Современные тенденции развития делопроизводства

В 1926 году в системе НК РКИ СССР был образован Институт техники управления (ИТУ), который, как и «Оргстрой», работал над совершенствованием государственного управления и ведения делопроизводства в организациях. Институтом были разработаны и применялись научно обоснованные методы постановки делопроизводства учреждений, которые не утратили своего практического применения и в настоящее время: непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотографии и самофотографии рабочего дня, хронометраж и прочее.

В 1931 году была опубликована государственная инструкция по делопроизводству «Общие правила документации и документооборота», которая предполагала введение единой организации делопроизводства для всех учреждений. Ответственность за постановку делопроизводства возлагалась на секретариаты, в штат которых входил весь конторско-канцелярский персонал. Секретарь учреждения возглавлял работу с документами. В службу ДОУ кроме секретаря входили: помощник секретаря, приемщик поступающей корреспонденции, регистратор, разметчик, сортировщик, экспедитор, архивариус, корректор, стенографистка, машинистка, курьер. Несмотря на трудности организации работы новой службы ДОУ, некоторые должности сохранились и по сей день и являются неотъемлемой составной частью организации работы с документами.

«Общие правила» являлись первой серьезной попыткой разработки единых общегосударственных норм ведения делопроизводства. Однако они не были лишены недостатков, главным образом из которых была рекомендация безрегистрационной системы делопроизводства.

В рационализаторской работе института техники управления большое место занимали вопросы стандартизации, которая велась по четырем направлениям:

форм  документации;

материалов, применяемых в делопроизводстве (бумага, ленты для пишущих машин, чернила и т.д.);

средств конторского труда (ручки, перья, механические приспособления);

конторского оборудования (столов, стульев, шкафов, стеллажей).

Так, в частности, было установлено два рода формата бумаги:

потребительский формат (для изделий из бумаги: книг, бланков, писчей бумаги в листах, карт, чертежей);

производственный (для листовой и рулонной бумаги, выпускаемой бумажной промышленностью). Для письма было установлено 2 формата вместо 28, для карточек – 4 вместо 161. В целом это позволило сократилось ассортимент форматов на 90%.

Институтом техники управления впервые были разработаны нормы труда канцелярских служащих. С этой целью физико-техническая лаборатория ИТУ проводила фотографии рабочего дня, хронометраж, фиксацию наблюдений. Были установлены также нормы условий труда, оборудования рабочего места, освещенность и другие факторы.

ИТУ был сторонником и пропагандистом функциональной системы построения Государственного аппарата, которая привела к обезличке в руководстве, поскольку в целом за руководство подведомственных учреждений никто не отвечал. В апреле 1932 года ИТУ был ликвидирован.

Новая Конституция 1936 года законодательно закрепила изменения в политической организации советского общества. Советы рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов были преобразованы в Светы депутатов трудящихся. В Конституции СССР 1936 года были четко разграничены функции между органами государственной власти и органами государственного самоуправления.

В 1941 году проводится первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли отражения вопросы документационного обеспечения управления:

создание организационно-методического центра для руководства постановкой  делопроизводства;

разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;

 

механизация труда «канцелярских» работников;

проведение унификации управленческой документации;

установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Фактически предполагалось восстановить разрушенную систему, дополнив ее некоторым новым элементами. Сделать этого, однако, не удалось из-за начавшейся вскоре второй мировой войны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИСТОРИЯ УПРАВЛЕНИЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В 1945 – 1990 ГОДА.

После Великой Отечественной войны была разработана Инструкция по делопроизводству в сельских  Советах депутатов трудящихся РСФСР, а затем созданная на ее основе Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных комитетах районных и городских Советов депутатов трудящихся в Московской области. Типовые инструкции были разработаны  для районных финансовых органов, народных судов и других учреждений.

В 1945 – 1990 года большое внимание было уделено проблеме классификации документов. Эта проблема решалась в нескольких взаимосвязанных направлениях: путем создания классификаторов служебных документов; разработки перечней материалов и номенклатур дел (приложение 1).

Первое направление состояло в продолжении работы, начатой еще в 1920-е годы, когда стали создаваться первые советские классификаторы документов (классификатор служебных документов Народного комиссариата путей сообщения, классификатор Народного комиссариата внутренних дел РСФСР)

Создание классификаторов в рассматриваемый период отличалось тем, что предпринималась попытка составить классификатор так, чтобы на его основе можно было облегчить создание номенклатурных дел.

Так, в 1939 году была введена в действие «Систематическая таблица научной и деловой документации (делопроизводства) учреждений Академии наук СССР (классификатор вопросов)». На основе этого классификатора каждое  учреждение Академии наук составляло номенклатуры дел. Дела получали индексы на основе классификатора. Отдельным документам при регистрации присваивались индексы также согласно классификатору. Единство индексации значительно облегчало  справочную работу по документам и формирование дел.

