Воздействия внешней среды на организационную деятельность в современных условиях

Есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Считается, что наиболее быстрые изменения во внешней среде затрагивают, прежде всего, фармацевтическую, химическую, электронную, авиационно-космическую отрасли, производство программных продуктов, биотехнологии, а также телекоммуникации.  В этих отраслях на фирмы оказывают воздействие такие факторы, как изменения технологий и методов конкурентной борьбы. Менее заметные изменения во внешней среде происходят в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям, в кондитерской, мебельной промышленности, производстве тары и упаковочных материалов, пищевых консервов.

Существует ещё одна характеристика внешнего окружения, которую следует  выделить – это её неопределённость.

Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Поскольку бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Таким образом, чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Эффективная деятельность организации предполагает, что менеджер обладает навыками работы в условиях неопределенности внешней среды.     Когда скорость происходящих изменений возрастает, организация сталкивается с достаточно высоким уровнем неопределенности. В результате организации необходимо максимально быстро адаптироваться к быстрым изменениям, но это требует значительных усилий, временных и финансовых затрат.

В настоящее  время существуют две базовые  стратегии работы в условиях высокой неопределенности среды: адаптация и воздействие на среду.

1. Адаптация организации к изменениям среды с целью сделать ее более благоприятной для функционирования.

В зависимости  от влияния неопределенности различных  факторов внешней среды,  менеджер компании может использовать различные стратегии адаптации, четыре основных вида которых приводятся ниже:

• роли наблюдателей-«дипломатов». В компании могут создаваться специальные отделы или сотрудники, исполняющие роли наблюдателей-«дипломатов». Их задача заключается в связывании и координации взаимодействия организации с ключевыми элементами внешней среды. Во-первых, они занимаются поиском и обработкой информации о происходящих за пределами организации переменах. Во-вторых, представляют интересы организации во внешней среде, преодолевая существующие границы. Работники отделов маркетинга и закупок, например, делают это посредствам контактов с покупателями и поставщиками. Как показывает практика, наиболее перспективно такое наблюдение за внешней средой, как конкурентная разведка, которую нередко называют просто шпионажем. Их деятельность вполне законна и включает в себя анализ коммерческих баз данных, подборок новостей, рекламных объявлений, публикаций в отраслевых журналах, описаний продуктов, образцов, информации, полученной при личных контактах;
• прогнозирование и планирование. Во многих корпорациях функции прогнозирование и планирование изменений во внешней среде рассматриваются как одни из важнейших видов деятельности. Как правило, дополнительные отделы планирования создаются в тех случаях, когда неопределенность внешней среды находится на критически высоком уровне. Прогнозирование представляет собой попытку выявить тенденции (тренды) развития внешней среды и на их основе предсказать будущие ее условия и возможные события. Планирование также позволяет смягчить воздействие резких перемен во внешней среде;
• гибкая структура. Структура организации должна позволять ей эффективно и достаточно быстро реагировать на изменения, происходящие во внешней среде. Исследования показывают, что гибкая (органическая) структура позволяет организации наиболее эффективно адаптироваться как к внешним изменениям, так и проводить внутренние трансформации. А жесткая (механистическая) организационная структура наиболее адекватна внешней среде с низким уровнем неопределенности;
• слияние и создание совместных предприятий. Под слиянием понимается объединение в одну организацию двух или более организаций, в результате чего удается добиться снижения уровня неопределенности. Совместное предприятие представляет собой стратегический альянс или программу, в которой участвуют две или более организации. Как правило, такие организации создаются для реализации сложных, связанных со значительными инвестициями проектов, когда одна из компаний не обладает достаточным для ведения самостоятельных операций опытом.

2. Воздействие на среду - второй вариант стратегии, в рамках которой организация стремится оказать воздействие на факторы неопределенной внешней среды. К базовым стратегиям воздействия можно отнести рекламу и связи с общественностью, членство в торговых ассоциациях, политическую деятельность (политическое лобби).

Анализ  внешней среды требует постоянного  внимания со стороны менеджеров, поэтому  он осуществляется на основе изучения большого объема информации и требует  конкретизации для принятия правильных и своевременных решений.

