Ведение учетных журналов в кадровой службе

1. Документы регистрируются  один раз: поступающие – в день  поступления, создаваемые – в  день подписания или утверждения.

2. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не  регистрируется.

3. Регистрация документов  производится в пределах групп, в зависимости от названия  вида документа, автора и содержания  документа (например, отдельно регистрируются  приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты, предложения, заявления и другие).

4. Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам  в пределах каждой регистрируемой  группы.

5. Место регистрации документа  закрепляется в инструкции по  делопроизводству или ином локальном  нормативном акте.

6. Устанавливается следующий  обязательный состав реквизитов  регистрации: автор (корреспондент), наименование  вида документа; дата документа, индекс документа (дата и индекс  поступления документа для поступающих  документов), заголовок к тексту  или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения документа, отметка об исполнении документа (краткая запись решения вопроса  по существу, дата фактического  исполнения и индекс документа-ответа) и направлении его в дело  №.

После заполнения последней страницы журнала (книги) учета на его обложке ставится дата окончания и журнал, (книга) оформляется для сдачи в архив. Для основных регистрационных форм, как мы уже упоминали, Росархив установил сроки хранения, для остальных срок хранения работодатель устанавливает самостоятельно.

Документация по учету рабочего времени. Группа документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд.

Данная группа документов состоит из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», рассмотрим их подробнее.

Согласно статье 91 ТК РФ рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Законодатель возлагает на работодателя обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Учет использования рабочего времени необходим в следующих целях:

―  обеспечения контроля за трудовой дисциплиной, в части использования рабочего времени (своевременной явки на работу, выявления опоздавших и не явившихся; контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также фиксирования своевременного ухода работников с работы);

―  учет фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени, который является основанием для расчета оплаты труда;

―  составление статистической отчетности по труду.

Для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником применяются: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма №Т-13).

Особенность оформления данных документов обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Отсутствие оформленных в соответствии с действующим законодательством документов по учету рабочего времени, а также отсутствие в первичных учетных документах какого-либо из обязательных реквизитов может быть квалифицированно как необоснованное включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, что приведет к привлечению организации к ответственности, установленной частью 3 статьи 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, то в форме №Т-12 допускается применение раздела «Учет рабочего времени» в качестве самостоятельного документа и раздел «Расчет с персоналом по оплате труда» не заполняется. Форма №Т-13 применяется только для учета рабочего времени.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле, либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо путем регистрации только отклонений, то есть неявок, опозданий, сверхурочных часов и тому подобного.

Зоны кодирования информации в формах №Т-12, №Т-13 заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКУД и ОКПО.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

 

Вступление в силу ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся систему работы с кадровой документацией. Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой. Содержание статей ТК РФ позволяет сделать, прежде всего, следующие общие выводы:

―  исчезли из обращения некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы, оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);

―  появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);

―  увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);

―  расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;

―  ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;

―  кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;

―  наличие соответствующих документов по личному составу необходимо при разрешении трудовых споров.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

―  отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;

―  нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;

―  неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;

―  неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;

―  организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

 

1. Основная литература

1. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА –М,2000.

2.Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. –М..1998

3. Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу. –М.: ЗАО «Книга сервис», 2008.

4.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 2002

 

2. Дополнительная литература

1.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2009.

2. Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих/ Минтруд России. – М.: «Экономические новости», 1999

3.  Сотов П.В. Сборник трудовых документов. –М.,2002

 

3. Нормативно-правовая и методическая база

1.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

2.ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов, 1984.

3.Указ Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера»

4.Об утверждении «Временных методических рекомендация по аттестации государственных служащих» Письмо Министерства труда РФ от 033.08.93 № 1375-РБ

 

4. Интернет-ресурсы

1.http://www.kadrovik-praktik.ru/ сайт по кадровому делопроизводству

2.http://www.hrm100.ru/ сайт управление персоналом: 100% практика