Закупочная логистика

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. Реклама.
2. Разработка тендерной документации.
3. Публикация тендерной документации.
4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.
5. Оценка тендерных предложений.
6. Подтверждение квалификации участников торгов.
7. Предложение и присуждение контракта.

 

Другим вариантом  процедуры получения предложения  от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты).

При втором способе  организации письменных переговоров  между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

Основные требования к  выбору поставщика

Имеется два основных критерия выбора поставщика: (1) стоимость приобретения продукции и (2) качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции

Качество  обслуживания включает в себя качество продукции и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии. К ним относятся:

• удаленность поставщика от потребителя,
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов,
• наличие у поставщика резервных мощностей,
• организация управления качеством продукции у поставщика,
• кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Преимущества  закупок  у комплексных поставщиков

Откуда продукты берутся  в ресторане? Редкий посетитель задумывается над этим. Красивая картинка с поваром, разгуливающим по рынку в поисках  лучших помидоров, к сожалению, не более, чем картинка. В реальности поиск поставщиков и закупка продуктов проходит в гораздо более нервной и напряженной атмосфере. На закупщике лежит обязанность найти идеальных по сочетанию «цена-качество» поставщиков и обеспечить бесперебойное поступление всех продуктов, необходимых на кухне. Вот тут-то рестораторам и приходят на помощь комплексные поставщики продуктов. 

Как следует из названия, комплексные  поставщики могут обеспечить ресторан полным ассортиментом продуктов  питания. В ресторане наряду с  недешевыми основными продуктами (вокруг которых строится кулинарная концепция) используются бюджетные продукты, например, яйца, молоко, мука. И продукты второй категории используются в гораздо  большем объеме.

При этом на рынке существует множество  поставщиков: первые возят рыбу и  морепродукты, вторые – фрукты и  овощи, третьи – мясо, четвертые  занимаются бакалеей. Задача закупщика  – найти поставщиков основных продуктов (мясо, рыба, морепродукты, птица). При этом договорившись с шеф-поваром  ресторана о качестве этих продуктов. А с владельцем предприятия  –  об оптимальной цене. При обращении  к крупному поставщику шанс найти  качественные продукты по адекватным ценам выше. А также заодно купить все «сопутствующие» продукты, не тратя время на поиск отдельных  поставщиков.

По словам директора по продажам компании «МАРР РУССИЯ» Вячеслава  Дементьева комплексные поставки облегчают  работу ресторанам, особенно шеф-поварам, которые уже хорошо знакомы с  продукцией и уверены в ее качестве.

В небольших ресторанах закупщики  часто самостоятельно покупают продукты на рынке или в магазине. Очевидно, что обеспечить стабильное качество продуктов каждый день в таких  кустарных условиях сложно. Сетевые  рестораны, заведения с большой  проходимостью, как правило, выбирают крупных партнеров. Только крупный  поставщик сможет обеспечить спонтанные запросы ресторана: например, незапланированный  банкет на 500 персон, для которого требуется 100 кг каштанов, 70 упаковок устриц и 400 кг толстого края мраморной говядины.

Абсолютное большинство ресторанов не ограничивают себя одним направлением кухни, объединяя под одной крышей японские, итальянские, французские, восточные  традиции. В этом случае работа с  комплексным поставщиком может стать настоящим спасением. С комплексными поставщиками сотрудничают, например, рестораны Аркадия Новикова, Андрея Деллоса, Ginza Project, «Ресторанный Синдикат», сети «Эль Гаучо», «Гудман», «Филимонова и Янкель», отели Marriott, Hyatt, Sheraton, Le Meridien.

Однако не каждому крупному ресторану  выгодно обращаться к комплексным  поставкам. Например, предприятия с  уникальной авторской кухней нуждаются  в деликатесах и редких продуктах. С такими ресторанами обычно работают отдельные поставщики. В меню некоторых  ресторанов можно встретить суп  из плавников тигровой акулы, чизкейк из крокодила, китайскую горькую тыкву, коровье вымя, белые личинки бабочек и насекомых, крекеры с язычками ящериц и многое другое.  Такие рестораны работают с мелкими поставщиками, ориентированными на одну продуктовую группу. Привоз редкого деликатеса под одного клиента, безусловно, не выгоден ни одному из поставщиков. Такая партия обычно крайне мала, а транспортные и логистические издержки велики. Если же привозить большую партию деликатеса, то нужно быть уверенным, что продуктом заинтересуется несколько ресторанов. Ведь при работе с одним клиентом всегда есть риск, что продукт может стать для заказавшего его ресторана неактуальным, и тогда деньги, затраченные на его поиски и доставку, будут выброшены впустую. Спрос на диковинки не постоянен и не прогнозируем, поэтому делать ставки на редкие деликатесы крайне сложно. Можно выполнить любой каприз, но нужно понимать стоимость этого каприза.

