Формирование коммуникаций в организации

     Другим  важным структурным недостатком  является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями  организации, например, когда руководство  организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями  одного уровня считаются незначимыми  и ненужными. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных  линейных структур.

     Еще одним существенным недостатком  следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями  организации. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные  руководители, находящиеся в состоянии  конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных  целей в борьбе с другими подразделениями  или руководителями. Например, если в организации производятся два  вида продукта или услуг и не предусмотрено  разделение ресурсов, эквивалентное  вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации  для принижения роли другого и  возвышения собственной.

     4. Высокая степень пространственной  дифференциации создает преграды  для прохождения информации по  определенным коммуникационным  каналам в силу удаленности  отдельных структурных единиц  организации. В первую очередь  это касается каналов контроля  и обратной связи, а также  каналов, по которым передается  печатная информация (документы,  научная или технологическая  литература и т.д.). Действительно,  с помощью радио или телефонной  связи с удаленными объектами  иногда бывает трудно передать  большой объем информации или  проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности  подчиненных связаться с отдаленным  центральным органом управления. Как следствие, может возникнуть  взаимное недоверие между членами  организации, снижается эффективность  взаимодействия. 

     Следует подчеркнуть, что основная проблема коммуникаций между элементами организационной структуры обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. При этом распоряжения и директивы руководящего органа организации могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, последующее сообщение может противоречить ранее посланным. 
 
 

2.2. Совершенствование  коммуникаций 

     Решение проблем структурных коммуникаций. Для снижения отрицательного воздействия  этих проблем организация может  использовать следующие приемы:

     1) постоянное регулирование информационных  потоков путем создания банка  информационных данных, внутреннего  рынка информации, пунктов отслеживания  и сортировки получаемой извне  информации, отслеживания мест информационных  перегрузок;

     2) контроль за процессами обмена  информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить  такие мероприятия, как разработка  плана-графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными  для обсуждения возможных перемен  в организации и т.д.;

     3) организация системы сбора информации  от исполнителей путем создания  действующих каналов от подчиненных  к руководству, исключающих фильтрацию  информации в ходе ее прохождения  по структурным уровням. Это  возможно с помощью ящиков  для предложений, частной телефонной  связи, “кружков качества” и  т.д.;

     4) создание дополнительных каналов  для исключения искажения информации  или двойственного понимания  информационных сообщений путем  повторения распоряжений или  приказов в специально выпускаемых  бюллетенях, информационных листках,  регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных  витрин, местных средств радио  или телевещания и т.д. Кроме  того, полезно вовлекать самих  пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных (например, упрощение документооборота, самоконтроль и др.);

     5) использование современных информационных  технологий, что, подводит руководство  организаций к решению проблемы  создания качественной системы  коммуникаций. В частности, к таким  мероприятиям относятся внедрение  персональных компьютеров на  рабочих местах, электронной почты,  выход в Интернет, связи с другими  организациями и т.д.;

     6) планирование рабочих мест с  учетом функциональных особенностей  и способностей работников. При  этом возможно создание коммуникационных  сетей у работников, функционально  связанных между собой в процессе  работы. К таким мероприятиям  можно отнести пространственное  сближение рабочих мест по  принципу технологических линий  или цепочек;

     7) предотвращение возникновения барьеров  между различными подразделениями  и должностными статусами в  организации, “снятие функциональных  и иерархических перегородок”. Действительно,  снятие различий между “мы”  и “они” и понимание организации  как единого организма в значительной  степени уменьшают трудности  в процессе коммуникации.

     Проблемы  коммуникации в межличностном общении. Коммуникациям очень часто препятствует непонимание друг друга членами  коммуникационного процесса. Причины  возникновения проблем коммуникации из-за непонимания заключаются в  следующем.

     1. Различия в восприятии сообщения  и его основной идеи и концепции,  что происходит в силу:

• неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам организации, и т.д.);
• конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя);
• различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей.

     2. Семантические барьеры, возникающие  из-за плохо сформулированных  сообщений, которые могут приводить  к потере информации при передаче  получателем, особенно много проблем  такого рода порождается в  многонациональной среде.

     3. Невербальные межличностные преграды (жесты, интонации, внутренний  смысл и другие формы невербальной  символической коммуникации).

