Система контроля организации и оценка ее эффективности

Система контроля в организации и оценка ее эффективности

 

Введение 3

1. Функционирование системы контроля в организации 6

1.1.Значение контроля как одной из функций управления 6

1.2.Виды и методы контроля 10

1.3.Методы повышения эффективности контроля 15

2. Анализ организации контрольных процессов в организации (на примере) 18

2.1.Анализ контрольных функций и уровня их исполнения в основных видах деятельности организации 18

2.2.Оценка эффективности контроля в организации 21

3. Совершенствование методов контроля и повышение их эффективности (на примере 24

3.1.Организационные методы контрольной деятельности 24

3.2.Совершенствание технического и информационного обеспечения контрольных служб 26

3.3.Меры повышения отдачи от проведения контрольных мероприятий и методы повышения раскрываемости злоупотреблений 28

Заключение 31

Список использованной литературы 33

 

Введение

Исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости  и достоверности документов. Следующим  этапом стало представление о  контроле как о проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил  в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Контроль  относится к числу тех функций  управления, сущность которых не всегда правильно понимается людьми. Слово «контроль» как и слово «власть» вызывает чаще всего отрицательные эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации. Однако, это лишь один из аспектов контроля.

Основная задача контроля заключается  в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при  выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно  отличаются от установленных стандартов.

Выполнение менеджерами функции  контроля начинается одновременно с  выполнением функции планирования в процессе выработки целей и  задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.

Хорошо  продуманные планы и организационные  структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий  конкуренции и других факторов внешней  среды. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм своевременной оценки воздействия на них этих факторов перемен. Такой механизм может быть создан на основе контроля.

Среди многочисленных факторов внутренней среды особенно отличается высокой  степенью неопределенности такой фактор как люди, работающие в организации. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Познать механизм поведения людей  в процессе трудовой деятельности не всегда удается полностью.

Ещё труднее прогнозировать ответную реакцию людей на введение новых  инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей в связи с  изменениями в организационной  структуре управления.

С помощью контроля менеджер может  своевременно отреагировать на изменение  в поведении людей в процессе их работы.

Использование механизмов контроля позволяет  обнаружить ошибки и проблемы, возникающие  в процессе выполнения работ и  соответственно скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Ярким примером необходимости контроля могут служить бесчисленные банкротства  мелких фирм, причиной которых, как  правило, является непонимание предпринимателями  важности выполнения функции контроля.

В малых фирмах отношения строятся, в основном, на доверии друг к  другу и механизмы контроля за ходом работ отсутствуют, поэтому допускаемые ошибки, накладываясь и нарастая, в большинстве случаев приводят к серьезным финансовым потерям.

Контроль  помогает также определить, какие  именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие - неудачными и, таким образом, фирмы определяют, в каких областях им следует расширяться, а в каких  следует свернуть свою деятельность.

Целью настоящей курсовой работы является изучение и анализ системы контроля в организации и оценка ее эффективности.

.

В соответствии с поставленными целями в работе поставлены следующие задачи:

− определить сущность понятия контроля;

− дать определение понятию контроля;

− изучить виды и методы контроля;

− рассмотреть методы повышения эффективности контроля;

− проанализировать контрольные функции и уровни их исполнения в основных видах деятельности организации;

− оценить эффективность контроля в организации;

− изучить организационные методы контрольной деятельности;

− разработать механизм совершенствования технического и информационного обеспечения контрольных служб;

− предложить меры повышения отдачи от проведения контрольных мероприятий и методы повышения раскрываемости злоупотреблений

 

 

 

1. Функционирование  системы контроля в организации

1.1.Значение контроля  как одной из функций управления

В условиях рыночной экономики достоверной  учётной и отчётной информацией  о деятельности хозяйственных субъектов  возрастают.

Эта информация необходима как внутренним пользователям (администрация, руководитель подразделения), так и внешним (государственные органы, поставщики, банки, собственники предприятия). Достоверность информации обеспечивается контролем. Контроль в экономическом значении означает наблюдение и управление.

Контроль – это важнейшая функция менеджмента, позволяющая организации действительно достичь запланированных целей. Все современные характеристики сущности контроля базируются на определении, которое дал основатель школы административного подхода А. Файоль: «На предприятии контроль заключается в том, чтобы проверить, все ли выполняется в соответствии с утвержденными планами, разработанными инструкциями и установленными принципами. Его цель – выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить их и не допускать повторения. Контролируется все: предметы, люди, действия» [13, с. 215].

Благодаря налаженному контролю крутится «колесо  менеджмента», осуществляется регулярный и эффективный процесс управления организацией без авралов и потрясений.

