Устные коммуникации в организации

Во время продолжительных  совещаний необходимо через 40–50 минут  работы делать перерывы. Они нужны, во-первых, для отдыха, а во-вторых, во время перерывов, в иной, непринужденной обстановке, в частных, так называемых кулуарных беседах, работа над темой  совещания продолжается.

Следующие положения оптимизируют УПДК (устные профессионально-деловые коммуникации):

1) Самые первые и сильные  впечатления о человеке создаются  его 

внешним видом. Поэтому все  в человеке должно быть на должном  уровне: прическа, одежда, походка, манеры. Много зависит от выражения лица: в общении оно не должно быть угрожающим или надменным – это может  стать психологическим барьером при разговоре.

2) Решающими для формирования  впечатления о человеке становятся  первые четыре минуты общения  с ним. В этот промежуток  времени активно работают все органы чувств, с помощью которых

создается целостное представление  о собеседнике. К исходу четвертой 

минуты становится в общих  чертах ясно – симпатичны люди друг другу или, наоборот, не расположены  к взаимному общению.

3) Начинать диалог, монолог,  полилог важно с дружеского тона, все

время поддерживая положительную  установку при УПДК (готовность,

предрасположенность к взаимодействию определенным образом).

4) Своеобразным мимическим  знаком расположения является  улыбка:

от нее зависит настроение и работоспособность. Мимические мышцы 

тесно связаны со многими  структурами мозга. Улыбаясь, мы включаем те механизмы, которые обеспечивают нам естественность общения.

5) Хорошие результаты  дает использование метода утвердительных  ответов: вначале стоит задать  вопросы, на которые собеседник, скорее всего, ответит утвердительно,  а далее следить, чтобы разговор  шел по пути «накопления согласия». 

6) При общении важно  быть хорошим слушателем.

7) Надо уважать мнение  других людей и проявлять к  ним 

неподдельный интерес.

8) Прежде чем убеждать  человека в чем-либо, надо понять  его позицию. 

9) Чтобы побудить человека  к нужным действиям, необходимо 

пробудить желание это  сделать.

10) Ключевая задача общения  – помочь человеку осознать, почувствовать собственные знания[3].

2.2 Особенности устной коммуникации во время телефонного звонка

 

Перейдем к характеристике опосредованного делового общения.

Телефонный разговор −  это конкретное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. Отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства взаимодействия партнеров по общению. Вот почему так важно соблюдать этикет телефонного разговора.

Общие рекомендации

Звонок в будни на домашний или мобильный телефон раньше 8.00 и позже 22.00 считается дурным тоном. При этом количество гудков не должно быть более пяти. Если инициатором  звонка являетесь вы, не рекомендуется  звонить в первую половину дня  понедельника; во вторую половину дня  пятницы; в первый и последний  час рабочего времени; в обеденный  перерыв, если таковой существует. В  среднем деловой разговор длится от трех до семи минут. Все, что выходит  за его рамки, – уже не деловое  общение. Важно за короткий срок суметь не только правильно сформулировать мысль, но и постараться несколько раз обратиться к собеседнику по имени. В начале каждого разговора необходимо представиться. По славянской традиции сначала называют имя, а потом фамилию.

Исследователи утверждают, что человек принимает решение  о продолжении разговора в  первые четыре секунды. Начальная фраза  нейтральна к основному предмету разговора. Произвести хорошее впечатление вам помогут, в первую очередь, тембр голоса, интонация уверенности и дружелюбия, размеренный ритм речи. Далее необходимо продумать главную фразу, решающую вопрос о продолжении разговора; она должна содержать обещание, интригу, новизну подхода к проблеме и т.п.

Во время разговора  собеседник не должен долго молчать, выслушивая монолог говорящего на другом конце провода. Время от времени  не возбраняется поддакивать, реагировать  на диалог, что-то уточнять по ходу разговора. Говорят, улыбка «слышна» по телефону. Убедитесь в этом сами. Секретарям, продавцам рекомендуют, разговаривая с клиентами по телефону, улыбаться[4].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Устная разновидность  делового стиля речи любого языка  обладает

специфическими характеристиками, свойственными культуре страны данного  языка, и вследствие этого – определёнными  нормами и правилами

употребления. Однако существует нормы и правила, которые являются общими эталонами для всех представителей деловой сферы.

В данной работе были представлены основные особенности устных форм деловой  коммуникации. В процессе написания работы были проанализированы формы общения, которые будут уместны в деловой коммуникации и действия, которые могут оттолкнуть вашего собеседника.

Умение правильно и  уместно использовать элементы устной формы деловой коммуникации поможет  вам наладить деловые контакты, стать  приятным собеседником, а главное  покажет ваш профессионализм, качество, которое является одной из главных  характеристик сотрудника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы:

1. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности, Панфилова А.П.: Учебное пособие. – СПб.: Знание, 2001
2. Деловая коммуникация и переговоры: учеб. пособие. СПб.: Сосновская А. М.    Изд-во СЗАГС, 2011. — 8 с.; ил
3. Культура русской деловой речи и казахско-русская межкультурная коммуникация : учеб.-метод. пособие / Н. Л. Шамне, М. В. Милованова, Е. В. Терентьева, А. Н. Шовгенин ; Федер. гос. бюдж. образоват. учреждение высш. проф. образования «Волгогр. гос. ун-т», Ин-т филологии и межкультур. коммуникации, Науч.-образоват. центр «Дискурсив. организация соврем. инф. пространства региона». – Волгоград : Изд-во ВолГУ, 2012. – 180 с.
4. Содержательно-композиционная специфика устной профессио-нально-деловой речи, Балыхина Т.М.: Учеб. пособие. – М.: РУДН, 2008. – 218 с.
5. Взаимовлияние деловой коммуникации и межкультурного делового дискурса, Малюга Е.Н., журнал: Известия РГПУ им. А. Герцена, №8,2008,[электронный ресурс] URL: http://cyberleninka.ru/article/n/vzaimovliyanie-delovoy-kommunikatsii-i-mezhkulturnogo-delovogo-diskursa (дата обращения 05.12.13)
6. Язык и деловобе общение, Колтунова М.В., «НПО "Экономика"», 2000[электронный ресурс], URL: www.economica.ru (дата обращения 01.12.2013)