Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел

Департамент образования  города Москвы

Государственное бюджетное образовательное учреждение

Среднего профессионального  образования

Колледж малого бизнеса № 48

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине:

«Документационное обеспечение  управления»

на тему:

«Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел»

 

 

 

                                                           

                                                     

 

 

                                                                       Выполнила:

Студентка группы 2Д - 11

                                                                              Абрамова Мария

«      »______________2013 г.

                                         

                                                                

                                                                             Руководитель:

Малыгина Валентина  Дмитриевна

 

«      »______________2013 г.

 

 

 

 

 

 

Москва

Содержание

 

I. Введение ………………………………………………………………………. 3

II. Основная часть

2.1.  Назначение номенклатуры дел…………………………………………. 6

2.2.  Виды номенклатур дел …………………………………………………. 7

2.3. Требования к составлению  номенклатуры дел …………………………. 9

2.4. Требования к оформлению номенклатуры дел ………………………… 12

Заключение …………………………………………………………………….. 14

Приложение

Список литературы …………………………………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I. Введение

После исполнения документы определенно время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстрее находить и использовать, необходима систематизации исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дела.

Номенклатура дела – систематический перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.         Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Актуальность  темы курсовой работы «Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел» заключается  в том, что:

- она необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам;

- от хорошо составленной номенклатуры дел зависят оперативность работы с документами и их сохранность;

- наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно;

Объектом  курсовой работы является номенклатура дел.

Предметом курсовой работы является технология составления и оформления номенклатуры дел предприятия.   

        Целью курсовой работы является анализ технологии составления и оформления номенклатуры дел.  

         Для достижения поставленной цели курсовой работы необходимо выполнить следующие  задачи:

- собрать и обобщить необходимую информацию;

- проанализировать технологию составления и оформления номенклатуры дел;

- выявить замечания в процессе работы;

- разработать мероприятия направленные на усовершенствование технологии составления и оформления номенклатуры дел.

            Курсовая  работа состоит из двух глав:

- аналитическая часть содержит анализ теоретических аспектов по исследуемой теме;

- практическая часть содержит анализ по исследуемой теме на базе реальных документов Управления  социальной защиты.

            Работа  также включает в себя:

- заключение;

- список используемой литературы;

- приложения.   

В заключении отражены замечания, которые  выявлены при анализе, а также  разработаны мероприятия по ликвидации недостатков. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II. Основная часть

2.1. Назначение номенклатуры дел

В целях правильного  формирования дел, обеспечивающего  быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производиться их классификация  в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Дело – это документ или совокупность документов, оформленных по какому-либо признаку, помещенных в плотную обложку, оформленную в установленном порядке. 

Номенклатура  дел – это систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с  документами. Номенклатура дел является также указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает в себя индекс дела по номенклатуре.

Номенклатура дел служит для распределения и группировки  исполненных документов в дела, для  закрепления индексации дел, для  установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы, а также является учетным документом в архиве учреждения на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

 

 

 

 

 

 

 

II. Основная часть

2.2. Виды номенклатур дел

Номенклатуры дел могут  быть индивидуальными, примерными и типовыми. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения (структурного подразделения). Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов дела в определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов.

Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые – обязательный. Примерные и типовые номенклатуры дел служат основой для составления индивидуальных номенклатур дел в подведомственных организациях. При составлении индивидуальных номенклатур дел на основе типовых и примерных должны быть учтена специфика формирования дел конкретного учреждения.

Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений. 

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций. При ее применении можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуры построения номенклатуры дел.

Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел.

Номенклатуру дел  структурного подразделения составляет и подписывает секретарь, а утверждает руководитель структурного подразделения; ее согласовывают с архивом учреждения и службой ДОУ. Экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения передается в службу ДОУ, где составляется сводная номенклатура дл всего учреждения, которую подписывает руководитель службы ДОУ, а утверждает руководитель учреждения. Сводная номенклатура дел согласовывается с отраслевым архивом. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе руководителя организации. В выписках должны быть указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры дел для всей организации, а также срок введения в действие.

Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах:

1-й экземпляр находится на постоянном хранении

2-й экземпляр выдается для работы

3-й экземпляр передается в архив организации в качестве учетного документа

4-й экземпляр остается в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организации.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и подлежит учету как самостоятельное дело. В организациях, не передающих документы на государственное хранение, номенклатуры дел хранятся не менее 10 лет.

 

 

 

 

 

 

 

 

II. Основная часть

2.3. Требования к составлению номенклатуры дел

Номенклатура дел предприятия  ведется или руководителем архива в данной организации или же ответственным  за архив лицом. Она подписывается  лицом, которое отвечает за документарное  обеспечение контроля  и после того, как будет одобрена Центральной экспертной комиссией, она идет на согласование с экспертной комиссией отвечающие в данном архивном учреждении, после чего принимается руководителем предприятия. После того, как номенклатуру дел предприятия утверждают, выписки получают структурные подразделения для использования в работе. 

Каждое учреждение должно иметь номенклатуру дел, реквизиты  которой оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Как правило, номенклатуру дел организации  составляется в конце ткущего  года на следующий год и состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений или направлениям деятельности, если структура организации часто меняется.

Первым разделом всегда является служба ДОУ, независимо от места в утвержденной структуре. Индексом службы ДОУ всегда будет 01, и в этой службе всегда будут формироваться важнейшие документы.

После службы ДОУ в  номенклатуру дел включает разделы, названия которых являются наименования других структурных подразделений  в соответствии с утвержденной структурой. Кроме документов в номенклатуру дел  включаются все справочные и регистрационные картотеки, журналы, электронные документы и базы данных. Однако н следует включать в номенклатуру дел печатные издания (журналы, книги, газеты и т.п.).

Каждое структурное подразделение составляет свою конкретную номенклатуру дел на бланке структурного подразделения, заголовком которой является год, на который она составляется. Текст состоит в виду таблицы, перед которой проводится название раздела с указанием индекса этого дела.

Перечень разделов номенклатуры:

1. Индекс дела – ставится номер абсолютно каждого дела, которое входит в номенклатуру.

Индекс определенного  дела включает: 

- порядковый номер дела в пределах отделения или предприятии.

- условное обозначение структурного отдела.

2. «Заголовок дела, тома, части»  - здесь следует указать все заголовки дел. 

Заголовки дел обязаны  объяснять весь состав и сущность документов, которые включены в дело, то есть должны говорить о том, какие  виды документов и по какой теме можно подшить в дело. 

3. «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню»  - ставиться срок, на протяжении которого будет храниться документ, со ссылкой на индекс статьи. Если используются одновременно некоторое количество перечня, то в пункте « Примечания»  необходимо указать их названия.

4. « Примечания»  - эта часть заполняется на протяжении всего года, если необходимо пометить: 
•    передачу дел в другое структурный отдел или в другое предприятие; 
•    заведение дел; 
•    выделение дел к уничтожению; 
•    переходящие дела;  
•    лиц, ответственных за организацию дел в структурных отделах и прочие.

5. «Количество дел, томов, частей»  - эта часть заполняется под конец года, так как на протяжении одного года под одним и тем же заголовком можно завести не одно, а сразу некоторое число дел или томов (следует следить за объемом дела, он  не может быть более 250 листов).