Коммуникация в организации

Управленческое планирование, реализация планов и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования  информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов  стратегии, целей и назначений, необходимых  для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам  такого контроля — вот дополнительные действия, подвластные руководителю для совершенствования информационного  обмена.

3. Системы обратной связи. Такие системы являют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из и части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Эффективно работающий руководитель преодолевает разрыв между собою и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там.

Опрос работников — еще один вариант  системы обратной связи. Такие опросы до проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов: 1) четко ли доведены до них цели их деятельности; 2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы; 4) открыт ли их руководитель для предложений; 5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

4. Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем — снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система  реализуется в варианте ящиков для  предложений, куда работники фирмы  могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком  эффективен, ибо часто отсутствует  механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли  организации на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие  механизмом, объясняющим, почему та или  иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме того, у  работников есть шанс получить денежное вознаграждение.

Систему сбора предложений можно  создать и по-иному. Организация  может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники  получают возможность анонимно звонить  и задавать вопросы о назначениях  и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут  же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно  работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене  фирмы.

Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых  работников, которые встречаются  и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан  на кружках качества, а также группах  неуправленческих работников, которые  еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям, а также возможных или существующих проблем, отражающихся на их работе.

5. Информационные бюллетени публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.
6. Современные информационные технологии. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

Можно утверждать, что совершенствование  системы организационных коммуникаций поможет минимизировать затраты  времени на коммуникационные и управленческие процессы, более действенным образом  организовать коммуникационные потоки, повысить эффективность обратной связи, что позволит наладить более результативное взаимодействие между сотрудниками различных уровней управления, поднять  производительность труда персонала  и повысить эффективность деятельности организации.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Каждый  руководитель компании хотел бы иметь  дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь  поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий  для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий  важнейшее – организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

Коммуникация  – это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен  идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование  никакой организованной группы людей. Коммуникация – это средство, с  помощью которого в единое целое  объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать  как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает  эффективность, реализуются цели. Без  коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны  опирается на существующие и сложившиеся  формы коммуникации, с другой –  формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства.

Руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. Для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации – одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Подводя итог, следует отметить, что в  настоящее время проведение маркетинговых  мероприятий позволяет предприятиям выжить в условиях сложной экономической  обстановки. Однако не все предприятия  в состоянии применять весь комплекс маркетинговых исследований. Поэтому  чаще всего применяется только комплекс мер, формирующий и стимулирующий сбыт, то есть коммуникационная политика.

Обычно  к коммуникативной политике относят: рекламу, стимулирование сбыта, работу с общественностью и личную продажу. Выбор той или иной формы коммуникации зависит от продаваемого товара или  услуги. Чаще всего для продвижения  товара применяются все перечисленные  формы в комплексе.

Система коммуникации существенно облегчает  работу компании, высвобождая дополнительное время для производства и сокращая объем ненужной работы.

Руководитель  тратит большую часть своего времени  на коммуникацию для того, чтобы  реализовать собственные роли и  цели в межличностных отношениях, в информационном обмене, в процессах  принятия решений, а также в управлении, планировании, мотивации деятельности подчиненных и контроле за их работой. Поскольку все виды управления построены на коммуникации, ее с полным основанием можно считать главным связующим процессом.

От качества обмена информацией напрямую зависит  степень реализации поставленных задач. В то же время некачественная, неэффективная  коммуникация способна порождать массу  проблем в организациях. В частности, т.н. «открытые» проблемы, которые связаны  с человеческими, поведенческими аспектами деятельности организации. Они проявляются в социально-психологической напряженности, конфликтах, столкновениях интересов, в «разрывах» деловой коммуникации, в отказе от сотрудничества и в других симптомах нездорового нравственно-психологического климата организации.

Словом, эффективно работающие менеджеры - это  те, кто эффективны в коммуникациях.

Для начала необходимо знать, что к основным функциям коммуникаций относятся:

1) информативная  - передача истинных или ложных сведений;

2) интерактивная  /побудительная/ - организация взаимодействия  между людьми /согласованность действий, распределение функций, влияние  на настроение, убеждения, поведение  собеседника - через внушение, приказ, просьбу, убеждение и т.д./;

3) перцептивная - восприятие друг друга партнерами  в ходе общения и установление  на этой основе взаимопонимания;

4) экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Эффективная коммуникация предполагает также наличие  у менеджера коммуникативной  компетентности, т.е. способности устанавливать  и поддерживать необходимые контакты с другими людьми, а именно: достигать  взаимопонимания, ясного представления  о ситуации и предмете общения.

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Гнатюк О.Л. Основы теории коммуникации: учебное пособие. – М.: КНОРУС, 2010. – 256 с.
2. Дафт Р.Л. Менеджмент. 6-е изд. / Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2009. – 864 с.
3. Конецкая В.П. Социология коммуникации. – М.: Международный университет Бизнеса и управления, 2012. – 204 с.
4. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. / Пер. с англ. – М.: Дело, 2010. – 800 с.
5. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов.– М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011.– 527 с.
6. Шарков Ф.И. Теория коммуникаций. Москва. «РиП-холдинг», 2009г. – 244 с.
7. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие. М., 2010.
8. Коммуникации в организациях. Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2009г.
9. Пугачев В.П. Руководство персоналом организаций. М., 2001г.
10. Файоль А., Эмерсон Г., Тейлор Ф., Форд Г. Управление — это наука и искусство. М., 2000. с. 56
11. Шепель В. Настольная книга бизнесмена и менеджера: Управленческая гуманитарология. М., 1992. С. 118-119
12. Пивоваров С.Э. Международный менеджмент: Учебник для вузов. – Питер, 2011
13. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера. - СПб.: Изд-во Буковского, 2009. - 439 с.
14. Крылов А.Н. Менеджмент коммуникаций. Теория и практика. - М.: Издательство Национального института бизнеса, 2008. - 202 с.
15. Моисеева Н., Рюмин М. Коммуникационная концепция фирмы и ее методическое обеспечение // Эксперт. - 2008. - N 6. - с.8-12.
16. Теория управления: Коммуникации в процессе управления. - М.: Гардарика, 2009. - 254 с.
17. Кирсанова М.В. Теория коммуникаций. - ИНФРА-М, 2010. - 447 с.
18. Зайцева О.А. и др. Основы менеджмента: Учебно-практическое пособие для вузов. - М.: Центр, 2012. - 432с.
19. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. М., 2009
20. Герчикова Н.И. Менеджмент: Учебник. - М., Банки и биржи, ЮНИТИ, 2009. - 685 с.
21. Мирошниченко А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения. Практическое руководство. - М.: Книжный мир, 2008 – 384 с.