Структура деловых и коммерческих писем

 

Приложение 9

Просим дать разрешение на аренду зала 26 февраля 2001 г. с 17.00 до 20.00 для организации отчетного  концерта СТЦ «Баланс». Оплату аренды зала гарантируем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. СТАНДАРТНЫЕ ФРАЗЫ  И ВЫРАЖЕНИЯ ДЕЛОВЫХ

И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ

 

 

Составитель деловых и коммерческих писем должен знать и использовать набор стандартных фраз.

Для объяснения мотивов  того или иного действия, той или  иной реакции используются следующие  выражения:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…;
• В связи со сложной экономической ситуацией…;
• В порядке проведения совместной работы…;
• В соответствии с Вашим письмом…;
• В соответствии с протоколом…;
• В ответ на Ваше обращение…;
• В подтверждение нашей договоренности…;
• В целых усиления ответственности…;
• На Ваше обращение…

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

• Просим оказать содействие…;
• Просим выслать в наш адрес…;
• Просим принять участие…;
• Прошу принять меры…;
• Прошу принять к сведению…;
• Прошу довести до сведения…;
• Прошу ликвидировать задолженность…

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляем информацию…;
• Возвращаем справочные материалы…;
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…;
• Посылаем справочную литературу…

 

Письма-подтверждения  начинаются так:

• Подтверждаем…;
• С благодарностью подтверждаем…;
• Фирма «Круиз» подтверждает…

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

• Напоминаем, что…;
• Напоминаем Вам, что…

В письмах-извещениях –  такие:

• Сообщаем, что…;
• Ставим Вас в известность, что…

Письмо-гарантия может  содержать следующие фразы:

• Оплату гарантируем…;
• Качество изделий гарантируем…;
• Сроки выполнить гарантируем…

Письма-приглашения могут  начинаться со слов:

• Приглашаем принять участие…;
• Просим направить представителя…

Отказ в просьбе и  отклонение предложения строятся по таким моделям:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…;
• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемленным по следующим причинам…;
• На Ваше обращение о совместной работе считаем…

Заключительными словами  текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим Вас выделить десять миллионов рублей на проведение благотворительного марафона.
• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить за задержку с ответом.

4. РЕКОМЕНДАЦИИ К НАПИСАНИЮ ДЕЛОВЫХ

И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ

 

 

Информативность и убедительность делового письма. Текст делового письмо должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того кому оно направляется. Основные условием убедительности письмо является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается.

Основные требования к тексту деловой переписки. Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности…». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

Рекомендации  по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок. Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Наприме: 207 000 записывается так: 207 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться два-три месяца.

Если однозначное число  сопровождается обозначением массы, размера и т.д. оно записывается цифрами. Например: требуется 3 кг сахара. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например 387 874 руб.

Запись с помощью  цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию. Например: шероховатость поверхности по 4-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставиться только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью  римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.

С помощью цифр можно  записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например: 99-процентный, 12-кометровый, 3-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения: 12-км; 3-мм.

Сокращения  как заменители слов и словосочетаний. Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

Существуют лексические  и графические сокращения. Пример лексического сокращения – КВН, кавээновец. Графические сокращения – это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного происхождения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения – т.к. (читается как «так как»).

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее  время стандартизированы некоторые  виды сокращений:

1. почтовые сокращения слов, обозначающие населенные пункты (г., обл.);
2. названия месяцев (янв.);
3. условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг);
4. сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №, расч. счет);
5. названия документов (ГОСТ);
6. наименования должностей, ученых званий и степеней (проф.; член-корр.; к.э.н.; зав.; зам.; И.О.; ком.).

Из соображений практического  удобства возникли сокращения длинных  названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем  сокращений русского языка».

Этикет в  деловой переписке. В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и обращения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый…», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам  одной профессии.

Вводные конструкции  в письме смягчают категоричночть изложения  и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное обращение. Например: Совет просит, если это  возможно, выслать необходимые данные.

