕСЕНИЮ  ИЗМЕНЕНИЙ В СТРУКТУРУ РА И  ЕГО ОРГАНИЗАЦИОННО – ПРАВОВУЮ  ФОРМУ.

 

Из организационно-управленческой структуры РА приведенной выше (рисунок 1) видно, что во главе компании стоит одно лицо – директор, который исполняет общее управление, а также следить за деятельностью и функционированием фирмы. В его обязанности входит и постановка целей и задач, общий контроль за их достижением, организация закупки сырья для производства продукта рекламы и прием заказов от VIP клиентов, найм сотрудников организации. Директор открывает счета в банках, распоряжается бюджетом компании и т.д. В прямом подчинении директора находятся главный бухгалтер офис-менеджер и секретарь. С остальными сотрудниками фирмы его общение происходит большей частью через офис-менеджера.

 

Вся основная нагрузка в организации работы, вся основная документация, связь с руководством, а также решение проблем между отделами лежит на одном сотруднике. В таком положение и с такой нагрузкой сотрудник не успевает исполнять все обязанности, начинает уставать, понижается внутренняя мотивация и в конце общая производительность труда падает. А так как помощника, сменщика или заместителя у офис-менеджера нет, работа агентства нарушается при его отсутствии.

 

Также все отделы и сотрудники среднего звена взаимосвязаны между собой, но это создает сбой в системе управления и документации (часто приходит по несколько приказов от разных сотрудников на один заказ), нет и полного согласования между специалистами.

 

У такой организационной структуры, есть положительные стороны:

 

 

Все сотрудники лично знакомы с друг другом;

 

 

Директор предприятия может непосредственно общаться со всеми служащими;

 

 

Ответственность на директоре фирмы.

 

 

 

Но есть и существенные минусы, которые нельзя не учитывать, при желании развиться и получать максимум прибили:

 

 

Большой объем работы на человека;

 

 

Сложность в управлении;

 

 

Сложность при открытии филиалов;

 

 

Задержка в производстве;

 

 

Частые утери документации среди персонала.

 

 

 

Я бы хотела предложить видоизменить структуру управления и переквалификацию некоторых специалистов.

 

Ниже приведу пример такой структуры:

 

 

Директор

 

 

 

Гл. Бух

 

 

 

Секретарь

 

 

 

Продакшен

 

 

 

Типография

 

 

 

ИТ

 

 

 

Гл. Диз

 

 

 

Офис М