Взаимодействие юридической службы с другими подразделениями и работа по укреплению законности

организация изучения должностными лицами нормативных актов и пропаганда действующего законодательства.

Обязанности юристов в обеспечении законности сформулированы в нормативных актах о ЮС неполно и неточно. Принятое их определение ориентирует юриста на формальный контроль соответствия документов закону и на праворазъяснительную работу. Многолетний опыт применения Общего положения показывает, что даже надлежащее выполнение юристами обязанностей относительно обеспечения законности в том виде, как они определены в Общем положении, не позволяет добиться необходимого результата, а именно точного исполнения законов и иных правовых актов руководителями и персоналом фирмы. Например, обязанность юрисконсульта сообщить вышестоящей организации о выявленных нарушениях законности, когда руководитель организации вопреки заключению юрисконсульта подписал документ правового характера, противоречащий действующему законодательству фактически не применялась на практике. Некоторыми авторами высказывались предложения установить, что любой документ правового характера не должен приобретать «исполнительную силу» либо признаваться действительным без визы юрисконсульта.

В настоящее время предлагается аналогичная по сути норма, направленная на защиту прав акционеров корпораций - корпоративный юрист обязан сообщать о ставших ему известными нарушениях, допущенных исполнительными органами компании, совету директоров или собранию акционеров и привести к положению, когда юрист компании будет подотчетен акционерам и их выборным органам, а не менеджменту корпорации.

Вместе с тем подобные ситуации правового конфликта юридического работника с руководством фирмы не носят всеобщего характера и не охватывают проблемы обеспечения законности в деятельности организации. Основная функция обеспечения законности заключается в налаживании исполнения сотрудниками организаций требований нормативных актов, относящихся к их деятельности.

Обеспечение законности в организации – это в основном организационная проблема, т.е. прежде всего организовать исполнение соответствующими должностными лицами и работниками относящихся к ним положений нормативных актов.

Задача обеспечения законности осуществляется по инициативе ЮС мерами организационного характера, а общая работа по обеспечению законности должна быть разделена на два направления:

1) организация выполнения  вновь изданных законодательных актов, относящихся к деятельности организации;

2) работа по укреплению  законности в организации в целом.

Это два взаимосвязанных, но различные по методам и средствам направления работы.

Рассмотрим их конкретное содержание.

В случае издания нормативного акта, требующего реализации в деятельности фирмы, ЮС совместно с другими подразделениями обязана осуществить комплекс организационных действий.

Самые необходимые среди них следующие:

выделить в нормативном акте пункты и положения, непосредственно относящиеся к деятельности организации;

определить круг структурных подразделений и работников, в практической деятельности которых будут реализовываться новые правила;

определить меры, необходимые для организации практического выполнения нормативного акта, и составить программу организации его выполнения;

предусмотреть выделение материально-технических ресурсов и денежных средств для проведения организационных мероприятий;

закрепить вытекающие из нормативного акта новые обязанности персонала в приказе по фирме, а при постоянном и существенном характере таких обязанностей - включить их в положения об отделах и должностные инструкции соответствующих работников;

провести изучение совместно с исполнителями порядка действий и всего хода работы по новым требованиям;

внести необходимые изменения в используемые в фирме бланки учетной и деловой документации в соответствии с новыми правилами;

внести необходимые изменения в используемые в хозяйственной деятельности компьютерные программы;

наладить взаимодействие между соисполнителями, т. е, подразделениями и работниками, обеспечение согласованности, координированное их действий при выполнении новых правил;

установить систематический контроль со стороны конкретных должностных лиц за исполнением:

а) организационных мер;

б) самих новых правил, с периодическим докладом руководству о ходе исполнения.

Осуществление указанных организационных мер характеризуется достаточной сложностью и трудоемкостью, тем более при отсутствии у юридических работников навыков их проведения. При разработке и осуществлении программ организации исполнения законодательных актов юристам необходимо опираться на помощь руководства, поскольку в ходе этой работы приходится возлагать временные или постоянные задания на другие подразделения и сотрудников, нередко сталкиваясь с нежеланием последних принимать такие новшества, поэтому подготавливаемые программы желательно утверждать приказом руководителя. Вместе с тем, следует учитывать, что лишь в результате таких организационных мер возможно внедрить требования законодательного акта в повседневную деятельность работников организации.

Как показывает изучение работы юристов на данном направлении, практику таких организационных мер целесообразно начинать с простейших актов либо отдельных положений закона, напрямую относящихся к деятельности организации. Лишь по мере накопления у ЮС опыта подобной работы становится возможным налаживание исполнения объемных и сложных законодательных установлений.

Наряду с мерами по налаживанию исполнения новых законодательных актов, принимаемыми в связи с изданием таких актов, необходима работа по последовательному укреплению законности в деятельности организации.

Ее характерными чертами следует признать:

1) планомерность;

2) основанность на изучении  и анализе состояния законности в фирме в целом или в отдельных ее подразделениях;

3) направленность на  создание условий для надлежащего  выполнения законодательных требований  и устранение причин нарушений законности.

По своей значимости второе направление не менее важно, чем первое. Уже в процессе плановых проверок и изучения исполнения соответствующих обязанностей выявляются нарушения и недостатки в выполнении нормативных актов. Такая информация должна служить основанием для разработки и планомерного осуществления мер по укреплению законности в организации. Таким образом, проверочные, контрольные мероприятия должны перетекать в организационные меры по укреплению законности.