При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию  важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время  связаны с ее факторами, так как  все вышеперечисленные характеристики описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Далее я более подробно остановлюсь на особенностях воздействия разных групп факторов на деятельность организации.

1. Среда прямого воздействия.

Внешняя среда прямого воздействия для  организации – это совокупность факторов, которые непосредственно влияют на  операции организации.

Внешнюю микросреду организации можно схематически представить как систему ее (фирмы) материальных, финансовых и информационных связей.

Рис. 2. Внешние  связи организации с факторами  микросреды.

Среду прямого  воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации  или средой задач.  Как уже указывалось мною выше, к ней относятся:

• поставщики материальных ресурсов, оборудования, энергии, капитала и рабочей силы;
• государственные органы и законы;
• потребители (частные лица и компании, государственные органы);
• конкуренты - лица, группы лиц, фирм, предприятий, соперничающих в достижении идентичных целей, стремящихся обладать теми же ресурсами, благами, занимать положение на рынке;

Поставщики

Поставщики  обеспечивают поступление необходимых  для функционирования организации  видов ресурсов, основными из которых  выступают сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, рабочая сила. Даже у небольшой  фирмы могут быть десятки поставщиков.

Бывают  ситуации, когда трансакционные издержки по контрактам поставки слишком высоки, или поставщик основного сырья  время от времени срывает сроки  поставок, поставляет бракованную продукцию. Невозможность обеспечить поставки в нужных обьемах может создать  большие трудности для организации.

Эффективнее строить свои взаимоотношения с  поставщиком-партнером на принципах  эксклюзивности, позволяющей организации  реализовать стратегию ценового лидерства и завоевания рынка, снижать  затраты. В сфере торговли часто  применяются дилерские контракты, предоставляющие право розничному (или оптовому) продавцу получать товар  с максимальной скидкой.

Взаимодействия  с поставщиками финансовых ресурсов всегда строились особым образом. К  этой группе относятся банковские и  кредитные учреждения, инвестиционные и венчурные фонды (англ. venture — рискованное предприятие), частные инвесторы, акционеры. Возможность развивать бизнес часто зависит от возможности привлечения дополнительных финансов. Поэтому для любой коммерческой организации очень важно, насколько инвестиционно привлекательно она выглядит. В России сейчас все больше крупных предприятий – лидеров отрасли переходят на западные стандарты отчетности, внедряют корпоративную культуру и проводят оценку гудвилл. Имидж становится их оружием в борьбе за «благосклонность денег».

Трудовые  ресурсы - важный элемент внутренней среды организации. Многие виды деятельности невозможно осуществлять без наличия квалифицированной рабочей силы, и лозунг «Кадры решают все!» становится отнюдь не шаблонной фразой. При проектировании нового предприятия обязательно оценивается наличие и доступность рабочей силы, а также нужной квалификации на местном рынке труда. Следует выделить два, непосредственно и постоянно воздействующих на организацию фактора рынка труда: необходимость непрерывно инвестировать в обучение и подготовку персонала; и влияние автоматизации производства, расположения производственных мощностей на распределение рабочей силы.

Законы и государственные органы

Законы  и государственные органы влияют на организацию, так как каждая организация  имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческим объединением.

Деятельность  организации подпадает под множество  правовых ограничений, которые устанавливает  государство через законы: она  имеет определенный статус - ОАО, ГУП, ООО, ЗАО, ЧП и другое, она действует в соответствии с налоговым законодательством.

Как бы организация  не относилась к законодательству, она должна придерживаться законов. Состояние законодательства часто  характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, иногда неопределенностью  и противоречивостью. Помимо прочего, организация должна выполнять не только федеральные законы, но и  требования различных государственных  органов - Госкомимущество, Госстандарт, Санэпидемнадзор, Пенсионный Фонд и  многих других. Дополнительно усложняют  деятельность организации постановления  местных органов управления, число  которых непрерывно множится. Они  также заметно влияют на деятельность организации через лицензирование некоторых видов деятельности, давая  разрешение на выбор места для  офиса, для магазина, для гостиницы, устанавливая тарифы на телефон, на электроэнергию и много другое.

