Коммуникационные процессы организации

Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

12. Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. [1, С. 113]

Систему сбора предложений  можно организовать по-другому. Организация  может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности.

Другой вариант системы  обратной связи предусматривает  создание группы руководителей и  рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

 Еще один подход  основан на кружках качества, а также группах неуправленческих  работников, которые еженедельно  собираются для обсуждения предложений  по усовершенствованиям.

13. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства  на вопросы рядовых сотрудников.

14. Современная информационная технология. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

 

3.2 Мероприятия по улучшению коммуникационной структур

 

 

Эффективность коммуникационных процессов зависит от многих факторов.

1. Необходимо определить  потребность в информации. При  этом следует обеспечить понимание работниками, как будет использоваться информация, и правильное направление информационных запросов. Существует два основных подхода к поиску информации:

-активный, когда определенный набор данных ищется либо непосредственно, либо опосредованно, например с помощью сотрудника библиотеки. Этот подход на языке носителей информационных технологий называется "pull" - "вытягивание";

-пассивный, когда сотрудник оповещает свое подразделение или организацию в целом, какая ему требуется информация ("push" - "выталкивание").

2. Персонал должен быть  осведомлен о наличии информации, т.е. должны быть указатели,  каталоги, телефонные справочники,  навигаторы и т.д., а также возможность  обращения к профессионалам для  получения сведений о накопленных  в организации знаниях.

3. Обеспечение доступа  к информации. Для получения информации  методами "pull" и "push" необходимо  обеспечить пользователю наиболее  удобные средства и поддерживать  баланс между этими методами.

4. Система коммуникаций  в организации должна характеризоваться завершенностью и полнотой, что означает, что обеспечен доступ как к централизованно управляемой, так и индивидуально создаваемой информации. [23, C. 201]

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

-обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;

использовать  при передаче сообщений параллельно  несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);

- проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);

-организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);

-практиковать выпуск информационных бюллетеней;

-обеспечить повышение квалификации работников управления;

-использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).

Для успешного осуществления  коммуникации менеджеры должны руководствоваться следующими правилами:

1. Перед коммуникацией  четко определить идеи, вкладываемые  в послания. Необходимо учитывать  цели и установки тех, кому  направлено послание, и тех, кого  оно касается.

2. Проанализировать истинную цель каждой коммуникации. Следует определить самую важную цель, а затем адаптировать язык, интонацию и подход в целом с тем, чтобы все они способствовали достижению поставленной цели. Не следует добиваться слишком многого одной коммуникацией.

3. Проанализировать все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации. Большое значение имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т.д. Коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды.

4. При планировании коммуникации  необходимо консультироваться с  другими сотрудниками; часто важно  добиваться участия других сотрудников.  Это может придать дополнительную  убедительность и объективность  сообщению. Часто те, кто оказал помощь в планировании коммуникации, окажут ей активную поддержку.

5. Следует обратить самое  пристальное внимание на интонацию  и основное содержание сообщения.  Это сказывается на позиции  людей, которым направлено сообщение.

6. Следует воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя. Подчиненные с большей готовностью откликаются на такие сообщения.

7. Необходимо устанавливать  коммуникацию не только на  сегодняшний день, но и на будущее. Хотя коммуникация направлена на решение в первую очередь непосредственных задач, она должна быть организована с учетом прошлого опыта и соответствовать долговременным интересам и целям организации. [23, C. 206]

Основываясь на исследовании функционирования коммуникационной структуры можно вывести следующие рекомендации для улучшения эффективности коммуникационных процессов предприятия:

1. Обмены информацией  на предприятии, возможно улучшить, организовав структуру обратной  связи, такую, как: перемещение сотрудников из одной части предприятия в другую с целью разрешения некоторых проблем; создание группы руководства и рядовых сотрудников, которые бы совещались по поводу вопросов, представляющих взаимный интерес, в том чтобы организовать комиссию по качеству товаров, в которая будет контролировать бригадиров, технологов и наиболее опытных сотрудников; проведение постоянных опросов сотрудников в целях получения информации от руководства и рабочих; руководству подразделения нужно научиться оценивать качественную и количественную аспекты своих информационных потребностей, а также других потребителей информации на предприятии; на уровне межличностных коммуникаций организации нужно пройти некоторые преграды, например, неумение эффективно решать производственные вопросы определенной категорией сотрудников, некомпетентность ряда руководителей, нежелание и неумение принимать на себя ответственность за проблемы в производственной процессе.

