Информационные технологии и их влияние на деятельность организации

3. Средства хранения данных. Базы данных ИС хранятся на  серверах БД, файловых серверах, локальных компьютерах. В качестве  носителей информации используются: магнитные диски (съемные, стационарные, переносные диски большой емкости), оптические диски (лазерные диски), магнитооптические диски, диски  DVD (цифровые видеодиски).

4. Средства обработки  данных. Обработка информации в  ИС выполняется с помощью компьютеров,  которые делятся на классы:

• микрокомпьютеры — используются автономно в виде персональных компьютеров либо в сети в качестве рабочих станций, оснащены современными микропроцессорами (Intel, AMD, Cyrix и другие), имеют различную архитектуру (ряд IBM PC, Macintosh, DEC и другие). В эту же группу входят портативные компьютеры, которые приближаются по своим техническим характеристикам к «настольным» (Desk Top) персональным компьютерам;
• мини-компьютеры — машины среднего уровня по производительности и серверным возможностям (ряд машин PDP и другие);
• большие и сверхбольшие компьютеры — машины специального применения в крупномасштабных ИС (ряд SUN и другие).

5. Средства вывода информации. Для отображения и вывода информации  используются видеомониторы, принтеры, графопостроители.[8;34]

Глава 2 Влияние информационных технологий на организацию управления 

  Любое предприятие (контора, офис) представляет собой «фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно собственно промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии. 

Предприятие получает информацию в самых разных формах. Это могут быть:

• данные, выдаваемые компьютером  в электронной форме;

• документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;

• устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной  форме. 

 В тех же формах офис  и производит информацию.

Между процессом получения и  распространения информации аппарат  управления выполняет ряд разнообразных  действий. Он может: 1) преобразовать информацию (например, информацию о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе); 2) объединять информацию (например, информацию о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных запасах); 3) накапливать информацию (например, информацию о продажах для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах). Обобщенная схема связей в организации, использующей информационные технологии, показана на рисунке 3

Рисунок 3

Как правило, аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции – решений. Это могут  быть решения: а) местного и оперативного характера, такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма  и увольнения работников, повышения  или снижения цен; б) долгосрочного, стратегического характера - решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделий, вхождением в корпорацию и  выходом из нее. 

 Таким образом, организации - это «фабрики информации», с выходом продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей. К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (информацию), относятся: подразделения, которые занижаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства. 

 Звенья организации, производящие продукцию и того, и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения.  

 Руководство предприятий должно  заниматься вопросами продуктивности  «фабрик информации» точно так  же, как и подразделений по  производству продукции. При производстве  информации повышение продуктивности  означает увеличение стоимости  информации на единицу затрат. Это может быть больший объем  информации (например, больше писем  или технических инструкций), более  высокое качество информации (более  читабельные тексты, с меньшим  количеством ошибок), более своевременная  информация (техническая инструкция  составляется одновременно с  модификацией продукта). Применительно  к решениям повышение продуктивности  – это увеличение стоимости  решений на единицу затрат. Практически  это означает: большее количество  решений (например, на основе выбора  из большего числа вариантов  закупок и продаж или предложений  рабочей силы), более высокое качество  решений (выбор, который приводит  к увеличению прибыли или повышению  качества работы подразделения), более своевременные решения  (выбор, который оперативнее реагирует на изменение условий).

Оценка повышения продуктивности работы организации представляет известную сложность. Тщательный анализ и точное измерение часто подменяются экспертными оценками и наблюдениями. Определенный интерес представляет ранжирование информации, используемой в организациях в условиях рыночной экономики.[12;34]

2.1 Развитие информационной технологии 

     Современная база индустриальной революции второй половины XX века характеризуется разработкой и широким применением компьютеров, обрабатывающих информацию, как раньше машины обрабатывали материалы и производили энергию.

Когда в 1950-х годах компьютеры начали распространяться в деловом мире, их применение сводилось к рутинной обработке огромного количества особо важных данных. В 1960-е годы снижение стоимости и уменьшение сложности компьютеров открыли  новые возможности их использования. Однако они размещались не в аппарате управления компаниями и были доступны, как правило, лишь для специалистов. Только в 1970-х годах компьютеры впервые  стали использоваться в управлении организациями через терминалы, соединенные телефонными линиями  с центральным компьютером. В 1980-90-е  годы быстрое развитие микроэлектроники снизило стоимость и уменьшило  размеры компьютеров в такой  степени, что появилась возможность  использовать их не только в каждом офисе, но и на каждом рабочем месте.[11;34]

              Рисунок 4

«Электронный офис». Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - «электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта.  

 Изобретение микропроцессора  в такой степени снизило стоимость  электронных вычислений, что он  стал применяться в самых широких  сферах. 

 Отличительной чертой перехода  к «электронному офису» является  получение возможности использовать  технику для обработки содержания  информации. Пишущая машинка, телефон,  копировальная машина, диктофон  и факсимильный аппарат позволяют  только менять форму или расположение  информации. Они переводят ее  из устной формы в письменную, в электрическую и передают ее от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации (если не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими. 

