Современные тенденции развития делопроизводства

2. Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к необходимости переработки ЕГСД. В 1988 году Главархив СССР утвердил ее вторую редакцию, которая стала называться ЕГСДОУ – Единая государственная система документационного обеспечения управления. В 1991 году появилась государственная система ДОУ (ГСДОУ), которая в настоящее время пересматривается.

3. В 2000 году Федеральной  архивной службой РФ была утверждена  «Типовая инструкция по делопроизводству  в Федеральных органах исполнительной  власти».

4. Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» введен 1 июля 2003 года.

5. «Основные правила  работы ведомственных архивов» 1986 год в которых детально освещены делопроизводственные вопросы и работа с документами в архиве.

6. В 2000 году был введен  нормативный акт «Перечни документов  с указанием сроков хранения».

7. «Типовое положение  о ведении делопроизводства по  предложениям, заявлениям и жалобам  граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях» 1982 год.

8. «Типовые межотраслевые  нормативы численности служащих, занятых в экономических и  административно-хозяйственных службах  производственных объединений и  предприятий» 1980 год.

9. «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию» 1988 год.

10. «Нормы времени на  работы по автоматизированной  архивной технологии и документационному  обеспечению органов управления» 1993 год.

11. «Нормы времени на  работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти», утвержденные Постановлением Минтруда России № 23 от 26 марта 2002 года.  

12. ГОСТ 17914-72. Обложка дел  постоянного хранения. М., 1972.

13. Примерное положение о ЦЭК министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива РФ № 19 от17 марта 1998 года.

14. «Основные правила  работы архивов организаций», утвержденные  Росархивом в 2002 году.

15. «Примерное положение  о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденное Приказом Росархива № 2 от 19 января 1995 года.

Вместе с тем значительная часть вопросов организации и технологии работы с документами не регламентируется, да и не должна регламентироваться на государственном уровне. Эти вопросы составляют область корпоративного регулирования ДОУ. Корпоративное регулирование ДОУ отвечает социально-экономическим преобразованиям в нашей стране за последнее десятилетие.

Понятие «корпоративное регулирование ДОУ» используется в широком смысле применительно к:

отдельному учреждению, предприятию или организации с достаточно развитой организационной структурой;

группе предприятий, объединенных отношениями собственности или корпоративным соглашениями;

ведомству.

С одной стороны, корпоративное регулирование ДОУ в качестве основы и одного из условий своего успеха должно опираться на продуманную систему государственного регулирования. С другой стороны, корпоративное регулирование ДОУ дополняет формы и методы государственного регулирования с учетом отраслевой специфики, конкретных условий деятельности и возможностей организации, доводя реализацию установленных норм до уровня конкретных процедур работы.

Практически в каждой организации проявляются различные тенденции, связанные как с необходимостью закрепления существующих общегосударственных правил работы с документами, так и с выработкой новых подходов, а иногда и с отступлением от установленных правил.

Под влиянием многих одновременно действующих факторов внешнего и внутреннего порядка (квалификация работников, проявление корпоративной культуры, индивидуальная управленческая культура работников) существует постоянная необходимость оптимизировать состав применяемых методов и приемов работы, устранять устаревшие и неэффективные методы. Корпоративное регулирование призвано создать систему работы с документами, учитывающую особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.

Уже с середины 90-х годов ХХ началось бурное внедрение корпоративных систем автоматизации делопроизводства (автоматизированной системы управления (АСУ), общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС)) (приложение 2). Особенностью корпоративных информационных систем является то, что они функционируют на основе компьютерной сети (приложение 3) и объединяют информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений ( в том числе и территориально обособленных), а возможно и нескольких организации, объединенных корпоративным соглашением.

Анализ практики корпоративного регулирования ДОУ последних лет позволяет выделить ряд новых черт и моментов методологического характера:

1. Корпоративное регулирование  ДОУ отличается возросшим уровнем  системности в решении вопросов  управления, включающим:

документированную информацию;

персонал;

технические и программные средства обеспечения информационных процессов;

нормативно установленные процедуры форматирования и использования информационных ресурсов.

2. В условиях корпоративной  системы появляется возможность, неосуществимая при традиционной  технологии – вести централизованный  контроль за документооборотом  во всех подключенных к системе  подразделениях, в том числе территориально  удаленных.

3. Возрастает оптимизация работы с документацией в учреждении в целом, то есть на корпоративном уровне. Современный подход к управлению документацией не ограничивается только организационно-распорядительными документами, а предполагает отношение к документам как к информационному ресурсу управления организации в целом.

4. Внедрение корпоративных  систем автоматизации (система «Дело-96», система «Золушка-WIN. Служебная корреспонденция», система «БОСС- Референт».) документооборота создает новые предпосылки для возрастания роли служб ДОУ. На первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства.

5. Возникает потребность  в издании специальных документов  по регламентации документационных процессов в условиях применения корпоративных технологий документооборота. Эти вопросы могут быть отражены либо в специальном едином для организации документе, либо в отдельных документах, регламентирующих работу службы ДОУ и структурных подразделений.

6. Корпоративное регулирование  ДОУ связано не только с  использованием методов организационного  нормирования и регламентации, но  и компонентов корпоративной  культуры.

Все большее число организаций уделяет внимание своему фирменному стилю и даже  заказывает его профессиональную разработку. В частности, элементы фирменного стиля могут присутствовать в оформлении документации, использоваться в фирменных бланках, конвертах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение работы можно сделать следующие выводы: документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:

распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов;

планирование – посредством подготовки различных планов;

учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;

контроль -  путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты и др.);

распорядительной деятельности (приказы, указания, решения и др.);

накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные способы письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.

 

 

Постепенно положение дел в делопроизводстве стабилизировалось и со временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражаются в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и другие, т.е. присущи всем органам управления. Можно выделить различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.

С развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.  

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кудряев В.А. Организация  работы с документами: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. (Серия «Высшие образование»).

2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004.

3. Кузнецова  Т.В., Санкина Л.В. и др., Делопроизводство: Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 2004.

4. Лившиц Я.З., Цикулин  В.А. История делопроизводства в  СССР: Учебник – М: МГИАИ, 1974.

5. Ватолина М.В. Организация  работы с документами: Учебник  – Ростов н/Д: Феникс, 2004. (Серия  «Высшее образование»).

6. Митяев К.Г. История  и организация делопроизводства в СССР: Учебник – М: 1959.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы  офиса: Учебник – М: Издательский  центр «Академия», 2003.

8. Научно-практический журнал «Отечественные архивы».

9. Специальный выпуск журнала «Секретарское дело» М.,1996.

10. Сайт  www.termika.ru.

11. Сайт www.document.ru.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – С. 15.

2 Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - №1.

3 Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.

4 ГОСТ Р 6.30-03 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,2003