Управлінське документознавство сучасність та перспективи розвитку

Нерідко об'єднання різних систем документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Так, приклад врахування вищезазначених чинників подає такий нормативно–методичний посібник у діловодстві та архівній справі, як перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів. Види номіналів документів подані в ньому за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами.

У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на:  документи, що утворюються в управлінській діяльності;  документи, що утворюються в науково–технічній та виробничій діяльності.

Перелік слугує нормативно–методичним посібником для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними. Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. [3,с.508]

 Якщо номенклатуру  справ складено правильно, то  документи в міру їх виконання  вноситимуться до тих справ,  які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно. Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Дещо інший приклад ілюструє

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) –ДК 010–98. Це нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів. документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітностатистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньо торговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації. За рівнем важливості, відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO , можна виділити чотири ієрархічні рівні документації, що функціонують в установі. [20,с 191]

Документи класифікують за такими ознаками: спосіб фіксації інформації; зміст; назва; вид; складність; місце  складання; термін виконання; походження; гласність; юридична сила; стадія виготовлення; термін зберігання;рід діяльності та ін. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю ; фото– й кінодокументи – такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно– та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; фонодокументи  такі, що створюються за допомогою будь–якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо). [19,с.60]

 За змістом документи  поділяють на: організаційно–розпорядчі; фінансово–розрахункові; постачально–збутові та ін. Організаційно–розпорядчі документи (ОРД) – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління [15,с.13].                                                                                      Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи: організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо); розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо); довідково–інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо); з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);особові офіційні.

За назвою розрізняють: накази; положення; протоколи; розпорядження; вказівки; інструкції; правила; статути; звіти; ордери; плани; службові листи; заяви тощо. За видами документи поділяють на: типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер; трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час[3,с.508].

 За складністю  документи бувають: прості, що  містять інформацію з одного питання;складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошу [.16,с 7]

 За місцем  складання розрізняють такі документи:  внутрішні, що не виходять за  його межі; зовнішні, тобто вхідна  та вихідна кореспонденція. За  терміном виконання документи  бувають: термінові, що виконуються  у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою "Терміново"; нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми). За походженням документи поділяють на: службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);офіційно–особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). За гласністю документи бувають: звичайні, для службового користування (ДСК); таємні; конфіденційні та ін. За юридичною силою документи поділяють на такі: справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами.

Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні; не чинні. Документ стає не чинним, коли втрачає юридичну силу з будь–яких причин; фальшиві в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи: оригінали – перші або єдині примірники офіційних документів; копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу). [20,с.191]

 

 

2.3 Сучасні вимоги до управлінських документів

 

Важливе місце  в документознавстві посідають  правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

–  надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

–   бути юридично правильно оформленим;

– подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

–  бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

 –  бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

 –  оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

 –  бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

 – складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату. В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь–яким письмовим способом

 – рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх управлінською документацією. Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38–90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління. Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів. Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ. Формуляр–зразок – це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності. Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом.

 Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації. 1.  Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. 2.  Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов’язковим додержанням таких правил: –  встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно–розпорядчих документів;–  бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.

Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;   –  бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів;– бланки документів повинні мати такі поля: ліве – 20 міліметрів; верхнє не менш як 10 міліметрів; праве й нижнє– менш як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні  документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках. ГОСТ 6.38–90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно–розпорядчих документах.1 – Державний Герб України (порядок використання визначається законом).2  – Емблема організації, підприємства, установи. 3  – Зображення нагород.4 – Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКП0). 5 – Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).6 – Найменування  міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади. 7 – Найменування організації, установи чи підприємства автора документа. 8 – Найменування структурного підрозділу.  9  – Індекс підприємств зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа, факсу, номер рахунка в банку. 10  – Назва виду документа. 11   – Дата. 12   – Індекс.  13   – Посилання на індекс та дату вхідного документа. 14   – Місце складання або видання. 15 – Гриф обмеження доступу до документа. 16 – Адресат. 17 – Гриф затвердження,18 –  Резолюція. 19 – Заголовок до тексту. 20 – Відмітка про контроль. 21 – Текст. 22 – Відмітка про наявність додатків. 23 – Підпис. 24 – Гриф погодження. 25 – Візи. 26 – Печатка. 27 – Відмітка про засвідчення копій.28 – Прізвище виконавця і номер його телефону. 29 – Відмітка про виконання документа й направлення і до справи. 30– Відмітка про перенесення даних на машинний носій. 31 – Відмітка про надходження документа [23,с 77].

 

Висновки до другого розділу

 

Перелік слугує нормативно–методичним посібником для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними. Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ.

Закріплення за реквізитами постійних місць  робить документи зручними для користування, спрощує їх обробку, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 3

ПРАКСІОЛОГІЧНИЙ АНАЛІЗ

 

 

3.1 Проблеми сучасного управлінського документознавства

 

Управлінське  документознавство являє собою  напрям у структурі спеціального документознавства. Яке досліджує проблеми документування управлінської інформації та ЇЇ функціонування у документованій формі саме у межах органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, іншого суб'єкта господарювання, об'єднання громадян. [25,с.57]

Воно входить до циклу дисциплін природничо–наукової та фундаментальної підготовки бакалавра за спеціальністю 6.020100 "Документознавство та інформаційна діяльність. Масштабні соціально–економічні зміни, що відбуваються в нашому інформаційному суспільстві, оновлення системи управління, динамічне введення новітніх інформаційних технологій  усі ці чинники висувають підвищені вимоги до якості сучасного документознавства, яке постає як результат розвитку і самовдосконалення складної комунікативної системи за певний історичний період: зростання обсягу інформації про навколишнє середовище, поширення знання через неформальні канали їх передачі, фіксація необхідної інформації, виникнення писемності, створення документів, введення обмежень їх руху, організація управлінських документних масивів, створення діловодних органів, систематизація та уніфікація документації, автоматизаці [24,с 90].

Проблеми створення  та функціонування документованої інформації в управлінській сфері має  досліджувати управлінське документознавство. Проте на сьогодні їх дослідження  є прерогативою дисциплін, пов’язаних із державним управлінням. Управлінське документознавство, виходячи з традицій розвитку і сучасного стану як наукової дисципліни, досліджує управлінської інформації, її функціонування у документованій формі у межах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи , організації, інших соціальних об’єктів. [27,с 115].

Управлінське  документознавство сконцентроване на студіюванні процесів створення  та обігу документів в установі, які містять управлінську інформацію. Якщо документування в цілому це процес створення документів, то документування управлінської інформації це процес створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація. Документи, які установа (чи інший суб’єкт господарювання) створила або отримала в процесі діяльності, є управлінським або службовим.

Серед вхідних  документів службовими варто називати тільки ті, які були зареєстровані  в установі. З позиції документально–інформаційних комунікацій службові документи, по–перше, є внутрішньообіговими документами, тобто такими, що створюються і функціонують лише в установі, а, по–друге, належать до неопублікованих документів, тобто документів, які не є виданнями чи їхніми частинами. [24,с 90]