Делегирование полномочий и ответственности

Заместитель генерального директора по юридическим вопросам руководит юристами в том числе филиалов и отделом по имущественным и земельным отношениям. Осуществляет контроль за соответствием требованиям законодательства проектов приказов, инструкций, положений и других актов правового характера. Принимает меры по отмене правовых актов, изданных с нарушением действующего законодательства, не допускает принятия правовых актов, не соответствующих нормам действующего законодательства. Дает заключение по правовым вопросам, возникающим в деятельности общества. Ведет работу по анализу и обобщению результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, а также практики заключения и исполнения хозяйственных договоров. Участвует в визирование договоров и иных документов, проведении корпоративных процедур общества. Представляет интересы общества в судах при рассмотрении особо сложных и важных дел. Работает с судебными приставами-исполнителями. Разрабатывает и выносит предложения по устранению нарушенной договорной дисциплины, выявлению недостатков и улучшению производственной и хозяйственно-финансовой деятельности. Дает заключение по предложениям о привлечении работников подразделения к дисциплинарной, материальной и административной ответственности. Участвует в рассмотрении материалов о числящихся на балансе дебиторской и кредиторской задолженности, принимает меры к их ликвидации путем предъявления претензий и исков, дает заключения по списанию безнадежной задолженности, не допуская списания долгов без принятия всех необходимых мер по их взысканию. Участвует в разработке документов правового характера, регулирующих трудовые отношения (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, должностные инструкции и другие документы).

Участвует в подготовке проектов организационно-распорядительных документов (положений, инструкций, приказов, распоряжений и другое) и обеспечивает их соответствует действующему законодательству.

Заместитель генерального директора по техническим вопросам руководит отделами материально-технического снабжения и топливного обеспечения. Осуществляет разработку стратегии общества. Руководит разработкой мер по ресурсосбережению и комплексному использованию материальных ресурсов, совершенствованию нормирования расхода оборотных средств и запасов материальных ценностей, улучшению экономических показателей и формированию системы экономических индикаторов работы предприятия, укреплению финансовой дисциплины.

Заместитель генерального директора по строительству осуществляет руководство отделами капитального строительства, проектирования, технадзора. Обеспечивает выполнение работ по капитальному строительству на предприятии, целевое и рациональное использование инвестиционных ресурсов. Направляет средства на техническое перевооружение и реконструкцию предприятия, обеспечивает их концентрацию на пусковых объектах, сокращение объема незавершенного строительства. Возглавляет работу по улучшению и удешевлению проектно-изыскательных работ, совершенствованию организации производства и внедрению прогрессивных методов строительства, сокращению издержек на осуществление строительных работ и повышению качества, а также сокращению сроков их проведения. Руководит разработкой перспективных и текущих планов капитального строительства, реконструкции и расширения предприятия, а также планов ввода в эксплуатацию основных производственных средств, площадей и мощностей, объектов жилищного, коммунального и культурно-бытового назначения, составлением заявок на строительные материалы и оборудование для вновь вводимых объектов, титульных списков на строительство, обеспечивает выполнение работ, предусмотренных в титульных списках, сокращение сроков окупаемости капитальных вложений. Участвует в составлении бизнес-планов в части технического перевооружения и эффективности производства, в определении необходимых финансовых средств, в том числе инвесторов, для строительства, проектирования и приобретения оборудования, а также источников финансирования капитальных вложений, подрядных организаций для выполнения работ по капитальному строительству в условиях рыночных методов хозяйствования. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с подрядными организациями на проектно-изыскательские и строительно-монтажные работы, с предприятиями - на приобретение материалов и оборудования. Следит за выполнением проектными и строительными организациями договорных обязательств, в необходимых случаях предъявляет санкции, предусмотренные договорами, не допускает применения строительных материалов, деталей и изделий, удорожающих строительство и не отвечающих стандартам и техническим условиям. Обеспечивает выдачу всех материалов, необходимых для разработки проектно-сметной документации по объектам строительства и реконструкции. Согласовывает в установленном порядке задания на проектирование и подготавливает их к утверждению вышестоящими организациями. Организует оформление банковских операций по заключенным договорам с заказчиками и подрядными организациями и обеспечивает представление в установленные сроки необходимой документации по строительству объектов, выполняемому подрядным или хозяйственным способами. Обеспечивает контроль за:

- своевременностью выдачи  проектно-сметной и другой технической  документации для проведения строительных работ;

- целевым использованием  инвестиционных средств; - соблюдением  установленных норм продолжительности  строительства и сроков ввода  в действие производственных  мощностей и основных фондов;

- своевременностью выполнения  заданий по капитальному строительству;

- соблюдением требований  законодательства об охране окружающей  среды; - за сроками и качеством  выполнения всех строительно-монтажных  и других строительных работ;

- за соответствием  строительно-монтажных работ утвержденной проектно-сметной документации, строительным нормам и правилам, стандартным и техническим условиям, нормам техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, требованиям Совместно с подрядными организациями производит сдачу, приемку и ввод в эксплуатацию законченных строительством объектов. Организует работу по ведению учета и составлению отчетности по капитальному строительству.

