Закупочная логистика

 

Оглавление

Введение 3

1. Сущность и содержание закупочной логистики 4

2. Содержание процесса планирования закупок 5

3. Анализ, определение потребности и расчеты количества заказываемых материалов 8

4. Выбор поставщика 9

5. Преимущества закупок  у комплексных поставщиков 11

6. Определение метода закупок 13

7. Закупка мяса, рыбы и других продуктов для ресторанов компании «Арпиком» 15

8. Закупка морепродуктов для ресторана «Летранже» 17

9. Закупка продуктов для компании «Макдоналдс» 18

10. Правовые основы закупок 19

10.1. Основные  элементы контракта 19

10.2.  Условия контракта 19

10.3. Структура  контракта 20

Заключение 25

Список использованной литературы 26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Закупочная логистика - стратегическое управление (менеджмент) закупкой, а следовательно, закупка продуктов – это стратегическое направление деятельности предприятий общественного питания.

Закупочная логистика  является одной из основных логистических подсистем и изучает процесс движения сырья, материалов с рынка закупок до складов предприятия. Закупочная логистика является одной из важных частей общественного производства, охватывает значительную часть сферы обращения, обеспечивает физическое перемещение материальных ресурсов как от производителя до потребителя, так и внутри предприятия.

Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

• анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;
• определение метода закупок;
• согласованность цены и заключение договора;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность  и содержание закупочной логистики

Закупочная логистика - это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными  ресурсами. Любое предприятие имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов.

Следует выделить цели, преследуемые закупочной логистикой:

1. Необходимость обеспечения непрерывного  потока сырья. Дефицит сырья  может привести к остановке  производства и соответственно  к большим накладным расходам - росту эксплуатационных затрат  в связи с постоянными расходами.

2. Поддержание и повышение качества продуктов.

3. Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функции закупок зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.

4. Соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.

5. Повышение конкурентоспособности. Предприятие будет конкурентоспособным, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками с тем, чтобы избежать неприбыльной деятельности.

6. Достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями предприятия. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками придприятия: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, и т. д.

7. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими.

Достижение этих целей в области  управления закупками (закупочной логистики) требует выполнения задач, способствующих рационализации системы закупок, основными из которых являются:

* определение предмета (структуры)  закупок;

* выбор поставщика;

* определение объема закупок;

* условия закупок.

Задача определения предмета закупок  решается совместно с производственным отделом предприятия. При этом определяются потребности в сырье и материалах, их качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает  в отдел снабжения (закупок).

Выбор поставщика требует глубокого  анализа рынка интересующей предприятие  продукции, существующих и потенциальных  поставщиков.

Объем закупок определяется по согласованию с другими отделами (производственным, складским, финансовым, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом  определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется  наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении  отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), объем закупки необходимо согласовать  с финансовым отделом.

Условия закупок согласуются с  поставщиками, уже предложившими  свои варианты, и отделом снабжения. В решении данного вопроса  могут участвовать и работники  других отделов (финансового, логистики  и т. д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты и доставки, сроки и т. д.

2. Содержание процесса планирования закупок

Организация процесса закупок имеет  определенные этапы:

1. Определение потребности в  материальных ресурсах.

2. Определение нужных характеристик  и количества товаров и услуг.

3. Анализ и определение возможных  источников снабжения.

4. Определение цены и условий  закупок.

5. Подготовка и размещение заказа  на закупку.

6. Контроль выполнения заказа  и/или экспедирование.

7. Получение и проверка товаров.

8. Обработка счета и оплата.

9. Учет поступлений материальных  ресурсов.

Любая закупка начинается с определения  общей потребности предприятия  и индивидуальных потребностей каждого  его подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы  со склада либо путем перемещения  избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары. Такая  информация содержится в плане закупок, главной целью которого является обеспечение согласованности действий всех подразделений и должностных  лиц предприятия по решению таких  задач снабжения, как определение  потребности и расчет количества заказываемых материальных ресурсов; определение метода закупок и  заключение договоров на поставку материальных ресурсов; организация контроля над  количеством, качеством, сроками поставок и организация размещения материальных ресурсов на складе и т. п.

Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара, которые запрашиваются. Для этого  в отделе закупок ведется список (каталог) постоянно закупаемых товаров, что способствует ведению правильного  бухгалтерского учета и процедуре  хранения их на складе.

Процессу планирования закупок  предшествует исследование рынка закупок (сырья и материалов).

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и  оценку возможности своевременной  поставки и предоставления необходимых  услуг до и после продажи. Среди  основных сведений, которые могут  храниться как в электронном  виде, так и в книгах учета, в  отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются  заказы, товарная классификация закупленных  изделий, реестр поставщиков.

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в  качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу  товара или поставка товара на основании  общего заказа. Важным требованием  любой формы заказа на закупку  должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанных товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий  оплаты.

После того, как заказ на закупку  отправлен поставщику, покупатель может  контролировать ход его выполнения. Эти функции возложены на отдел  контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

Счет на оплату налагает обязательства  на покупателя, обычно выписывается в  двух экземплярах и включает номер  заказа, стоимость изделия, общую  сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в  себя ведение файлов документов, которые  относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

1. Журнал заказов на закупку,  в котором ведется учет всех  заказов по номерам и отображается  статус каждого заказа - выполнен/не выполнен.

2. Реестр заказов на закупку,  содержащий копии всех заказов  на закупку.

3. Товарный реестр, показывающий  все закупки каждого основного  вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер  заказа на закупку).

4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам  материальных ресурсов, является договор  поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий  материальный поток (передать в собственность  потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные  сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

 

 

 

3. Анализ, определение потребности и расчеты количества заказываемых материалов

В процессе планирования закупок  необходимо определить:

• какие материалы требуются;
• количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;
• время, когда они понадобятся;
• возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
• требуемые площади складских помещений;
• издержки на закупки;
• возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.

Существует множество  методик определения того, сколько  необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом.

Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц сырья, что  за неделю составило 1000 : 52 = 19 единиц. Это количество может быть использовано в будущем.

Потребность в  материалах можно рассчитать, рассматривая определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах). Принцип ее прост: исходная точка — это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто-потребность в поставляемых материалах.

Брутто-потребность  переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывают:

• наличный запас;
• плюс уже заказанные материалы;
• минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.

На основании данных расчета  определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта.

Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребностей в конечном продукте.

Если спрос  потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний.

Применение этого  метода целесообразно в случаях  регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт.

4. Выбор поставщика

Процедура получения  и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

1. Конкурсные торги.
2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные  торги (тендеры) — распространенная форма поиска

потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.