Контроллинг в системе управления

 

^ Характеристика оперативного и

 

стратегического контроллинга.

 

Признаки

 

Стратегический контроллинг

 

^ Оперативный контроллинг

 

Ориентация

 

Внешняя и внутренняя среда предприятия

 

Экономическая эффективность и рентабельность деятельности предприятия

 

^ Уровень управления

 

Стратегическое

 

Тактическое и оперативное

 

Цели

 

Обеспечение выживаемости. Проведение антикризисной политики. Поддержание потенциала успеха

 

Обеспечение прибыльности и ликвидности предприятия

 

Главные задачи

 

Участие в установлении количественных и качественных целей предприятия

 

Ответственность за стратегическое планирование

 

Разработка альтернативных стратегий

 

Определение “критических” условий, лежащих в основе стратегических планов

 

Определение “узких” и “слабых” мест

 

Определение основных подконтрольных показателей в соответствии с установленными стратегическими целями

 

Сравнение плановых и фактических значений подконтрольных показателей с целью выявления причин, виновников и последствий данных отклонений

 

Анализ экономической эффективности (особенно инноваций и инвестиций)

 

Руководство при оперативном планировании и разработке текущего бюджета

 

Определение “узких” и поиск “слабых” мест для тактического управления

 

Определение всей совокупности подконтрольных показателей в соответствии с установленными текущими целями

 

Сравнение плановых и фактических показателей подконтрольных результатов и затрат с целью выявления причин, виновников и последствий отклонений

 

Анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов

 

Мотивация и создание систем информации для принятия текущих управленческих решений

 

Методы

 

Анализ конкурентной ситуации

 

Анализ предприятий

 

Анализ рынков/ окружающей среды

 

Стратегическое планирование «люков» (разрывов)

 

Стратегическая калькуляция

 

 

 

 

Расчет издержек по местам их возникновения

 

Расчет маржинальной прибыли

 

Полная и частичная калькуляция издержек

 

Проектные расчеты

 

Планирование ликвидности

 

Средне- и краткосрочное финансовое планирование

 

Баланс движение денежных средств

 

Двойная бухгалтерия

 

Результат

 

Стратегический план

 

Планирование результата

 

Планирование баланса и отчета о прибылях и убытках

 

Основное различие между стратегическим и оперативным контроллингом заключается в том, что первый ориентирован на тенденции будущего, а последний, напротив, "смотрит" в настоящее.

 

стратегический контроллинг ориентирован на потенциал, а оперативный контроллинг - на конкретный результат;

 

контроль предпосылок, успеха и результата имеет различное значение для обоих направлений контроллинга;

 

объекты планирования и контроля в оперативном контроллинге совпадают, а в стратегическом они не идентичны;

 

в оперативной области доминирует контроль со стороны (со стороны отдела контроллинга), а в стратегической - самоконтроль

 

 

 

^ Функции и задачи контроллинга.

 

Функции и задачи контроллинга постоянно дополняются и изменяются по содержанию. Меняется весомость отдельных задач. Так, Великая экономическая депрессия 1930-х гг. показала американским предпринимателям значимость управленческого учёта и планирования для обеспечения выживаемости предприятия в долгосточной перспективе. До этого момента практики забывали об указанных функциях управления или не придавали им должного значения. В результате середина 1930-х гг. стала в США периодом интенсивного роста числа предприятий, внедряющих принципы и философию контроллинга.

 

В конце 1970-х – начале 1980-х гг. по Европе прокатилась волна банкротств, и это подтолкнуло предпринимателей к пониманию необходимости внедрения на предприятиях современных инструментов планирования и управления. Крупные предприятия занялись децентрализацией управления, что сразу же привело к необходимости внедрения системы координации деятельности хозяйствующих субъектов. Возникла необходимость в разработке информационных систем, обеспечивающих менеджеров оперативной и достоверной информацией о состоянии предприятия в различных аспектах деятельности. Постепенно определялся основной круг обязанностей служб контроллинга.

