Ведение делопроизводства по обращениям граждан

 

 

Кафедра технологий и важнейших отраслей промышленности

 

 

 

Реферат

 

 

 

по дисциплине: Делопроизводство

на тему: Ведение делопроизводства по обращениям граждан

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Введение……………………………………………………………...…...3
2. Определение понятия «Обращения граждан»…………………….…....4
3. Организация делопроизводства по обращениям граждан……..……...5
4. Заключение……………………………………………………………...12
5. Список использованных источников…………………………..……...13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Во все времена органы государственной  власти и управления особое внимание уделяли организации взаимоотношений  с населением. Еще в древности  государственная власть и ее исполнительно-распорядительные органы стремились заручиться поддержкой жителей находившихся в их управлении территорий и административно-территориальных  образований.

Право граждан на обращение в  государственные органы гарантирует  статья 40 Конституции Республики Беларусь. Кроме того, обращения являются одной  из важнейших форм реализации гражданами своего права на участие в управлении делами государства, закрепленного  в статье 37 Конституции Республики Беларусь.

Каждое письмо и устное обращение  является показателем нужд, запросов и настроений народа. Обращения граждан  представляют собой один из главных  источников выражения общественного  мнения; это своеобразный диалог между  гражданином и государством.

Обращения, как реализация конституционного права граждан, будут всегда актуальны, так как они являются важным источником информации, полезной для решения  государственных вопросов, содержат сведения о процессах, происходящих в обществе, об отношении граждан  к органам государственной власти.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ «ОБРАЩЕНИЯ ГРЖАДАН»

 

Как отмечается в научной литературе, термин «обращение» носит обобщающий, собирательный характер. Обращения  содержат различную информацию, не совпадают по общественной и юридической  направленности, и влекут разные правовые последствия.

В соответствии со статьей 1 Закона обращение  – индивидуальные или коллективные заявление, предложение, жалоба, изложенные в письменной, электронной или устной форме.

Таким образом, под обращением граждан  следует понимать форму взаимодействия граждан, индивидуальных предпринимателей, юридических лиц с государственными органами или иными организациями (должностными лицами), направленную на приобретение, реализацию или восстановление и защиту своих прав, свобод и  законных интересов, а в случаях, указанных в законодательстве, прав, свобод и законных интересов иных лиц а также на совершенствование государственного управления.

Законом установлены 3 формы обращений  граждан: заявление, предложение и  жалоба.

 Согласно статье 1 Закона «Об обращениях граждан и юридических лиц» заявление – это ходатайство о содействии в реализации прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, не связанное с их нарушением, а также сообщение о нарушении актов законодательства, недостатках в работе государственных органов, иных организаций (должностных лиц) (далее, если не определено иное, – организация), индивидуальных предпринимателей;

предложение – рекомендация по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию  правового регулирования отношений  в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и  общества;

жалоба – требование о  восстановлении прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, нарушенных действиями (бездействием) организаций, граждан, в  том числе индивидуальных предпринимателей (далее, если не определено иное, – гражданин) [1].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

 

Организация делопроизводства по обращениям граждан должна обеспечивать выполнение следующих основных правил:

• регистрация всех поступающих обращений граждан;
• контроль за рассмотрением обращений и выполнением принятых по ним решений;
• информирование граждан о решениях, принятых по их обращениям;
• направление непрофильных для организации обращений по принадлежности с обязательным уведомлением граждан об этом;
• систематический анализ и обобщение результатов рассмотрения обращений, выявление и устранение причин, порождающих нарушения прав и законных интересов граждан, изучение общественного мнения с целью совершенствования работы государственных органов.

Соответствующим образом в процессе работы с обращениями граждан  образуется комплекс документов, которые  можно разделить на три основных группы:

• документы по рассмотрению и использованию обращений граждан;
• документы по анализу и обобщению обращений граждан;
• документы по реализации выводов, сделанных в ходе анализа обращений граждан.

Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут  руководители государственных органов, иных организаций. Они обязаны организовать работы по рассмотрению обращений граждан  в соответствии с требованиями Закона, иных актов законодательства Республики Беларусь по обращениям граждан.

Делопроизводство по обращениям граждан  в соответствии с п. 4 Положения  ведется централизовано, отдельно от других видов делопроизводства. Ведение  делопроизводства по обращениям граждан  в организациях возлагается на специально назначенных для этого уполномоченных должностных лиц (работников службы документационного обеспечения  управления, кадровую, юридическую  службу и др.) Назначение уполномоченных должностных лиц должно быть закреплено в распорядительных документах (приказах, распоряжениях). Приказ о назначении ответственного лица за ведение делопроизводства по обращениям граждан относится  к группе приказов по основной деятельности и оформляется в соответствии с правилами, установленными для  приказов этой категории. В организациях, в которых поступает значительное количество обращений, могут создаваться  специальные подразделения, осуществляющие эту работу (отделы, секторы). Как  правило, разрабатываются инструкции, положения и иные правовые акты о  ведении делопроизводство по обращениям граждан, отражающие специфику деятельности организаций. В этих документах, прежде всего, определяется система работы с обращениями граждан, закрепляются основные обязанности должностных лиц по рассмотрению обращений, устанавливается порядок приема, регистрации и контроля за исполнением обращений, ответственность должностных лиц за сохранность письменных обращений и документов по их рассмотрению. Основные нормы работы с обращениями граждан могут включаться в соответствующие разделы или в качестве самостоятельного раздела в инструкцию по ведению делопроизводства в организации.