Рестораны, закупающие продукты на рынке  или в магазине делают это довольно часто и берут понемногу. По мнению представителей компаний, занимающихся комплексными поставками, при обращении  к ним даже маленький ресторан ничего не теряет. Тот же объем продукции  будет разбит на более крупные  партии, поступающие реже. Минимальная  сумма заказа в компании «Восток-Запад» – 6000 руб., что вполне доступно. В  целом, заказ у комплексного поставщика может сэкономить ресторатору до 10% расходов на продукты. Но важнее, что  крупный поставщик может позволить  себе гибкую ценовую политику и условия, удобные для рестораторов. Например, отсрочки и рассрочки платежей, безналичный  или наличный расчет, бонусы и скидки, бронирование продуктов на складе.

 

 

6. Определение метода закупок

Выбор метода закупок  зависит от сложности конечного  продукта.

Основными методами закупок  являются:

-оптовые закупки;

-регулярные закупки мелкими  партиями;

-закупки по  мере необходимости 

и различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки.

Рассмотрим наиболее часто  используемые методы.

1. Закупка товара одной партией

Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая  потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями

В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества  таковы: ускоряется оборачиваемость  капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Недостатки: вероятность  заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям

Такой метод закупки  широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары.

Котировочные ведомости  составляются ежедневно (ежемесячно) и  включают следующие сведения:

• полный перечень товаров;
• количество товара, имеющегося на складе;
• требуемое количество товаров.

Преимущества: ускорение  оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости

Этот метод  похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

• количество не устанавливается, а определяется приблизительно;
• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
• оплачивается только поставленное количество товара;
• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке  определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

 

 

 

5. Закупка товара с немедленной сдачей

Сфера применения этого метода — покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости.

Товар заказывается тогда, когда  он требуется, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого  метода —  увеличение издержек, связанных  с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченность заказов и множество поставщиков.

 

 

 

 

 

 

7. Закупка мяса, рыбы и других продуктов для ресторанов компании «Арпиком»

Ключевыми продуктами большинства  российских ресторанов являются мясо и рыба, и рестораны компании «Арпиком» не исключение. Мясо — такой же биржевой товар, как пшеница, кофе или какао-бобы, основные биржи мяса находятся в США. Цены на него подвержены колебаниям, в частности, в мае, перед сезоном барбекю, и в начале декабря, перед рождественскими праздниками мясо дорожает.

А вот в России биржевой торговли мясом нет, потому что наша страна сама себя мясом не обеспечивает. И если с птицей или свининой ситуация более-менее нормальна, то о говядине такого не скажешь. Сейчас предпринимаются попытки разведения мясного скота, строятся профессиональные бойни, закупается племенной молодняк, но объемы пока минимальны, особенно в масштабах страны. Поэтому говядина, которая продается в России, — это в основном импортируемый товар, что подразумевает соответствующие налоги и таможенные пошлины.

"Арпиком" осуществляет закупки импортного мраморного мяса через дистрибьюторов, которые давно и успешно работают на российском рынке мяса премиум-класса. Следует пояснить, чем дистрибьютор отличается от перекупщика. Обычный перекупщик в одном месте дешево купил, в другом - дорого продал, на это и живет. А дистрибьютор оказывает комплексную услугу: он не просто перекупает товар, с момента закупки мяса у производителя он организует полный технологический цикл — доставку на собственные склады, прохождение таможенных процедур, продажу потребителю, хранение необходимого резерва, подбор каких-то новых видов стейков под заказ.

Процесс получается довольно трудоемкий. Бренд-шеф должен выбрать  вид отруба и утвердить по качеству, а поставщик — подтвердить  стоимость и дать гарантии поставки под те объемы, которые  планируется  продать за определенный интервал времени. Нужно учесть — популярные виды отрубов дистрибьютор может поставлять не только в  рестораны компании "Арпиком",  а альтернативные он на свой страх и риск везет специально для ресторанов "Арпиком", получает соответствующие разрешения ветеринарных контролирующих органов. И если новый стейк гостям не понравится, это будет провал, поэтому одно из важных качеств - интуиция, профессиональное чутье.