Особенности и задачи специальных мероприятий при проведении компаний по связям с общественностью

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….СТР.2

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ  И ЗАДАЧИ СПЕЦИАЛЬНЫХ

МЕРОПРИЯТИЙ ПРИ  ПРОВЕДЕНИИ КОМПАНИЙ ПО СВЯЗЯМ

С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ…………………………………………………..СТР.3

1. Общие понятия, задачи, цели специальных

         мероприятий………………………………………………………………………СТР.3

2. Виды специальных мероприятий при проведении

         компаний по ССО…………………………………………………………………СТР.7

3. Эффективность специальных мероприятий (выставок, презентаций)

         при проведении компаний по  ССО…………………………………………..СТР.12

ГЛАВА 2. ПРИМЕРЫ  ИЗ ПРАКТИКИ СПЕЦИАЛЬНЫХ

     МЕРОПРИЯТИЙ  (ВЫСТАВОК, ПРЕЗЕНТАЦИЙ) ПРИ 

     ПРОВЕДЕНИИ КОМПАНИЙ ПО ССО……………………………….СТР.15

2.1.    Проведение презентации компании «Graffin-event» буровой установки

         «Арктика». Проведение Ямальского международного газового

         форума "Газ и газохимия"……………………………………………………..СТР.15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….СТР.18

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………….СТР.19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования: сейчас по всему миру появляется всё  больше компаний, проводимые специальные  мероприятия, предназначенные для  внутренних паблик рилейшнз – для отдыха сотрудников (повышения их квалификации), и для внешних – в целях продвижения организации.

Цель контрольной работы: выявление особенностей и задач  специальных мероприятий (презентаций, выставок) при проведении компаний по Связям с общественностью.

Задачи: дать общие понятия, выявление задач, целей специальных  мероприятий. Выяснение видов специальных  мероприятий при проведении компаний по ССО. Определение эффективности  данных мероприятий при проведении компаний по ССО. Привести примеры из практики специальных мероприятий  при проведении компаний по ССО. 

Объект исследования: специальные  мероприятия (выставки, презентации) при  проведении компаний по Связям с общественностью.

Предмет исследования: проведение компаний по Связям с общественностью  специальных мероприятий (выставок, презентаций).

Степень изученности: для  написания контрольной работы послужили  труды:   «Основы теории связей с общественностью» А. Д. Кривоносова, О.Г. Филатова, М.А. Шишкина; Александра Шумовича "Великолепные мероприятия», А. Векслера в работе «С вязи с общественностью для бизнеса»; Арредонто Лэни: «Искусство специальных мероприятий».

Методы исследования: анализ данной темы, метод наблюдения.

Структура: введение, две  главы, под главы, заключение, список литературы.

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ  И ЗАДАЧИ СПЕЦИАЛЬНЫХ

МЕРОПРИЯТИЙ ПРИ  ПРОВЕДЕНИИ КОМПАНИЙ ПО СВЯЗЯМ

С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

1. Общее понятие, задачи, цели специальных мероприятий

 

Александр Шумович в книге "Великолепные мероприятия» даёт довольно обобщённое определение мероприятия: "Мероприятие - это вид человеческой деятельности, предполагающий встречу и взаимодействие разных людей, ограниченный по времени и связанный с реализацией каких-либо общих целей"[1].

Более конкретное определение  даёт И. А. Радченко: "Специальное  мероприятие/событие - яркое, запоминающееся действо, которое проводится от имени  организации с целью продвижения  бренда, создаёт запоминающийся образ  организации в сознании целевой  аудитории. К специальным мероприятиям относятся: выставки, презентации, и  прочее.

Нижегородский PR – специалист А. Векслер в работе «С вязи с общественностью для бизнеса» даёт следующее определение термину «специальные мероприятия»: «Это мероприятия, создаваемые для привлечения внимания к деятельности компании, её продуктам»[2].

Современную жизнь уже  невозможно представить без специальных  мероприятий. Задачи организации специального мероприятия – привлечение внимания и интереса общественности к организаторам  и переключение внимания на конкретные цели PR – компании. Все факторы, включая выбор места, времени, определение бюджета и списка приглашённых, должны способствовать решению данной задачи. Специально организованное мероприятие предполагает значительные затраты времени на планирование и подготовку. Данные мероприятия должны, прежде всего, быть оригинальными (по замыслу, по исполнению). Это самое главное их отличительное достоинство обеспечивается масштабностью мероприятий, высокой степенью организационно-технического обеспечения.

Важными целями специальных  мероприятий являются: создание, поддержание  и развитие положительного имиджа компании или её продукта, взаимодействие с  целевыми общественными группами (в  том числе поддержание внутрикорпоративных  отношений), получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности  деятельности и стратегии, демонстрация уровня развития компании, масштабов  её деятельности, создание дополнительного  источника информации о компании.

Подготовка специального мероприятия полностью находится  в компетенции специалиста по связям с общественностью. В основном работа по организации специального мероприятия ведётся по трём направлениям: творческая часть, административная часть, работа со СМИ.

Организация специального мероприятия  — это всегда трудоёмкий и кропотливый  процесс, требующий постоянного  контроля и большого внимания к мелочам. Чтобы избежать возможных трудностей и уложиться в срок, специальное  мероприятие, как правило, начинают готовить за три месяца до его начала.

Творческая часть. Большая  часть творческой работы ложится  на специалиста по связям с общественностью  при разработке концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый от события эффект. Кроме того, на первом этапе подготовки тщательно прописываются программа  и сценарий мероприятия, участники  и их роли.

Административная часть. Самый трудоёмкий этап подготовки специального мероприятия. Как правило, функции  специалиста по связям с общественностью  сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. PR-специалист распределяет задания по специализированным агентствам и отслеживает их выполнение к установленному сроку.

