Методы повышения коммуникационного процесса

Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум,  наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений.

Общение нужно рассматривать не только как отправление и прием информации, взаимное информирование двух индивидов, каждый из которых является активным субъектом, предполагает налаживание совместной деятельности. Поэтому в коммуникативном процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен ею.

Итак, в специфически человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения играет значимость информации, так как люди не просто обмениваются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.

 

2. Коммуникационные барьеры

Менеджеру необходимо до конца понять практические потребности в коммуникации. Важно, чтобы вопросы, влияющие на установление хорошей коммуникации, были проанализированы. Эти вопросы включают в себя готовность установить коммуникацию, определение препятствий, влияющих на нее, ее принципы, выбор метода, перекрестную коммуникацию.

Можно достигнуть заметного улучшения эффективности, если ликвидировать препятствия для коммуникации.

1. Плохо сформулированное сообщение

Независимо от того, как доставляются сообщения, их расплывчатость и туманность – слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо выработанные и ничего не значащие слова, небрежные упущения,   отсутствие последовательности,    плохое  изложение  мыслей,  неуклюжесть  структуры  
предложений, недостаток лексических средств, банальности, поразительные повторения, жаргон и т.д., довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.[13]

2. Ошибочный перевод

Менеджеры находятся в центрах коммуникаций и функционируют как получатели и отправители сообщений. Они получают разнообразные виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных и в свою очередь должны перевести информацию, предназначенную для подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык. Часто бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для людей в той области, в которой работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны получателю. Этот процесс требует умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники предприятия действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность постоянно от этого страдает, что приводит к значительным убыткам.

3. Потери в процессе передачи или хранения

Последовательная передача одного и того же сообщения уменьшает его точность. В устном сообщении при каждой последовательной передаче теряется около 30% информации. Следовательно, на крупных предприятиях совершенно невозможно положиться на устную связь одного уровня с другим. Даже письменные сообщения, сопровождаемые разъяснениями, теряют при передачи часть своего смысла. В равной мере серьезной проблемой является удержание информации в памяти. Является ли удивительным то, что предприятия часто функционируют в обстановке неведения: исследования показывают, что сотрудники сохраняют в памяти только 50% переданной информации, а руководители всего 60%.

4. Невнимательность

Часто приходится встречаться с простой неспособностью прочесть    бюллетени, уведомления, протоколы, сообщения, доклады. Что касается  
неспособности   выслушать   устное   сообщение, то психологи и работники просвещения заметили, что «слуховые аппараты» не слушающих часто выключены, а они сами в это время заняты мыслями о гольфе, семейных проблемах. К сожалению, невнимательное выслушивание информации является хронической человеческой слабостью. Поэтому довольно часто можно слышать споры по уже решенным вопросам. Причины варьируются от желания произвести на говорящего впечатление своими знаниями до простого неуважения к точке зрения другого человека. В любом случае попытки сообщить что-то тому, кто не слушает, потерпят неудачу.[7]

5. Неразъясненные предположения

Часто недооцениваемыми, но важными являются не сообщенные предположения, которые лежат в основе практически всех сообщений. Например, делегирование полномочий может выглядеть конкретным, но как должны подчиненные толковать его, если они знают, что им следует принять решение, о котором конкретно не говорится, но подразумевается. Они могут предполагать, что их руководитель имел в виду только то, что было конкретно оговорено, или они могут предполагать, что подразумевается свобода принятия непредвиденных решений в интересах фирмы. Кажущаяся ясность первоначального делегирования полномочий вызывает подобную неуверенность при наличии неясного предположения.

6. Недостаточный период приспособления

Иногда в сообщении говорится о перемене, которая серьезно повлияет на сотрудников: сдвиги во времени, месте, виде и порядке работы или изменения в составах групп. Некоторые сообщения указывают на необходимость дальнейшей профессиональной подготовки, изменение в служебном положении и т.п. Перемены воздействуют на людей по-разному, и может потребоваться время, чтобы понять полное значение сообщения. Следовательно, для сохранения эффективности деятельности важно не навязывать изменения людям, прежде, чем они не приспособятся к их последствиям.[13]

7. Недоверие к автору сообщения

Некоторые руководители  посылают большое количество отменяющих или изменяющих сообщений, которые следуют за первоначальным сообщением. Такие сообщения являются обычно результатом недостаточно продуманных суждений, плохо выбранной терминологии или нелогичных решений. Повторение подобных случаев постепенно приводит подчиненных к отсрочке действий или к работе без энтузиазма. Недоверие к руководителю по любой причине мешает коммуникации.