Обращения граждан, в том числе  индивидуальных предпринимателей, а  также юридических лиц, независимо от того, в какой государственный  орган или иную организацию они  поступили, первоначально подлежат рассмотрению по существу в соответствии с компетенцией:

в местных исполнительных и распорядительных органах, подчиненных (подотчетных) им организациях, территориальных подразделениях (органах) и организациях, подчиненных (подотчетных) республиканским органам  государственного управления и государственным  организациям, подчиненных Правительству, другим государственным органам, иным организациям, осуществляющих свою деятельность и расположенных в пределах той  административно-территориальной единицы, на территории которой возникли вопросы, изложенные в обращениях;

в другие государственных органах, иных организациях, если вопросы, изложенные в обращениях, относятся к исключительной компетенции этих органов или организаций;

Согласно статье 9 Закона письменные обращения подлежат обязательному  рассмотрению организациями, к компетенции  которых относится решение вопросов, изложенных в обращении.

Процесс рассмотрения обращений включает в себя следующие этапы:

выяснение, относится ли вопрос, поставленный в обращения, к компетенции организации, в которую направлен;

определение порядка разрешения вопроса  по существу;

определение исполнителя;

установление срока исполнения;

непосредственное решение вопросов, поставленных в обращении;

подготовка и направление гражданину ответа.

При первичной обработке поступивших  письменных обращений сверяется  правильность доставки, затем конверты вскрывают и проверяют целостность  вложений. Как правило, конверты, в  которые были вложены поступившие  обращения, уничтожаются. Конверты сохраняют  в том случае, когда только проставленный  на нем штемпель является доказательством  даты отправления и получения  обращения. Кроме того, адрес автора обращения часто бывает указан лишь на конверте. В этом случае конверт также сохраняют с обращением до конца решения вопроса, а затем подшивают в дело.

Конверты с пометкой «Лично», адресуемые руководителю или другим работникам организации, вскрываются только ими. После рассмотрения и проставления резолюции руководителем обращения  передаются на регистрацию. Обращения, поступившие непосредственно в  структурные подразделения, в день их поступления также должны быть переданы для регистрации лицу, ответственному за ведения делопроизводства по обращениям граждан.

Все поступившие в государственный  орган, иную организацию (должностному лицу) обращения граждан, в том  числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления [2].

Обращения, поступившие непосредственно  в структурные подразделения, в  день их поступления также должны быть переданы для обязательной регистрации  лицу, ответственному за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

На всех поступивших обращениях проставляется регистрационный  штамп, место расположения которого определяется СТБ 6.38-2004 (на нижнем поле первого листа обращения справа). В регистрационном штампе указываются  наименование организации, в которую  поступило обращение, дата и регистрационный  индекс обращения. Регистрация обращений  граждан, помимо общих задач регистрации - учет, контроль, справочная работа, является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данной организации.

Пунктом 5 Положения определен порядок, в соответствии с которым регистрация  обращений осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольной  карточке (далее РКК)), журнальной. При  этом следует учитывать, что какая  бы из указанных в постановлении  форм регистрации ни использовалась, в регистрационную форму должны быть включены реквизиты, предусмотренные  Примерной формой РКК.

В регистрационные формы могут  дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и  анализа работы по обращениям граждан. Например: вид обращения (предложение, заявление, жалоба), отметка о передаче обращения из одного структурного подразделения  в другое и др. Учитывая, что форма  РКК устанавливает лишь общий  для всех регистрационных форма  состав реквизитов, она является примерной, что и отражено в ее названии, указанном в приложении к Положению.

Следует обратить внимание, что ранее  действовавшими правилами ведения  делопроизводства по обращениям граждан  журнальная форма регистрации обращений  граждан не предусматривалась. Возможность  использования журнальной регистрации  впервые установлена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544. Журнальную форму  регистрации документов рекомендуется  применять при незначительном объеме поступающих обращений.

При журнальной регистрации обращения  учитываются под порядковыми  номерами в течение года. Порядковый номер может дополнительно включать первую букву фамилии заявителя  и другие обозначения. В целях  более оперативного поиска обращений  граждан журнал регистрации может  вестись в алфавитной форме, при  которой обращения будут записываться по алфавиту фамилий авторов. При  журнальной регистрации, как правило, отсутствует другой справочный аппарат (картотеки), а алфавитная форма журнала  позволяет быстро отыскать необходимые  сведения о заявителе, о повторных  обращениях и др. Ответы на обращения  при журнальной форме регистрации  также могут учитываться по этому  журналу. При использовании журналов некоторые реквизиты могут быть объединены в одну графу, что позволит сократить их количество. Например: «фамилия, имя, отчество» и «адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон», «документ направлен на исполнение» и «дата направления», «тематика» и «содержание» и др.