 

В развитых странах Европы службы контроллинга на предприятиях или услуги привлечённых экспертов-контроллёров вполне привычны. Анализ спроса на рынке трудовых ресурсов такой страны, как Германия, показывает, что не только крупные, но и средние, а в последнее время и малые фирмы приглашают на работу специалистов-контроллеров. Этот факт свидетельствует о признании эффективности управления организацией на принципах контроллинга. В современных условиях контроллинг становится реальным дополнением работы менеджеров.

 

На малых предприятиях основные функции контроллинга выполняет либо руководитель фирмы, либо его заместитель. При этом многие задачи интегрируются и упрощаются. Например, задачи разработки планов, их координации и проверки на реализуемость можно рассматривать как единую задачу, если её выполняет сам руководитель предприятия. Небольшие предприятия очень редко решают также проблемы покупки других фирм или продажи филиалов. На среднем по размерам предприятия с монопроизводством объём функций и задач учёта, планирования и отчёта будет, естественно, меньшим по сравнению с многопрофильным предприятием.

^ 3.1. Функции контроллинга.

 

Функции контроллинга определяются поставленными перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение этих целей. К ним относятся:

 

- поддержка процесса планирования;

 

- учёт для целей управления;

 

- контроль за реализацией планов, в том числе выявление и анализ отклонений;

 

- оценка протекающих процессов и представление отчётности руководству;

 

- выработка рекомендаций по возможным решениям и оценка последствий их реализации.

 

Контроллинг ориентирован прежде всего на поддержку процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы учёта на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения, то есть в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации. Таким образом, в рамках функций и задач контроллинга можно выделить методический, организационный, координационный и консультационный аспекты.

 

На объём реализуемых в организациях функций контроллинга влияют в основном следующие факторы:

 

- экономическое состояние организации;

 

- понимание руководством и/или собственниками организации важности и полезности внедрения функций контроллинга;

 

- размер организации (численность занятых, объём производства);

 

- уровень диверсификации производства, номенклатуры выпускаемой продукции;

 

- сложившийся уровень конкуренции;

 

- квалификация управленческого персонала;

 

- квалификация сотрудников службы контроллинга.

^ 3.2. Основные задачи контроллинга.

 

В общем виде задачи контроллинга могут быть классифицированы по различным функциональным областям менеджмента.

 

1. В области учёта задачи контроллинга включают создание системы сбора и обработки информации, существенной для принятия управленческих решений на разных уровнях руководства. Основные задачи в сфере учёта: сбор и обработка информации, разработка и ведение системы внутреннего учёта, унификации методов и критериев оценки деятельности организации и её подразделений.

 

2. В области планирования поддержка процесса заключается в формировании и развитии системы комплексного планирования, разработке методов планирования, определении необходимой для планирования информации. Источников информации и путей её получения.

 

Система контроллинга информационно поддерживает разработку базисных планов предприятия (продаж, ликвидности, инвестиций и т.д.), обеспечивает координацию отдельных планов на полноту и реализуемость и позволяет составить единый оперативный (годовой) план предприятия. В рамках системы контроллинга определяется, как и когда следует планировать, а также оценивается возможность реализации запланированных действий.

 

Служба контроллинга не определяет что планировать, но разрабатывает технологию планирования, выполняя управленческую функцию ведения задачи планирования на предприятии. Ответственность за реализацию планов остаётся в компетенции линейных руководителей.

 

Основные задачи контроллинга в области планирования:

 

- информационная поддержка при разработке базисных планов (продаж, производства, инвестиций, закупок);

 

- формирование и совершенствование всей “архитектуры” системы планирования;

 

- установление потребности в информации и времени для отдельных шагов процесса планирования;

 

- координация процессов обмена информацией;

 

- проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость;

 

- координация и агрегирование отдельных планов по времени и содержанию;

 

- составление сводного плана предприятия.