Рис 1. «Колесо  менеджмента» [3,с.89]

 

Планирование, организацию и мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Специалисты отмечают, что многие проблемы на предприятии возникают  из-за плохого контроля. Зачастую фирма, пережив один кризис, переходит к  другому, а причина кроется в  отсутствии системы налаженного  контроля. Без контроля начинается хаос, без него невозможно объединить деятельность работников организации по достижению общих целей [19, с. 125].

Для эффективного контроля необходимо выполнение ряда условий:

• должен быть план (в форме цели, стандарта или желаемого результата), позволяющий сравнивать достигаемые результаты с намечаемыми;;
• должна быть налажена деятельность по проведению сравнений плана с результатами (в форме бухгалтерского, финансового, управленческого учета и непосредственного наблюдения за работой исполнителей) и установлена частота их проведения;
• необходимо установить допустимый порог отклонений результатов от плана, превышение которого требует незамедлительных действий менеджера, позволяющих их устранить;
• отлаженная информационная система, обеспечивающая менеджеров точной, своевременной и адресной информацией;
• наличие организационной структуры с четко определенной ответственностью руководителей, сфер их деятельности, производственных и управленческих подразделений, должностных лиц [12, с. 24].

Контролю должно подвергаться все, что происходит в организации: деньги, материалы, оборудование и люди. Р. Олдкорн формулирует основные принципы, применяемые во всех системах контроля, следующим образом:

− Разработать план,

− Сравнить план и действительные результаты,

− Сравнивать часто,

− Сообщать о заметных отклонениях,

− Сообщать об отклонениях оперативно,

− Предпринимать соответствующие действия,

− Убедиться, что это экономически эффективно [13,с.189].

Функция контроля играет огромную роль в управлении предприятием: ее осуществление позволяет достичь  поставленных результатов, выяснить причины  отставания от намеченных планов и  предпринять своевременные действия, скорректировать поставленные цели, повысить мотивацию работников.

Контроль – это самостоятельная функция управления, представляющая собой системы и проверки процесса функционирования объекта в соответствии с принятыми управленческими решениям, а так же позволяющие видеть отклонения от намеченных целей и принимать при необходимости корректирующие меры. Содержание контроля трактуют в широком и узком смысле. В узком контроль связывают с какой-либо функцией управления, например с планированием, т.е. когда с помощью контроля выявляются те или иные погрешности в плане и исправляются. Под контролем в узком смысле так же подразумевают проверку деятельности чего-либо или кого-либо. В широком смысле контроль рассматривают как проверку соблюдения и выполнения поставленных задач, планов и решений.

Функции контроля существуют с давних времён, их появление обусловлено следующими факторами: разделение общественного  труда, возникновение товарно-денежных обмена, формирование институтов государства и права [4,с.23].

Функции экономического контроля: информационная, профилактическая, мобилизующая, воспитательная.

Информационная  функция заключается в том, что  информация полученная в результате контроля, является основанием для принятия соответствующих управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование контролируемого объекта. Профилактическая функция заключается в том, что контроль не только выявит недостатки хищения и злоупотребления, но и способствующих их устранение и не допущению в дальнейшей работе. Мобилизующая функция контроля заставляет объекты хозяйствования выполнять свои обязательства. Воспитательная функция заключается в том, что приобщая людей к управлению производством, контроль воспитывает у работников организации потребность соблюдения законности и чёткого выполнения своих обязанностей [11,с.134].

Контроль может осуществляться на разных уровнях: должностного лица, отдельного подразделения, на уровне предприятия, на уровне отрасли, региона, страны.

Целью контроля является объективное изучение дел в определённых отраслях деятельности предприятия и выявление отрицательно оказывающихся факторов.

Основные задачи контроля:

1)Уклонение законности правопорядка,

2)Укрепление государственной и  договорной дисциплины,

3)Обеспечение сохранности принадлежащих  организации имущества, денежных  средств, 

4)Достижение целевого, экономного  и рационального использования  всех средств, находящихся в  распоряжении предприятия, 

5)Выявление и использование  резервов роста и повышение эффективности производства,

6)Выявление путей совершенствования  работы субъектов хозяйствования [13, с. 215].

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная  информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят  о целесообразности объединения  планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 2) [15,с.89].

Контроль осуществляется лицами, прямо  или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Рис. 2 Основные концепции контроля [15,с.89]

 

Контроль можно также классифицировать:

- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний);

- по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);

- по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);

- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный) [13, с. 215].

Таким образом, контроль представляет собой процесс  обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит  из установки стандартов, изменения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

Контроль выступает одним  из главных инструментов выработки  политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы  и достижение ею намеченных целей, как  в долгосрочной перспективе, так  и в вопросах оперативного руководства.