Среди основных правовых достижений в процессе формирования рыночных отношений в России - законодательные  акты, регулирующие отношения собственности, предпринимательство, налогообложение, конкуренцию, защиту прав потребителей, рекламу, товарные знаки и др. Одним  из первых, еще в 1991 г., был принят закон "О конкуренции и ограничении  монополистической деятельности на товарных рынках".

Различные факторы законодательного и государственного характера могут влиять на уровень  существующих возможностей и угроз  в деятельности организации. Национальные и иностранные правительства  могут быть для ряда организаций  основными регуляторами их деятельности, источниками субсидий, работодателями и покупателями. Это может означать, что для данных организаций оценка политической обстановки может быть наиболее важным аспектом анализа внешней  среды. Такая оценка осуществляется через детализацию политических и правовых факторов, воздействующих на организацию. Таких факторов много, еще больше их различных сочетаний, поэтому можно выделить наиболее часто встречающиеся при проведении анализа внешней среды: изменения  в налоговом законодательстве; расстановка  политических сил; отношения между  деловыми кругами и правительством; патентное законодательство; законодательство об охране окружающей среды; правительственные  расходы; антимонопольное законодательство; денежно-кредитная политика; государственное  регулирование; федеральные выборы; политические условия в иностранных  государствах; размеры государственных  бюджетов; отношения правительства  с иностранными государствами. Некоторые  из этих факторов воздействуют на все  коммерческие организации, например, изменения  в налоговом законодательстве. Другие - только на небольшое количество фирм, действующих на рынке, например, антимонопольное  законодательство. Третьи - существенны, прежде всего, для политических организаций, например, расстановка политических сил или результаты выборов в Государственную Думу. Однако в той или иной мере, прямо или опосредованно, политические и правовые факторы воздействуют на все организации. Например, на производителя игрушек будут влиять стандарты безопасности игрушек, изменения в правилах импорта и экспорта сырья, оборудования, технологий и готовой продукции, изменения в налоговой политике государства и т.п. ¹

Потребители

Многие  принимают точку зрения известного специалиста по управлению Питера Ф. Друкера, согласно которой подлинная  цель бизнеса – создавать потребителя. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования  организации зависит от её способности находить потребителя  и удовлетворять его запросы.

Анализ  потребителей, как компонентов непосредственного окружения организации, в первую очередь подразумевает составление профиля тех, кто покупает продукт, реализуемый организацией. Изучение покупателей позволяет организации лучше уяснить то, какой продукт в наибольшей мере будет приниматься покупателями, на какой объём продаж может рассчитывать организация, в какой мере покупатели привержены продукту именно данной организации, насколько можно расширить круг потенциальных покупателей, что ожидает продукт в будущем и многое другое.

Профиль покупателя может быть составлен  по следующим характеристикам:

• Географическое месторасположение покупателя;
• Демографические характеристики покупателя: возраст, образование, сфера деятельности;
• Социально-психологические характеристики покупателя, отражающие его положение в обществе, стиль поведения, вкусы и привычки;
• Отношение покупателя к продукту, отражающее то, почему он покупает данный продукт, является ли он сам пользователем продукта, как оценивает продукт.

Изучая потребителя, фирма также  уясняет для себя, насколько сильны его позиции по отношению к  ней в процессе торга. Торговая сила покупателя зависит, например, от того насколько существенно для него качество покупаемой продукции. Существует целый ряд факторов, определяющих торговую силу покупателя, которые обязательно должны быть вскрыты и изучены в процессе анализа потребителя. К числу таких факторов относятся следующие:

• Соотношение степени зависимости покупателя от продавца со степенью зависимости продавца от покупателя;
• Объём закупок, осуществляемых покупателями;
• Уровень информированности покупателя;
• Наличие замещаемых продуктов;
• Чувствительность покупателя к цене, зависящая от общей стоимости осуществляемых им закупок, его ориентации на определённую марку, наличие определённых требований к качеству товара, его прибыли, системы стимулирования и ответственности лиц, принимающих решение о покупке.

Все многообразие внешних факторов находит отражение  в потребителе и через него влияет на организацию, ее цели и стратегию. Влияние каждого потребителя  сильно отражается на деятельности предприятия, так как именно потребитель осуществляет «голосование рублем» за товар или  услугу предприятия.

Конкуренты

Конкуренты – это внешний  фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого  предприятия чётко понимает, что  если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.