В современной деловой  переписке не принято употреблять  местоимение «я». Вместо «Я прошу…»  нужно писать «Прошу…», вместо «Я выполнил…» пишут «Мною выполнено…».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

Письмо-приглашение

 

ООО «ПОДАРОК»   Р/сч. 40802810470050101550; в ЦОСБ 4205; БИК040825601; к/сч 30101810600000000601; ОКПО 0086936767; ОКВЭД 51.38; 52.27   109559, г.Москва, ул.Цимлянская, 3. стр. 1, офис 27 тел.: (495) 07-78-81; тел./факс: (495) 975-74-76   «___»________ 200__ г.        № _____ На № _____ от «___»______ 200 __ г.

Индивидуальному предпринимателю Ковалевой Евгении Константиновне   681027, г.Комсомольск-на-Амуре ул.Вокзальная, 18/1, скл. «Супермаркет» Тел.: (4217) 54-82-20 (рабочий)          (4217) 54-43-91 (директор)

 

 

Уважаемая, Евгения Константиновна!

ООО «ПОДАРОК» имеет  честь пригласить Вас посетить наш  стенд на 14-й международной выставке продовольственных товаров и  сырья для их производства  ПРОДЭКСПО  2007, которая состоится с 12 по 16 февраля 2007 г. в выставочном комплексе ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР» на Красной Пресне.

Наш стенд № 74В10, павильон № 7, зал № 4.

 

 

Генеральный директор      А.В.Рахманович

 

 

Волкова

54-43-91

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(обязательные)

Гарантийное письмо

 

Индивидуальный предприниматель Ковалева Евгения Константиновна   Свидетельство 27 № 001067978 от 11.11.2004 г. Основной Госуд. Рег. № 304270331600073 ИНН 270310382712   Р/сч. 40802810470050101550 в ЦОСБ 4205; БИК040825601; ОКПО 0086936767; к/сч 30101810600000000601; ОКВЭД 51.38; 52.27   681027, г.Комсомольск-на-Амуре, ул.Вокзальная, 18/1, скл. «Супермаркет» Тел.: (4217) 54-82-20 (рабочий)          (4217) 54-43-91 (директор) Е-mail: Gorizont@hotmail.ru   «22» июня 2006 г.              № ______ На № ___ от «__»_________ 200 __ г.

Генеральному директору ООО «Торговый дом  «Балтис»   Г.С.Хоревой   127550, г.Москва Дмитровское шоссе, 39, корп. 1 тел./факс: (495) 739-54-72.

 

 

Гарантийное письмо!

 

ИП Ковалева Е.К. ИНН 270310382712 гарантирует, что произведет оплату 5 июля в размере 124 111 (ста двадцати четырех тысяч ста одиннадцати рублей 25 коп.) за поставленный товар ООО «Торговый дом «Балтис».

 

 

Директор         А.А.Генцель

 

 

 

Благинина

27-57-73

ПРИЛОЖЕНИЕ В

(обязательное)

Письмо-запрос

 

ООО «Сантус ЛТД»   Р/сч. 40802810470050101550; в ЦОСБ 4205; БИК040825601; к/сч 30101810600000000601; ОКПО 0086936767; ОКВЭД 51.38; 52.27   123298, г.Москва, ул.3-я Харошевская, 11, тел.: (499) 197-25-81; тел./факс: (499) 197-34-18   «___»________ 200__ г.        № _____ На № _____ от «___»______ 200 __ г.

Индивидуальному предпринимателю Ковалевой Евгении Константиновне   681027, г.Комсомольск-на-Амуре ул.Вокзальная, 18/1, скл. «Супермаркет» Тел.: (4217) 54-82-20 (рабочий)          (4217) 54-43-91 (директор)

 

 

Просим Вас до 05 февраля 2007 г. предоставить информацию о местах установки фирменных стоек ТМ «Мастер Дак» отгруженных в адрес Вашей компании с начала периода сотрудничества до настоящего момента.

В случае не предоставления данной информации будет применен в действие п 2.2.3. Договора аренды рекламных стоек, заключенного между нашими компаниями.

 

 

 

Генеральный директор

ООО «Сантус ЛТД»      Р.С.Семенов