Создание оптимальных условий хранения

ВВЕДЕНИЕ

          Цель данной работы рассмотрение и изучение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание.

          В работе подробно рассматриваются основы физико - химической сохранности документов, факторы их разрушения, старения, угасания, режим и условия их хранения. А также материалы, средства и оборудование для хранения и упаковки документов, применяемые в архивах. Рассмотрение и изучение этих вопросов является основной задачей этой работы.

          Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.

          В соответствии с законом СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» акты государственной власти и органов государственного управления, кинофотодокументы и звукозаписи, древние рукописи, а также редкие печатные издания отнесены к документальным памятникам истории и культуры. Обеспечение сохранности документов является крупной научной проблемой, имеющей важное политическое, народнохозяйственное и социально - культурное значение.

          Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ.

          В результате систематической работы, проводимой в архивах, библиотеках, научных институтах и лабораториях, стала более ясной картина физико - химического состояния документов и некоторых процессов изменения их первоначальных свойств под влиянием внешних факторов - света, температуры и влажности воздуха, его газового состава.

          В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

          В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность учреждений, хранящих документы - архивов. Основными документами в данной области являются "Основные правила работы государственных архивов СССР" и "Основные правила работы ведомственных архивов". В этих нормативных актах подробно описываются условия хранения документов: температурно - влажностный режим, размеры помещений архива, размеры стеллажей и другое.

          Вопросы, касающиеся наиболее новой архивной техники подробно отображены в книгах по архивоведению. Наиболее полные сведения по теме этой работы содержатся в книгах "Архивоведение" авторов Крайской З.В., Челлини Э.В. и "Основах обеспечения сохранности документов" Сергазина Ж.Н. В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области обеспечения сохранности документов.

 

 

1. Создание оптимальных  условий хранения

         Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответное, бездумное отношение к документам.

          Специалистам, связавшим свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению сохранности документов включает в себя обширный комплекс мероприятий, в который входит создание оптимальных условий хранения. Остановимся на этом вопросе .

Оптимальные условия  хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением  для архива помещения и проведением  планово- предупредительного ремонта помещений;

- оборудованием  помещения архива средствами  пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением  специального оборудования для  хранения документов (стеллажей,  сейфов, коробок);

- созданием  оптимального температурно-влажностного  и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

          Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения;

- Ширина главных проходов ( между рядами стеллажей) -120 см;

- Ширина проходов между стеллажами -75 см;

- Расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;

- Расстояние между полками по высоте - 40 см;

- Расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

- Расстояние между пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах не менее 30 см.

- Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

          Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами) определяются размерами этих документов.

          Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

          Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.

          Для хранения секретных, особо ценных документов и учетных документов ведомственного архива используются сейфы и металлические шкафы.

 

 

 

 

 

2. Основы обеспечения  физико - химической сохранности документов

          Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно -влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно - гигиенических требований.

Физико - химические факторы

          Архив предусматривают и располагают в специально построенных зданиях не ниже второй степени огнестойкости рядом с помещениями структурных подразделений, в составе которых он действует.

          Архив должен быть удален от:

1. Промышленных  предприятий загрязняющих воздух  пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окиси азота), на  расстояния установленные санитарными нормами.

2. Объектов и  сооружений, опасном в пожарном  отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

          В районе строительства архивных зданий и функционирующих архивов среднесуточное содержание вредных примесей в воздухе не должно превышать предельно допустимых концентраций (мг/м3):

- Сернистого газа - 0,05;

- Окислов азота  - 0,085;

- Хлора - 0,03;

- Пыли силикатной - 0,05.

          Архивохранилище должно быть удалено от помещений, связанных с хранением и использованием химических веществ, пищевых продуктов и не должен иметь с ним общих вентиляционных каналов.

3. Режимы хранения:

3.1 Температурно - влажностный режим сохранности документов

         Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

         Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

         В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.

         В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно - влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают и появляется плесень. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

         Одним из самых страшных врагов для бумажных носителей документной информации являются плесень и грибок, которые непременно появляются при повышенной влажности подвальных помещений архивохранилища, если в нём проходят незащищённые трубопроводы отопления.

         Плесень очень быстро распространяется, и если вовремя её не обнаружить и не принять необходимые меры, может последовать необратимое разрушение документов. Поэтому в помещениях архива с повышенной влажностью должно проводится регулярное обследование документов, при обнаружении поражённых плесенью дел их необходимо немедленно изолировать и дезинфицировать. Стеллажи, шкафы, коробки в которых хранились поражённые плесенью документы протирают водным раствором формалина (3 - 5 %) и просушивается.

         Температурно - влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно, особенно этот контроль важен для архивохранилищ, где хранятся документы на плёночных носителях, отличающиеся от бумажных гораздо большей уязвимостью.

         Контрольно - измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

         Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище применяются термометры, гигрометры, психрометры, гигрографы. Наиболее распространенным прибором, простым в обращении и дешевым, является психрометр бытовой жидкостный ПБ-1Б (психрометр Августа).

         Прибор состоит из двух термометров - сухого и влажного. Сухой показывает температуру воздуха, а показания влажного помогают установить относительную влажность воздуха. Влажность определяется по таблице, приложенной к психрометру. Запись показаний температуры и влажности ведется ежедневно в специальном журнале.

         Отклонения от норм температуры и влажности воздуха устраняются так: при повышенной влажности воздуха - установка автономных кондиционеров, интенсивное отапливание или проветривание помещения (проводится только в, том случае, если влажность наружного воздуха ниже влажности воздуха в хранилище), а также установка открытых сосудов с водным раствором хлористого кальция; при пониженной влажности воздуха - уменьшение нагрева отопительных приборов, установка увлажнителей воздуха (климатизер КИ-0.4 или бытовые), установка сосудов с водой, имеющих большую площадь испарения, влажная уборка помещений.

         Однако все эти мероприятия проводятся только при постоянном наблюдении за температурно - влажностным режимом воздуха в хранилище.

3.2 Световой  режим

         Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования.

         Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в  хранилищах может быть естественным и искусственным:

         Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге.

         Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.