2. Информационное обеспечение  производственных участков и отделов связать в единую компьютерную сеть. Данное действие способствует более интенсивному использованию возможности цехов, получения своевременной и точной информации о состоянии дел.

Итак: Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникативная структура  в той степени, в какой она  развита, повышает гибкость и саморегуляционные возможности организации. Она является основным средством обучения и совершенствования менеджеров среднего звена управления. Развитие коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией,  друг с  другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше  у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни.

В широком смысле  слова, коммуникации - это процесс информирования. А какой же менеджер может нормально  работать без поступления информации? Ведь менеджер каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали.

  Существует множество классификаций коммуникаций в процессе управления. По основным признакам коммуникации делятся на внешние и внутренние; восходящие, нисходящие и горизонтальные; вербальные и невербальные.

В организационных  коммуникациях могут возникнуть определенные преграды: искажение сообщений; информационные перегрузки; неудовлетворительная структура организации; неудовлетворительный кадровый состав; конфликты между различными группами или подразделениями.

Путей преодоления  преград в процессе коммуникации существует достаточно количество, например, регулирование информационных потоков, системы обратной связи, системы сбора предложений, современные информационные технологии.

 

Для совершенствования  коммуникаций рекомендуется:

1. Обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями.

2. Использовать при  передаче сообщений параллельно  несколько каналов связи (например, письменная и устная речь).

3. Проявлять постоянное  внимание к процессам обмена  информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен,  отчеты по результатам контроля).

4. Организовать системы  обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров).

5. Использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Алиев В.Г., Дохолян С.В. Организационное поведение. - Махачкала:   Даггосуниверситета, 2008. – 226 с.
2. Ансофф И.Л. Стратегическое управление.- М. Экономика, 2009. – 199 с.
3. Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» (Для деловых людей). - Таллин: Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 2009. - 215с.
4. Бовыкин В.И.Новый менеджмент. Теория и практика эффективного управления.- М.: «Экономика», 2011. – 259 с.
5. Виханский О.С. Менеджмент.- М.: Экономисть, 2009. - 528 с.
6. Гойхман О.Я., Надеина Т.М. Основы речевой коммуникации. Основы речевой коммуникации.  - М.: ИНФРА-М, 2010. – 192 с.
7. Гринберг Д., Бейрон Р. Организационное поведение: от теории к практике. - М.: Вершина, 2009. - 185 с.
8. Герчикова Н.Н. Менеджемент. - М.: ЮНИТИ, 2006. - 294 с.
9. Глушаков В.Е. Стратегический менеджмент. - Минск: УП «Экоперспектива», 2009. – 228 с.
10. Гончаров В.В. Важнейшие понятия и концепции в современном управлении. - М.: МНИИПУ, 2010. – 385 с.
11. Доблаев В.Л. Теория организации. - М.: Институт молодежи, 2008. – 296 с.
12. Данкел Ж., Э. Парнхэм Э. Ораторское искусство - путь к успеху. -  СПб.: Питер, 2007. – 199 с.
13. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент РR. - СПб.: Союз, 2009. – 83 с.
14. Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н. Новгород.: НИМБ, 2011. – 159 с.
15. Капустин С.Н. Коммуникативная функция в управлении. // Менеджмент. - 2010. - № 4 (28). C. 12 – 15.
16. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: Практикум. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 172 с.
17. Конецкая  В.П. Социология коммуникации. -  М.: ИНФОР-М, 2007. - 144 с.
18. Крылов А.Н. Менеджмент коммуникаций. Теория и практика: - М.: Издательство Национального института бизнеса, 2009. - 228 с.
19. Лазарев С.В. Внутренние коммуникации.//Управление развитием персонала. – 2011. - № 6. – С. 5 – 8.
20. Матвеева А., Хорошавина Н. Семь нот менеджмента // Эксперт. - 2011. - № 4. – С. 11.
21. Поршнев А.Г. Управление организацией. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 669 с.
22. Поршнев А.Г. Управление организацией: Энциклопедический словарь. - М.: ИНФРА-М, 2012. – 822.
23. Почепцов Г. Теория и практика коммуникации. - М.: Центр, 2009. – 328 с.
24. Романов А.А. Грамматика деловых бесед. - Тверь: Печатное дело, 2011. – 62 с.
25. Румянцева З.П. Менеджмент организации: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2005.
26. Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. -  М.: Юнити, 2011. – 268 с.