Управление закупочной деятельностью оптового предприятия

 

Анализ структуры оборотных средств предприятия 2006 год приведен на нижеследующем рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 - Анализ структуры оборотных средств за 2006 год, %

 

Анализ структуры оборотных средств предприятия за 2007 год приведен на нижеследующем рисунке 6.

Рисунок 2.6 - Анализ структуры оборотных средств за 2007 год, %

Анализ структуры оборотных средств предприятия за 2008 год приведен на нижеследующем рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 - Анализ структуры оборотных средств за 2008 год, %

За анализируемый период в составе и структуре оборотных средств торгового предприятия ИП Ларцева И.В. произошли следующие изменения:

а) удельный вес запасов предприятия, так же как и денежных средств незначительно снизился, а именно в 2007 году на 0,7% и 0,1% соответственно, и в 2008 году на 0,2% и 0,1% соответственно.

б) удельный вес таких статей оборотных средств предприятия, как дебиторская задолженность и прочие активы несколько увеличился, а именно в 2007 году на 0,5% и 0,3% соответственно.

в) во всех периодах наиболее ёмкой статьёй оборотных средств являются денежные средства 45,1% 45,0% и 44,9% соответственно.

г) наибольшее изменение в относительном выражении за анализируемые периоды произошло по статье прочие активы. Темп изменения по данной статье оборотных средств предприятия ИП Ларцева И.В. в 2007 году составил 11,7%, а в 2008 году 0,9%.

В целом, по результатам данного анализа, можно сказать, что предприятие торговли ИП Ларцева И.В. за рассматриваемые периоды развивалось положительно и его деятельность имеет достаточно высокую степень эффективности для небольшой развивающейся фирмы.

2.2 Организация коммерческих  работ по закупке товаров

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле. С неё, по существу, начинается коммерческая работа. Чтобы продать товар покупателю и получить прибыль необходимо располагать товаром.

Закупкой товаров на данном предприятии занимается отдел закупок. В отдел закупок входят менеджеры по закупу, которые имеют торговое образование. Менеджеры по закупу занимаются подбором наиболее выгодных поставщиков продукции по всей Российской Федерации.

Очень важно выявить, изучить и выбрать наиболее подходящие источники поступления товаров, в которых будет осуществляться закупка.

Своевременное и точное выявление потребностей служит существенной предпосылкой для возможностей своевременных закупок требуемых товаров в необходимых количествах и нужного качества.

Если потребность в товарах была оценена слишком высоко, то в следствие этого возникают залежи, т.е. запасы товаров на складе, которые нельзя продать или можно продать с убытком. Если потребность оценена слишком низко, заказывается мало товаров, а значит и запасы слишком малы. Оборот поэтому меньше, чем мог быть. Кроме того, раздосадованные покупатели могут обратиться к конкурентам, т.е. возникают потери сбыта. Аналогичная ситуация возникает, если качество товаров, требуемое покупателем, оценено неверно.

Основанием для определения спроса на исследуемом предприятии являются:

а) запросы и поступление заказов от покупателей;

б) регулярные опросы, которые могут проводиться среди определенного круга покупателей (малая выборка);

в) доклады собственных сотрудников (операторов ПК);

г) доклады агентов по сбыту (торговых представителей);

д) статистика по сбыту (статистика по продаже), которая дает справки о предыдущем обороте, а также обороты по отдельным группам товаром или товарам (по большей части по областям сбыта и группам покупателей).

На данном предприятии работниками постоянно проводятся устные опросы постоянных покупателей. Торговые представители ведут активную работу по выявлению потребностей покупателей, далее вся информация передаётся в отдел закупа, на основе чего формируется необходимый ассортимент, и определяются поставщики, у которых можно приобрести желаемые товары.

Первым этапом выбора поставщика является поиск потенциальных поставщиков необходимых товаров. Одним из главных источников поиска является выставка парфюмерной и косметической продукции «Интершарм» (приложение А), проводимая в городе Москва. Директор и менеджер по закупу каждую осень посещают данную выставку, знакомятся с новыми товарами и предлагающими их поставщиками. Также при поиске поставщиков работниками фирмы изучаются специальные книги и журналы, проводится активный поиск через Интернет.

После того как отдел закупа составил обзор возможных источников закупок, выбираются те, которые в наибольшей степени соответствуют требованиям предприятия.

Основным критерием выбора поставщиков на исследуемом предприятии торговли ИП Ларцева И.В. является отпускная цена товара, реализуемого данным поставщиком. Как известно, наименьшая отпускная цена товара устанавливается производителем товаров, поэтому специалисты предприятия предпочитают закупать товар, непосредственно у его изготовителя.

Также немаловажным критерием выбора поставщика является сумма затрат на доставку товара на предприятие. После проведения некоторых расчётов было определено, что цена приобретения (которая складывается из суммы отпускной цены на товар и транспортных расходов на его доставку) получается, как правило, ниже при приобретении товаров у изготовителей товаров, нежели у посредников.

Следующим критерием отбора поставщиков является качество продукции. Анализ качества проводится с помощью устного опроса покупателей работниками данного предприятия.