 

3. В области контроля и регулирования контроль за реализацией планов предполагает разработку методов ведения контроля, определение места его проведения и объём. На основании плановых документов разрабатываются контрольные документы, в которых фиксируются сроки проведения контроля и содержание контрольных операций. Для этого заранее определяются допустимые отклонения контрольных величин. В соответствии с контрольными документами проводится сопоставление фактических и плановых характеристик и выявляется степень достижения поставленной цели. Далее проводится анализ отклонений с выяснением причин их появления. По результатам анализа вырабатываются предложения по уменьшению отклонений.

 

Основные задачи контроля и регулирования: определение параметров, контролируемых во временном и содержательном разрезах; сравнение плановых и фактических показателей для измерения и оценки степени достижения цели; определение допустимых границ отклонений величин; анализ отклонений, интерпретация причин отклонений плана от факта и выработка предложений для уменьшения отклонений.

 

4. В области информационно-аналитического обеспечения руководства в задачи контроллинга входят разработка “архитектуры” информационной системы , стандартизация информационных каналов и носителей и выбор методов обработки информации. Система контроллинга должна обеспечивать сбор, обработку и предоставление руководству существенной для принятия управленческих решений аналитической информации.

 

5. Специальные функции и задачи. В задачи контрлллинга входит также проведение специальных исследований, определяющих состояние и тенденции развития организации (предприятия) в рыночных условиях. Например:

 

- сбор и анализ данных о внешней среде: рынки денег и капиталов, конъюктуры отрасли, правительственные экономические программы;

 

- сравнение с конкурентами;

 

- обоснование целесообразности слияния с другими фирмами или открытия (закрытия) филиалов;

 

- проведение калькуляции для особых заказов;

 

- расчеты эффективности инвестиционных проектов.

 

^ 4. Инструментальные аспекты контроллинга.

 

4.1. Планирование и бюджетирование в системе контроллинга.

 

Планирование и бюджетирование на предприятии относятся к числу наиболее сложных и ответственных функций менеджмента. Закладываемые в плане мероприятия и бюджетные средства на их реализацию служат базой для достижения намеченных целей.

 

Стратегическое планирование, в процессе которого вырабатываются цели, задачи и стратегии для предприятия в целом и его сфер бизнеса, формирует рамки для оперативного планирования.

 

Оперативное планирование обеспечивает на базе стратегических целей выполнение соответствующих годовых (оперативных) планов, определяющих путь развития предприятия на короткий промежуток времени.

 

Плановые мероприятия и их количественные оценки в виде доходов и расходов предоставляют информацию для формирования бюджета.

 

 

 

Регулярное сравнение достигнутых и запланированных показателей бюджета позволяет уточнять план в течение бюджетного периода. Изучение результатов и причин отклонений служит основой для дальнейших действий и корректирующих мероприятий.

 

Сначала поиск пути, обеспечивающего долгосрочное развитие, формулируется в виде цели, далее следует реализация целей с помощью мероприятий. Если этот итеративный процесс реализуется без существенных затруднений, то это означает, что механизм взаимодействия стратегического и оперативного планирования на предприятии отработан.

 

Планирование необходимых мероприятий как в начале, так и в конце планового процесса проводится при обязательном условии согласования целей оперативного планирования руководством предприятия. В процессе планирования выявляются потребности в ресурсах для реализации намечаемых мероприятий.

 

Бюджет представляет собой план, выраженный в натуральных и денежных единицах. Бюджет – это выраженный в экономических показателях результат оперативного планирования, требующий действий и управления, часть процесса планирования. Обеспечивающая формализацию планов. Бюджет служит инструментом для управления доходами, расходами и ликвидностью предприятия.

 

Бюджет создаётся в результате совместных усилий контроллёра, ответственного за применяемые методы и подходы к процессу бюджетирования, и менеджера подразделения с привлечением руководителей, ответственных за оперативную единицу (место возникновения издержек). Он должен быть всегда ориентирован на достижение целей предприятия и мотивацию менеджеров.