Традиционной формой работы по обеспечению законности было и остается визирование юрисконсультом проектов документов правового характера, принимаемых в организации.

При проверке соответствия закону представляемых на подпись руководителю организации проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера ЮС предлагается, прежде всего, выяснить:

правомочен ли руководитель организации издать приказ (другой акт правового характера) по данному вопросу или решение вопросов, предусмотренных в проекте, относится к компетенции вышестоящих органов;

не требуется ли согласование с иным органом;

правильно ли сделаны ссылки на законы и другие нормативные акты.

Кроме того, считалось необходимым ознакомление с действующими нормативными актами, которыми регулируется данный вопрос, и сличение содержания той части проекта, в которой имеются ссылки на нормативные акты, с содержанием этих актов. Согласно принятой практике, если в проекте приказа (другого документа) воспроизводится текст того или иного нормативного акта, то этот текст должен приводиться дословно.

После согласования с заинтересованными подразделениями организации документ должен быть передан разработавшим его лицом для визирования в ЮС. Если проект составлен правильно как по существу, так и по форме, начальнику юридического отдела (юрисконсульту) предписывается визировать его.

В случае несоответствия подготовленного проекта действующим нормативным актам начальник ЮС (юрисконсульт), не визируя проект, дает заключение с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов. В зависимости от конкретных обстоятельств начальник юридического отдела (юрисконсульт) лично докладывает руководителю организации свои замечания по проекту либо представляет письменное заключение, которое должно быть мотивированным, убедительным, обоснованным в необходимых случаях со ссылкой на закон.

На начальника юридического отдела (юрисконсульта) возлагается контроль за соответствием требованиям законодательства приказов и других актов, изданных руководителями структурных подразделений организации. В связи с этим считается целесообразным, чтобы работники ЮС периодически (в соответствии с планом работы) проверяли приказы и другие акты изданные в структурных подразделениях. Если установлено, что акты приняты с нарушением действующего законодательства, то руководителю структурного подразделения вносится предложение об уточнении или отмене таких актов. При его отказе привести акт в соответствие с требованием законодательства, а также в других случаях грубого нарушения законности юридический отдел (юрисконсульт) предлагает руководителю организации отменить или изменить эти акты.

Критерии отбора документов, подлежащих контролю со стороны ЮС, оговорены в п. 9 Общего положения.

Они различаются:

по уровню принимаемых документов — проверке подлежат документы, представляемые на подпись (утверждение) руководителю организации;

по характеру документа — контролю подвергаются правовые акты, причем не только приказы, инструкции, положения, но и другие правовые акты организации, в которых регламентируются обязанности подразделений по составлению технико-экономический документации, порядок ее согласования, утверждения и доведения до соответствующих служб. Эти документы должны визироваться юрисконсультом, если в них идет речь о правах и обязанностях подразделений организации и должностных лиц, т. е. они имеют собственно юридическое содержание.

Необходимо отметить, что не все документы, оформляемые в организации, следует подвергать правовой проверке до их подписания и принятия. Например, не требуют контроля со стороны юристов различные учетные акты, протоколы и т. п.

Основное назначение актов — фиксировать конкретные факты и обстоятельства. Именно подписями участвующих в проверке, передаче или приемке ценностей лиц удостоверяется, что те или иные факты действительно имели место. Многие акты, оформляемые на предприятии, носят учетный характер (акты инвентаризации, приемо-сдаточные). Другие, как, например, акт о приемке товаров по количеству или качеству, не только фиксируют количество и качество принимаемых ценностей, но и содержат заключение о причинах брака либо недостачи, а также могут указывать виновное лицо, Такие документы носят правовой характер, однако по принятой практике не требуют визы юриста.

Не проверяются ЮС (хотя подписываются руководителями организации) расчетные документы (платежные требования, аккредитивы) и транспортные накладные. Составление этих документов в значительной мере формализовано соответствующими обязательными к исполнению правилами. Так, инструкции Минфина РФ и ЦБ РФ, правила перевозок грузов определяют формы указанных документов, а банковские организации и соответственно органы транспорта контролируют правильность их заполнения при приеме документов. Работа по оформлению таких документов (именно оформление, но не сами документы) носит технико-операционный характер, поэтому юристам нет надобности предварительно контролировать соответствие этих документов требованиям законодательства.

В пределах, Общего положения, права и обязанности ЮС по обеспечению законности могут конкретизироваться другими, в т. ч. локальными, нормативными актами. Так, в актах, принимаемых в организации (например, в инструкции о правовой работе), устанавливается перечень документов (по наименованиям), которые должны визироваться ЮС. Перечень должен составляться применительно к конкретным условиям деятельности данной организации.

Одним из основных документов в повседневной деятельности фирмы являются приказы администрации. Большинство из них содержат индивидуальные предписания, но издаются и приказы нормативного характера. В Общем положении приказы названы в числе документов, проверяемых ЮС. Между тем многие приказы носят индивидуальный характер (о командировках, приеме на работу и др.) и поэтому не требуют проверки. Следует также учитывать, что значительный объем работы, выполняемой ЮС, не позволяет обеспечить контроль за изданием всех приказов. Представляется, что помимо приказов нормативного характера в рассматриваемый перечень следует включать приказы об увольнении рабочих и служащих по инициативе администрации, о временном переводе на другую работу, возмещении причиненного организации ущерба.

Необходимо проверять инструкции, определяющих способы и приемы, используемые при выполнении определенного вида работ, или положений, в которых излагаются задачи, права и обязанности каждого структурного подразделения.