В его обязанности также  входит определение места проведения мероприятия, времени и продолжительности  мероприятия. Кроме того, специалист по связям с общественностью должен: проконтролировать подготовку и  оформление выбранного помещения (установку освещения, изготовление и монтаж декораций, наличие гардероба, туалета, комнаты для курящих, указателей и т.п.). Полезно составить схему помещения, с тем, чтобы определить наиболее выгодные для различных целей места площадку для сцены (декораций, фуршета, стола для прессы, видеокамер, места для музыкантов, баннеров и т.д.). Проконтролировать установку и работоспособность необходимой техники (например, звукового оборудования, проектора и т.д.). Составить список приглашённых гостей и отследить своевременное изготовление и рассылку (за две-три недели) приглашений. Заранее определить сферы ответственности сотрудников, которые будут принимать участие в мероприятии, например ответственных за встречу гостей, работу с прессой, работу с приглашёнными участниками, работу техники, чистоту помещения, ответственных по оперативным вопросам. Если ожидается присутствие иностранных гостей и участников мероприятия, необходимо обеспечить присутствие на событии грамотных переводчиков, проконтролировать изготовление необходимой для мероприятия полиграфической и сувенирной продукции.

Работа со СМИ. Присутствие  представителей СМИ на специальном  мероприятии также требует тщательной подготовительной работы. Специалист по связям с общественностью может  построить работу со СМИ в три  этапа: 1. Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие. Составление анонсирующего  пресс-релиза, его рассылка и предварительный  обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события. 2. Приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие. 3. Работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.

Специалисту по связям с  общественностью необходимо оказывать  СМИ всяческое содействие в их работе, так это будет способствовать формированию положительного имиджа компании и появлению материалов, где она  будет представлена в выгодном свете. Именно поэтому при организации  специального мероприятия необходимо уделить должное внимание подготовке сопроводительных материалов для прессы. Составление пресс-кита, где будут представлены подробные материалы о компании, даст возможность PR-специалисту наладить доверительные отношения с прессой. Пресс-кит, кроме того, станет главным источником информации для представителей СМИ, поскольку будет содержать исчерпывающую информацию о мероприятии и журналистам не придется тратить время на её поиски. Соответственно, составляя пресс-кит, PR-специалист имеет возможность заложить в материалы основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях[3].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды специальных мероприятий при проведении компаний по ССО

 

Многообразие видов специальных  мероприятий находится в постоянном развитии, поскольку каждый субъект  PR стремится дистанцироваться от конкурентов, заявить свою исключительность и привлечь внимание общественности. В основе богатого репертуара специальных мероприятий лежит творческое начало, поэтому так разнообразны их формы проведения, содержание и тематика.

Наиболее ярким мероприятием являются презентации, которые создают  основу для формирования благоприятного мнения о компании, распространения  информации и завязывания деловых  контактов.

Само слово «презентация»  обозначает «представление, преподнесение, предъявление». В корне его лежит  английское слово «present», означающее, с одной стороны, «текущий момент, настоящее», и, в то же время «подарок». На презентациях фигурирует информация, представленная в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, книги, закона, премии, фестиваля и т.д. То есть на этом мероприятии должно присутствовать нечто конкретное, то, что можно увидеть, потрогать, попробовать, взять с собой и т.п.

В этом отношении презентация  перекликается с выставкой, которая  так же немыслима без наличия  конкретных экспонатов. Но презентации  в отличие от выставок, где информация представляется статично, большей частью визуально, подразумевает активное представление информации. Здесь  продукцию можно опробовать, проверить  на себе.

Презентация, кроме того, включает в себя серию мероприятий. Здесь и показ продукции (демонстрация услуги), и подробный рассказ о  её свойствах, как правило, подкреплённый  дополнительными визуальными средствами и раздаточным материалом. Презентация  часто включает (а порой и подразумевает  собой) пресс-конференцию. Вошло в  традицию проводить фуршеты, обеды, ланчи во время презентаций. Это  может быть даже бал или другое яркое, зрелищное мероприятие –  например, демонстрация фильма, концерт, аукцион (настоящий или шуточный). То есть всё делается для того, чтобы мероприятие было интересным, запоминающимся, позитивным.

В отличие от обычных пресс-конференций  презентации устраивают не только для  журналистов, но и для потенциальных  потребителей – покупателей, инвесторов, партнёров, влиятельных госслужащих  и т.п., которые в данном случае могут воспринимать информацию не только через СМИ, но и в непосредственном контакте.

Проведение полномасштабной  презентации требует немалых  интеллектуальных, организационных  и материальных затрат. Подготовка к презентации ведется задолго  до её проведения. Решение о месте  проведения презентации должно быть принято на самых ранних этапах её планирования. Выбор места проведения должен учесть тип планируемого мероприятия  и состав его участников и гостей (например – менеджеры разных уровней, руководители компаний, технический  персонал, пресса и т.п.). Здесь ключевую роль должны играть чувство меры и  вкуса, согласованные с финансовыми  возможностями.

Отрепетировать презентацию, перед её первым показом, нужно обязательно, используя при этом всю технику, которая понадобится при выступлении. Каждый мультимедийный проектор обладает компьютерным входом (как на мониторе), поэтому для демонстрации можно  использовать любой компьютер, который  способен показывать презентацию —  по соображениям портативности лучше  использовать ноутбук.

Итак, презентация – это  совокупность нескольких, накладывающийся  друг на друга событий. Наиболее типичный сценарий презентации выглядит таким  образом: 1)  Приглашение и встреча; 2)  Пресс-конференция; 3)  Презентационная  часть; 4)  Неформальное общение; 5)  Сопровождение, дополнительные мероприятия; 6)  Прощание.