8. Страх

Опытный руководитель признаёт, что в вопросах информации он должен полагаться на своих подчиненных, но надежная классификация предмета информации и ее срочности еще не выработана, чтобы подчиненные могли руководствоваться ею при выборе того, что они должны сообщить наверх.      Выбор времени и точность контрольных, проблемных и специальных докладов обычно не вселяют в руководителя чувства уверенности. Здесь всегда можно ждать неумелого отбора, полуправды или полного сокрытия истины.

9. Отсутствие передачи

Для непосвященных это «препятствие» может показаться странным и непростительным, и тем не менее фактом является то, что руководители просто не передают нужных сообщений. Причины обнаруживаются в хорошо известных человеческих склонностях к лени, к предположению, что «все знают», к медлительности, к намеренному желанию сбить с толку. Поскольку вы не можете сообщить всего, вы и выбираете, что передать. Иногда это приводит к полному умалчиванию информации, в чем виноваты сами руководители.

Кроме этих преград существуют помехи так называемых «организационных коммуникаций».

- Искажение сообщений. Когда информация движется внутри фирмы вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.

Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения могут возникать также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются.[1]

Поскольку именно управляющие определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений. Такой отбор может стать причиной непопадания важной информации в другой сектор организации или поступления информации туда с существенным искажением содержания.   Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации.

Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это может привести к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости

Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных.

- Информационные перегрузки. Преграды на путях обмена информацией могут быть следствием перегрузки канала коммуникаций.

Руководитель организации не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной.[5]

Одним из обычных способов разрешения проблемы информационной перезагрузки является развитие и поддержание различных специализированных каналов передачи информации.

К сожалению, понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.

Таким образом, проблема обмена информации возникает в результате искажения сообщения. В числе причин, мешающих работникам передавать информацию наверх, могут быть страх перед наказанием и ощущение бесполезности этого дела. Поэтому менеджеру необходимо до конца понять практические потребности в коммуникации, это позволит не допустить снижения эффективности коммуникаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В данной работе подробно изучено понятие и сущность коммуникации и коммуникационного процесса, а так же  методы повышения качества коммуникационного процесса.

Значение информации и коммуникации на современном этапе постоянно возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной.

Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться. Научно-технические разработки, постоянные изменения в политической и экономической обстановке заставляют менеджеров применять все более и более новые и совершенные приемы в своей работе, связанной с информацией и коммуникациями.

Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий.

Вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджера, как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга.

Подводя итоги проделанной работы, хотелось бы отметить, что функция коммуникации также важна для менеджера, как и функции планирования, организации, мотивации контроля. Менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности.

Каждый день мы сталкиваемся с информационными потоками и коммуникационными процессами, а так как лишь не многие делают это согласованно, о чем говорилось ранее, актуальность изучения данной проблемы растет день ото дня.

Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает менеджеру приблизиться к решению основной задачи менеджмента - получению прибыли.

Список использованной  литературы

1. Албастова Л.М., Игнатов В.Г. Теория управления. − Ростов-на-Дону: МаРТ, 2010. − 352 с.
2. Алексеев С.Г. Теория управления: учебное пособие. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.  - 253 с.
3. Басовский Л.Е. Менеджмент. Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 149 с.
4. Виханский О.С., А.И. Наумов. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. – М.: НОРМА-ИНФРА, 2010. − 161 с.
5. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник для вузов. – М.: Юнити-Дана, 2012. − 480 с.
6. Зарецкая Е.Н. Деловое общение. − М.: МаРТ, 2010. − 720 с.
7. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – Минск, 2011. − 457 с.
8. Кибанов А. Я. Организация управления персоналом на предприятии. −М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. − 324 с.
9. Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления. Учебник для вузов. − М.: НОРМА-ИНФРА, 2013. − 528 с.
10. Коробко В.И. Теория управления: Учебное пособие. – М.: Юнити-Дана, 2012. – 186 с.
11. Лукашевич В.В. Основы менеджмента: учебник. – М.: Юнити-Дана, 2012. – 303 с.
12. Фомина В.П.. Алексеев С.Г. Основы менеджмента: Учебное пособие. – М.: НОРМА-ИНФРА, 2014. – 69 с.
13. http://sbiblio.com/biblio/archive/sociolorg/7.aspx
14. 14.
15. http://ru.wikipedia.org/wiki
16. http://knowledge.allbest.ru/management/2c0a65625b3ad68a4d43a89521216c37_1.html