Главный инженер осуществляет руководство отделами главного механика, теплоэнергетики и водоснабжения, энергетики, охраны труда, экологии и промышленной безопасности.

Определяет техническую  политику и направления технического развития общества в условиях рыночной экономики, путей реконструкции  и технического перевооружения действующего производства, уровня специализации и диверсификации производства на перспективу. Обеспечивает необходимый уровень технической подготовки производства и его постоянного роста, повышение эффективности производства и производительности труда, сокращение издержек (материальных, финансовых, трудовых), рационального использования производственных ресурсов, высокого качества и конкурентоспособности производимой продукции, работ или услуг. В соответствии с утвержденными бизнес - планами предприятия на среднесрочную и долгосрочную перспективу разрабатывает мероприятия по реконструкции и модернизации компании, предотвращению вредного воздействия производства на окружающую среду, бережному использованию природных ресурсов, созданию безопасных условий труда и повышения технической культуры производства. Разрабатывает и реализует планы внедрения новой техники и технологии, проведению организационно-технических мероприятий, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Обеспечивает своевременную и качественную подготовку производства, техническую эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования, достижение высокого качества продукции в процессе ее разработки и производства. Разрабатывает методические и нормативные документы, техническую документацию, а также предложения и мероприятия по осуществлению разработанных проектов и программ. Проводит технико-экономический анализ, комплексно обосновывает принимаемые и реализуемые решения, изыскивает возможности сокращения цикла выполнения работ (услуг), содействует подготовке процесса их выполнения, обеспечению подразделений предприятия необходимыми техническими данными, документами, материалами, оборудованием и т.п. Составляет графики работ, заказы, заявки, инструкции, пояснительные записки, карты, схемы, другую техническую документацию, а также установленную отчетность по утвержденным формам и в определенные сроки. Руководит деятельностью технических служб предприятия, контролирует результаты их работы, состояние трудовой и производственной дисциплины в подчиненных подразделениях.

Главный бухгалтер организует работы бухгалтерской службы предприятия. Обеспечивает общие и текущие вопросы бухгалтерского и налогового учета, НДС, налог на прибыль, текущая работа с налоговым органом, ответы на запросы контролирующих органов, выставление счетов-фактур, работа с бухгалтерскими службами филиалов.

 

 

Глава 10. Предложения по совершенствованию делегирования полномочий в ООО «Технополис».

На основании проведенного анализа распределения прав и обязанностей в ООО «Технополис» можно выработать некоторые рекомендации по делегированию полномочий генерального директора младшему звену менеджеров, направленные на повышение эффективности управления предприятием.

Во-первых, это часто  повторяющаяся работа - та, что делается изо дня в день. Такие задачи легко описать, легко показать другому, и, когда полномочия будут переданы подчиненным, генеральный директор будет освобожден от данных обязанностей.

Кроме того, стоит также  делегировать работу, в которой генеральный  директор является экспертом - фактически в его «обязанностях» лежит постоянное ведение переговоров с органами государственной власти и банковскими организациями по получению кредитов для пополнения оборотных активов предприятия. Тому, в чем директор является экспертом, можно легко научить других (проблемами кредитования может заняться заместитель генерального директора по экономике и финансам). При этом накопленный опыт директора позволит объективно оценивать успехи работника, которому было делегировано данное полномочие.

Достижение конечного  результата работы предприятия стратегически уже «закладывается» в управленческое решение на этапе его подготовки к реализации. Так, например, сотрудникам предлагается выбрать из обозначенных руководством проблем те, которые необходимо решать в первую очередь. Потом определяется степень назревания проблем: «какие были - какие стали - какими могут стать». Далее выясняется, кто больше всего заинтересован в их решении, и оценивается степень деловой активности каждого заинтересованного лица. После этого определяется ответственность всех тех, кто будет разрешать эти проблемы, а также критерии оценки конечных результатов.