В 1948 году был составлен «Примерный перечень дел сельского  Совета депутатов трудящихся РСФСР», а в 1950 году – «Примерный перечень дел исполкомов районных и городских Советов депутатов трудящихся».

С 1936 года в центральных учреждениях начали создаваться перечни документальных материалов с указанием сроков их хранения. Создание таких перечней имело важное значение для упорядочения хранения документальных материалов в делопроизводстве и архиве. Это дало возможность предотвратить от гибели  ценные документы и освободиться от длительности хранения малоценных документов.

В 1943 году Главное архивное управление (ГАУ) создало «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». В этом перечне была отражена типовая документация, образующаяся в деятельности всех ведомств. Каждой категории документальных материалов были установлены сроки их хранения.

Издание этого Перечня дало возможность всем ведомствам, не имеющим еще свои перечни, при разработке учесть как формулировки отдельных статей, так и унифицированные сроки. В 1957 году Главное архивное управление выпустило новое издание Перечня типовых документальных материалов.

Все работы по совершенствованию делопроизводства, проведенные в рассматриваемый период, были связаны с совершенствованием административной деятельности советских учреждений.

Так, в постановлении ЦК КПСС от 25 января 1954 года «О серьезных недостатках в работе партийного и государственного аппарата», указывалось, что в работе советского аппарата сложилась вредная бюрократическая практика, выражающаяся в том, что основное внимание и силы партийных, советских и хозяйственных кадров сосредотачиваются не на выполнении решений партии и правительства, а на составлении многочисленных директив, резолюций, справок, писем, отчетов.

Постановление наценивало работников партийного и государственного аппарата на борьбу с «бумаготворчеством», на сокращение той части переписки и отчетности, которая не несет полезной информации для управления народным хозяйством. 

Так, уже в 1954 году общегосударственная и внутриведомственная статистическая отчетность была сокращена почти в три раза, периодическая бухгалтерская отчетность предприятий – более чем в два раза. Почти в пять раз сокращена отчетность колхозов. Тем самым были созданы более благоприятные условия для руководителей  и специалистов на производстве по непосредственной организаторской работе, а не растрачивать время на составление многочисленных отчетов и справок.

К концу 1950-х годов советский народ под руководством Коммунистической партии добился огромных успехов в социалистическом строительстве.

В условиях развитого социалистического общества, рационализация делопроизводства получает новое качественное развитие. Она идет по двум основным направлениям:

разработки общегосударственных нормативов по организации делопроизводства;

механизация делопроизводственных работ как одного из важных условий совершенствования управления.

Эти направления были закреплены в специальном постановлении Правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата, принятом в декабре 1959 года. В постановлении была намечена обширная программа выпуска средств механизации делопроизводства, что создавало базу для эффективной рационализации делопроизводства.

С целью унификации постановки делопроизводства тогда же было положено начало созданию в СССР Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), разработка которой была поручена Академии наук в СССР, Госкомитету по вопросам труда и заработной платы и ЦСУ СССР.

В июне 1960 года в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 года: актуальность создания специализированного института для разработки ЕГСД и необходимость исследования в области НОТ.

Определенной вехой в области оптимизации работы с документами было утверждение постановлением Совета Министров РСФСР в 1958 году «Примерной инструкции о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ.

В 1963 году ГАУ издал «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были основным руководящим документом и способствовали упорядочению их деятельности.

Важным этапом стало издание 25 июля 1963 года постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», которое поручало ГАУ и ряду государственных комитетов и институтов разработку ЕГСД.

Реализация этой идеи началась с подготовки в 1965 году «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 году был учрежден в системе ГАУ Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку ЕГСД. В 1967 году ВНИИДАД разработал методическую программу исследований, а в 1970 году – проект Основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 года «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения.

Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и она стала носить комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по НОТ служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления, содействовала улучшению качества принимаемых решений, оптимизации структуры, штатной численности управленческого аппарата. Но новые информационные технологии работы с документами с применением вычислительной техники в ЕГСД представлены не были. Этот недостаток был восполнен позже при переработке ЕГСД и издании ее новой редакции – Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией ГАУ в 1988 году.

   Главным событием  в истории делопроизводства 70 – 80-х годов было издание государственных  стандартов (ГОСТ) на управленческие  документы (ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 и другие), разработка общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ) – ОКУД, ОКПО, ОКОНХ унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на унифицированные системы. Внедрение этих документов в практику управления улучшило и упростило работу с ними, а главное дало основу для автоматизации управленческой деятельности.

 

 

   

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

В настоящее время существует достаточно развитая законодательная и нормативная база по вопросам развития ДОУ, которая продолжает совершенствоваться.

1. До недавнего времени  сфера делопроизводства регулировалась, прежде всего Единой государственной  системой делопроизводства (ЕГСД), введенной  в 1974 году.