Таким образом, исследуемое предприятие торговли ИП Ларцева И.В., при выборе тех или иных поставщиков руководствуется следующими основными критериями их отбора:

а) отпускная цена;

б) цена приобретения;

в) уровень спроса на товар;

г) уровень качества товара;

д) условия договора поставки;

е) степень надёжности поставщика;

ж) время выполнения заказа;

На исследуемом в данной работе предприятии проводится мониторинг деятельности своих поставщиков, так называемый рейтинг поставщиков. Этот метод можно считать наиболее распространенным методом выбора поставщика. Выбираются основные критерии выбора поставщика, далее работниками службы закупок устанавливается их значимость экспертным путем. Например, допустим, что предприятию необходимо закупить товар, причем его дефицит недопустим. Соответственно, на первое место при выборе поставщика будет поставлен критерий надежности поставки. Удельный вес этого критерия будет самым большим.

Таблица 2.5- Рейтинг поставщика ООО « Косметик-Стиль »

Критерий выбора	Удельный вес критерия	Оценка значения критерия по 10-бальной шкале	Произведение удельного веса критерия на оценку.
1. Надежность поставки	0,30	7	2,1
2. Цена	0,25	6	1,5
3. Качество товара	0,15	8	1,2
4. Условия платежа	0,15	4	0,6
5. Возможность внеплановых  поставок	0,10	7	0,7
6. Финансовое состояние  поставщика	0,05	4	0,2
ИТОГО:	1		6,3

 

Высчитывается значение рейтинга по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку (например, по 10-бальной системе) для данного поставщика (например ООО «Косметик-Стиль»). Далее суммируют полученные значения рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного поставщика. Сравнивая полученные значения рейтинга для разных поставщиков, определяют наилучшего партнера. Если рейтинговая оценка дает одинаковые результаты для двух и более поставщиков по основным критериям, то процедуру повторяют с использованием дополнительных критериев. После проведения данного метода выбора предприятие ИП Ларцева И.В. сделало выбор в пользу следующих поставщиков:

Таблица 2.6 - Поставщики предприятия ИП Ларцева И.В.

Поставщики	Товарный ассортимент
1	2
ООО «КОСМЕТИК-СТИЛЬ»	Парфюмерная и косметическая продукция
ООО «ДИГИДОН»	Парфюмерная и косметическая продукция
ООО «АТРИУМ - ПАРФЮМ»	Парфюмерная и косметическая продукция
ЗАО «ЮНИЛЕНД»	Парфюмерная и косметическая продукция
ООО «ГРАДИЕНТ»	Парфюмерная и косметическая продукция
ООО «КМ-КОСМЕТИК»	Парфюмерная и косметическая продукция

 

Следующим этапом работы закупочного отдела является заключение договоров с потенциальными поставщиками. Договора могут заключаться в устной, письменной или нотариальной форме.

В хозяйственной практике договор является основой деловых отношений двух сторон, обличенных в письменную форму, с соответствующими правилами (печать, необходимые реквизиты сторон и т.п.)

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Он считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Договора могут заключаться на 5, 3 и 2 года, на год или иной период (краткосрочные, сезонные, а также на разовые поставки).

Предприятие ИП Ларцева И.В. своевременно и правильно заключает договора с поставщиками, а также устанавливает рациональные прямые договорные связи по поставкам товаров, как правило, на один год и осуществляет постоянный контроль за их исполнением (приложение Б).

В договоре предусмотрены следующие условия:

а) дата заключения договора;

б) полное наименование сторон, заключивших договор;

в) предмет договора;

г) цена и общая сумма договора;

д) порядок расчетов и поставки;

е) порядок приемки и возврата залоговой тары;

ж) права и обязанности сторон;

и) ответственность сторон;

к) форс-мажор;

л) разрешение споров;

м) срок действия договоров;

н) заключительные положения;

п) юридические адреса и платежные реквизиты сторон;

Правильный выбор формы договорных связей, тщательно обдуманное согласование условий договоров, контрактов, является основой успешной хозяйственной и коммерческой деятельности предприятий участвующих в торговле.После того, как заключён договор с поставщиком, отделом закупок формируется заказ на определённую группу товаров. На данном этапе менеджер по закупу, подготавливавший и оформлявший заявку согласует её содержание с руководителем отдела закупа. Такое согласование на предприятии проводится с помощью представления руководителю бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае работник проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал. В соответствии с данной заявкой на товары отделом закупок подготавливается запрос на продукцию, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на поставку отправляется поставщику при помощи выбранного средства связи (электронная почта, торговые представители данного поставщика). На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должна быть получена счёт-фактура. Далее производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с условиями договора. Как только обязательства по оплате выполнены, отдел закупа с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору. Поставщик, при получении уведомления о выполнении заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку товара), согласно условиям поставки по договору. Далее менеджер из отдела закупок исследуемого предприятия контролирует местонахождение и состояние груза в процессе его доставки вплоть до конечного пункта. Контроль начинает производиться после получения менеджером уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условий, отмеченные менеджером отдела закупок предприятия ИП Ларцева И.В., соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий поставщику. После получения товара, складскими работниками предприятия проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного товара с заявленными поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения. Для торгового предприятия ИП Ларцева И.В. вопрос выбора поставщиков является важным фактором своевременного удовлетворения потребительского спроса. От выбора поставщика зависят: издержки, качество, своевременность поставок и др., а следовательно и объем товарооборота. Все это приводит к необходимости тщательного выбора поставщиков. Как видно из проведенного анализа деятельности предприятия, оно прошло этап отбора поставщиков товарной продукции. В настоящее время фирма работает с постоянным числом поставщиков парфюмерной и косметической продукции. На сегодняшний день с поставщиками товаров налажены хозяйственные связи, разработаны и заключены договора поставки. Механизм закупочной деятельности предприятия достаточно отработан.