 Компьютер же меняет содержание  поступающей в него информации  в соответствии со сложным  набором процедур, называемых его  программой. Это может материализовать  некоторые из видов деятельности  практических навыков и методов  работников офиса - специалистов, управленческого персонала и  руководителей. Это перемещает  технику офиса с периферии  деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит  информация, в центр, где она  перерабатывается в новую информацию  и решения. В «электронном офисе»  техника используется в деятельности  специалистов и руководителей,  а также секретаря. Однако успех  микрокомпьютера в офисе зависит  от его интеграции с другими  частями системы: дисплеями, печатающими  средствами и устройствами, средствами  хранения информации и коммуникаций  и, самое главное, программами,  которые ими управляют при  выполнении функции аппарата  управления.[10;34]

2.2 Основные тенденции современных изменений 

     Современное техническое оснащение деятельности аппарата управления может включать:

• оргтехнические блоки, оснащенные микрокомпьютерами, расположенными на рабочих местах практически каждого  служащего – от клерка до руководителя предприятия;

• программы, которые обеспечивают взаимодействие человека и машины, включают необходимые средства для  обработки информации и отражают накопленный опыт аппарата управления;

• коммуникационные сети, связывающие  оргтехнические блоки между собой  и с центральными процессорами, а  также с внешними источниками  информации;

• устройства совместного пользования, такие, как электронные файлы, печатающие и сканирующие устройства, доступные  всем оргтехническим блокам через линии  связи.

Оргтехнические блоки приходят на смену системам, включающим персональные компьютеры, редактирующие устройства и электронные пишущие машинки. Их сердцевиной становится микрокомпьютер с мощностью обработки, равной по крайней мере мощности современного миникомпьютера, со значительным объемом быстродействующей внутренней памяти, а также внешней памяти большой емкости, такой, как в современных флоппи-дисках. Значительная часть электронной мощности оргтехнического блока используется для обеспечения надежной связи между пользователем и машиной. Средства обменной внешней памяти применяются для ввода новых программ (программное обеспечение) и данных в оргтехнический блок, а также для хранения данных, которые нужны для работы. Устанавливается дисплей с высококачественным черно-белым или цветным изображением с экраном размером в одну страницу или более. 

 Составной частью оргтехнического  блока становится система автоматической  связи, которая берет на себя  функции современного телефона, с обширным списком номеров.  Она позволяет автоматически  передавать устные сообщения  целому ряду получателей, оргтехнические  блоки которых хранят эти сообщения  до тех пор, пока они не  найдут время прослушать их. Оргтехнические  блоки пока обладают весьма  ограниченной возможностью «распознавать»  речь, поэтому она не может  быть использована для прямого  ввода информации. Клавиатура и  указатель дают возможность пользователю  вводить в той или иной форме  как текстовую, так и графическую  информацию, а также реагировать  на запросы и другую информацию, поступающую с микрокомпьютера. 

 Несмотря на то что в целом все оргтехнические блоки будут аналогичными, их компоненты будут отличаться размером и качеством дисплея, пультом и памятью, а также числом и типами дополнительно используемого периферийного оборудования (такого, как печатающие устройства) в зависимости от специфики групп офисов.   

Оргтехнический блок клерка включает главным образом дисплей и пульт с небольшим печатающим устройством; объем памяти и объем обрабатываемой информации здесь не имеют большого значения.  

Оргтехнический блок секретаря представляет собой высококачественный черно-белый дисплей с экраном размером в развернутый лист, способный показывать разнообразные шрифты, а также локальные печатающие устройства, которые размножают документы и осуществляют их передачу. Документы офиса хранятся в локальных файлах большой емкости со съемными носителями. Оргтехнический блок секретаря оснащен средствами, работающими по команде, передаваемой с голоса непосредственно или по телефону. Возможно установление распознавательного устройства (способного узнавать буквы) для превращения имеющихся письменных документов в форму, поддающуюся электронной обработке.  

Оргтехнические блоки  специалистов включают цветные дисплеи и локальные цветные комбинированные устройства для печати и построения графиков. Полезными здесь являются память большой емкости и съемные запоминающие устройства. Большое значение придается пульту с совершенными приспособлениями для ввода графической информации. В основном эти блоки отличаются программным обеспечением.  

Оргтехнические блоки  управляющих включают цветные дисплеи, небольшие пульты и устройства для ввода данных, а также совершенные аннотирующие устройства, работающие по команде с голоса непосредственно и по телефону, а также небольшие локальные файлы.  

Оргтехнические блоки  руководителей высшего уровня представляют собой телефонный комплекс, снабженный небольшими высококачественными дисплеями, устройство для выбора абонента связи и компактный пульт для ограниченного ввода данных. Имеются локальные съемные емкости средних размеров для хранения данных, а также такие оргтехнические блоки, которыми можно пользоваться вне офиса. Это портативные блоки с небольшими плоскими дисплеями, помещающимися в портфеле. Ими можно пользоваться в дороге и дома.  

 Стремящиеся к успеху пользователи  применяют информационную технологию  для совершенствования методов  ведения дела и, как следствие,  изменяют организационную структуру  для получения положительных  результатов. В результате разрабатываются  новые организационные взаимосвязи,  которые ранее экономически были  невозможны. Вот почему информационная  технология является весьма перспективной  и эффективной сферой для капиталовложений. Принципиальная схема построения  и взаимодействия основных элементов  современной информационной системы  организации приведена на рис.5 [6;34]