     4. Неудовлетворительная обратная  связь (например, из-за неумения  слушать).

     Для того чтобы избежать потерь, возникающих  из-за недостатков межличностного общения, можно использовать такие приемы:

• предварительная подготовка к передаче сообщения; например, разъяснение основных положений, содержания сообщения;
• снятие семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий;
• постоянное внимание к невербальной символической коммуникации — тону подаче сообщения, жестам, мимике и т.д.;
• проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений;
• установление обратной связи, для чего следует: задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей на сообщение, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие на замешательство или непонимание; создавать атмосферу доверия, доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателей информационных сообщений.

     В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных  отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации  во внешней среде (закрытость или  открытость), компетентность работников. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     На  основании всего вышеизложенного  можно сделать следующие выводы.

     Формирование  коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления.

     Согласно  ряду опросов, проведенных американскими  исследователями организаций, около 250 тыс. рядовых работников 2000 различных  компаний, а также 73% руководителей  американских, 63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная  разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности их организаций.

     Действительно, обмен информацией включен как  важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или  не действуют, это отрицательно сказывается  на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

• руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и ее обработку;
• происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и к ее руководству из разных источников;
• в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;
• работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т.д.

     В связи с этим одной из главных  целей управления в организации  является создание системы коммуникации, ее запуск и контроль за нормальным функционированием.

     Коммуникации  в организации классифицируются по следующим видам:

     1. По субъектам и средствам коммуникаций - межличностные коммуникации и коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий.

     2. По форме общения - вербальные и невербальные коммуникации;

     3. По каналам общения - формальные и неформальные;

     4. По организационному признаку (по пространственному расположению каналов): вертикальные, горизонтальные и диагональные;

     5. По направленности общения: нисходящие и восходящие коммуникации.

     При получении сообщения, его понимание  может быть ограничено целым рядом  помех или барьеров.

     Барьеры - это коммуникативные помехи, препятствия, любые вмешательства в процесс  коммуникации на любом из его участков, искажающие смысл сообщения.

     Выделяют  следующие типы барьеров: личностные, физические, семантические, языковые, организационные, культурные, временные  барьеры, различия в статусе, коммуникативные  перегрузки, нежелание делиться информацией  и многие другие.

     В результате можно отметить, что эффективные  коммуникации способствуют повышению  показателей деятельности организации  и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе компании, обеспечивают реализацию всех основных функций управления - планирования, организации, руководства  и контроля.

     Таким образом в данной работе мы рассмотрели  некоторые аспекты касающиеся организационных  коммуникаций. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Бороздина Г.В. Психология Делового общения. - Учебное  пособие. - М.: ИНФРА-М, 2000г. - с.318.
2. Вечер Л.С. Секреты делового общения. - М., Высшая школа,2001г. - с.149.
3. Кабанов А.Ф. Основы управления персоналом. - М., ИНФРА-М., 2004г. - с.456.
4. Машков В.Н. Психология управления: Учебное пособие 2-ое издание. - СПБ: Издательство Михайлова В.А., 2002г. - с.256.
5. Меграбян А. "Психодиагностика невербального поведения", Санкт-Петербург, 2004г. - с.128.
6. Ньюстром Дж. В., Дэвис К. Организационное поведение /Перевод с англ. Под ред. Ю.Н. Каптуревского - СПБ: -Издательство "Питер", 2000г. ил. - (Серия "Теория и практика менеджмента"). - с.238.
7. Психология и этика делового общения. - М., 2003г. - с.128.
8. Пугачевский О.О. "Коммуникативно-личностные смыслы интерпретации невербального поведения": Диссер., Ростов-на-Дону, 2004г. - с. 105.
9. Рубинштейн С.Л. "Проблемы общей психологии: в 2 т. Т.II., Москва, 2002г. - с. 201.
10. Рудестам К. "Групповая психотерапия", Москва, 1990г.
11. Сериков Г.В. "Интерпретация невербального поведения в связи с социально-психологическими характеристиками личности": Диссер., Ростов-на-Дону, 2004г. - с.112.
12. Фейгенберг Е.И., Асмолов А.Г. "Некоторые аспекты исследования невербальной коммуникации: за порогом рациональности" Психологический журнал, 2003г, т.10, №11.с. 10-12.