Например, на данный момент на предприятии руководством было сформулировано несколько основных проблем, среди  которых после оценки рисков выделились четыре основные:

отсутствие рыночной стратегии развития предприятия;

устаревшее оборудование ведет к увеличению себестоимости;

острая нехватка оборотных средств;

слабая система стимулирования рабочих и служащих;

Для решения данных проблем  может быть подготовлена матрица  активности подразделений в решении этих проблем. Наибольшая активность подразделений проявляется в поисках стратегии развития предприятия и выработке прогнозов, а наименьшая - в разработке стимулов рабочих и служащих. Больше всего в решении всех этих проблем задействованы генеральный директор, заместители генерального директора, главный бухгалтер. Далее распределяется ответственность между отделами (отдельными менеджерами за решение этих проблем). В этой процедуре участвуют руководители и работники, оценивая работу друг друга.

Тем не менее, даже если руководителю удалось определить передаваемые полномочия, разработать инструктаж, выбрать  подходящих сотрудников, ему необходимо постоянно контролировать выполнение работы, чтобы избежать возможных  недочетов, отклонения от плана. Текущая сложная финансовая ситуация ООО «Технополис» показывает, что у генерального директора, в том числе отсутствовал должный контроль за текущим состоянием дел на предприятии. В данном случае предлагается следующие направления деятельности руководителя:

1. Необходимо отслеживать  сроки выполнения поручений руководителя. Лучше всего определить конкретные  сроки для выполнения поручения,  обозначив последствия в случае  просрочки и невыполнения. Конечно,  не стоит запугивать сотрудников,  необходимо лишь проинформировать их о том, что задание важно выполнить в отведенные временные рамки;

2. Целесообразно проводить  предварительное составление сотрудниками  плана выполнения порученных  заданий;

3. Необходимо переработать  систему премирования работников, так как это в первую очередь стимулирует работников на достижение поставленного результата.

4. Желательно проводить  консультации подчиненных. С одной  стороны, руководитель находится  в курсе событий, а с другой  стороны - сотрудники чувствуют  вашу заинтересованность в работе

5. Необходимо поддерживать  обратную связь с работниками  предприятия.

6. Важно не допустить  обратного делегирования полномочий  руководителю или последующего  другим сотрудникам.

 

 

Выводы к  теоретической части.

В результате анализа  распределения полномочий было обнаружено частичное делегирование полномочий генерального директора подчиненным менеджерам. Однако данные функции лежат в сфере их профессиональных обязанностей. Как показывает практика, генеральный директор ООО «Технополис» постоянно перегружен текущей работой (работа с приказами, распоряжениями, проблемами кредитования предприятия).

Основные  задачи руководителей высшего звена  состоят в формулировании миссии, ценностей и политики организации, основных стандартов ее деятельности, формировании структуры и системы управления, представительстве на переговорах с государственными органами и главными контрагентами. В анализируемой нами организации - это директор, заместитель директора.

Руководители  среднего звена назначаются и освобождаются от должности первым руководителем или его заместителями и несут перед ними ответственность за выполнение полученных заданий и сохранность имущества вверенных им подразделений. В ООО "Технополис" - это главный бухгалтер, главный инженер.

Руководители  низшего звена работают непосредственно с исполнителями и несут полную ответственность за их действия. Именно на них ложится вся тяжесть повседневного управления персоналом ООО "Технополис".

В ООО "Технополис" делегируются следующие виды полномочий:

1) решение  частичных, узкоспециальных проблем, в которых исполнители разбираются заведомо лучше руководителя и прекрасно это понимают;

2) осуществление  подготовительной работы (обобщение  материала, формулировка первичных  выводов, написание различных  проектов), носящей в большинстве случаев рутинный характер, но, тем не менее дающей возможность продемонстрировать свои способности;

3) присутствие  на различных мероприятиях информационного  характера, выступление с сообщениями,  обмен опытом.

С точки зрения необходимости контроля, делегируемые проблемы ООО "Технополис" можно разделить на следующие виды, требующие: текущего контроля за результатами; обычного контроля или самоконтроля с периодическим информированием руководителя; специального контроля в отношении отдельных моментов; полного контроля и не допускающие отклонений от предписываемых действий. Чаще всего на данном предприятии полномочия делегируются непосредственным подчиненным, а те уже, по согласованию с руководителем, передают их дальше.

 

 

Заключение.

Профессионализм менеджера определяется умением работать с людьми, навыками распределения обязанностей, использованием людей для совместного принятия решений. В современном менеджменте считается хорошим тоном, если руководитель может безбоязненно уходить в отпуск, болеть или уезжать в деловые поездки. Если управление осуществляется на основе делегирования полномочий, т.е. распределения обязанностей, то и при непосредственном отсутствии начальника организация продолжает эффективно функционировать.

Под делегированием в общем смысле понимается передача подчиненным задачи или деятельности из сферы действий руководителя.