Совершенствование организации документирования деятельности кадровой службы ЗАО «Троицкая энергетическая компания»»

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.Допускается два способа оформления даты документа: цифровой или словесно-цифровой [16].

При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.Этот способ оформления дат находит широкое применение в архивах – даты на стеллажах, папках и иных документах пишут в «обратной» последовательности.При словесно-цифровом способе дату следует оформлять: 05 февраля 2011 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Выделяют следующие виды регистрационных форм: регистрационно-контрольные карточки; регистрационные журналы; экранные формы [20].

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.  Незарегистрированный документ юридической силы не имеет. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит обязателен для писем.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднительно его определить по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, использовать можно только общепринятые сокращения.Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Таким образом, можно сделать вывод, что для правильной организации кадровой документации на предприятии, необходимо соблюдать ряд важных условий.

 

ВЫВОДЫ ПО ПЕРВОЙ ГЛАВЕ

Таким образом, под документированием деятельности кадровой службы понимается документационное сопровождение работы с кадрами предприятия. Организация такой деятельности основывается на федеральных и локальных нормативных актах.

Нормативно-правовое регулирование документирования деятельности кадровой службырегулируется Конституцией Российской Федерации, где ст.37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск». Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ и др.

В соответствии с «Общероссийским классификатором управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ кадровое делопроизводство должно включать и унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Для правильной организации кадровой документации на предприятии, необходимо соблюдать ряд важных условий. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 окт. 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации определены ГОСТом Р 6.30-2003. Этим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов, в том числе эти требования распространяются на кадровую документацию.

 

ГЛАВА II. РЕАЛИЗАЦИЯ РАБОТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В

ЗАО «ТЭК»

2.1. Характеристика деятельности предприятия и функций его отдела кадров

 

Закрытое акционерное общество «Троицкая энергетическая компания», создано   в  соответствии   с действующим  законодательством  РФ  в  целях  получения  прибыли  от  его рынка товаров и услуг.

Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Закрытое акционерное общество «Троицкая энергетическая компания», сокращенное фирменное наименование на русском языке: ЗАО «ТЭК». 

Местонахождение Общества: Российская Федерация, 457100, Челябинская область, г. Троицк, пос.ГРЭС, ул.Монтажников, д.4.

Общество учреждено на неограниченный срок.

Единственным учредителем Общества является: Гражданин Российской Федерации: Листовский Андрей Николаевич.

ЗАО «ТЭК» является юридическим лицом и свою деятельность организует на основании настоящего Устава и действующего законодательства Российской Федерации. Имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (Общество вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранных языках) и указание на место его нахождения. Общество имеет штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации.

Предметом деятельности Общества является:

- Производство, передача и распределение  пара и горячей воды (тепловой  энергии);

- Строительство;

- Производство, передача и распределение  электроэнергии, газа;

- Сбор, очистка и распределение  воды;

- Торговля автотранспортными средствами и мотоциклами, их техническое обслуживание и ремонт;

- Оптовая торговля, включая торговлю  через агентов, кроме торговли  автотранспортными средствами и  мотоциклами;

- Розничная торговля, кроме торговли  автотранспортными средствами и мотоциклами; ремонт бытовых изделий и предметов личного пользования;

- Деятельность гостиниц и ресторанов;

- Деятельность сухопутного транспорта;

- Связь;

- Финансовое посредничество;

- Страхование;

- Вспомогательная деятельность  в сфере финансового посредничества и страхования;

- Операции с недвижимым имуществом;

- Аренда машин и оборудования  без оператора; прокат бытовых  изделий и предметов личного  пользования;

- Деятельность, связанная с использованием  вычислительной техники и информационных  технологий;

- Научные исследования и разработки;

- Предоставление прочих видов  услуг;

- Рекламная деятельность;

- Предоставление социальных услуг;

- Удаление сточных вод, отходов  и аналогичная деятельность;

- Прочая зрелищно - развлекательная  деятельность;

- Деятельность информационных агентств;

- Предоставление персональных услуг;

- Сельское хозяйство, охота и  предоставление услуг в этих  областях;

- Лесное хозяйство и предоставление  услуг в этой области.

Все перечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством и  настоящим Уставом.

Общество может создавать филиалы и открывать представительства на территории Российской Федерации и за рубежом.

Филиалы и представительства не являются юридическими лицами и наделяются основными и оборотными средствами за счет Общества. Общество вправе иметь зависимые и дочерние общества с правами юридического лица.

Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность. Основу планов составляют договоры, заключенные с потребителями продукции и услуг, а также с поставщиками материально-технических и иных ресурсов.

ЗАО «ТЭК»  обязано соблюдать применимое законодательство, правильно и своевременно производить обязательные платежи в бюджет и внебюджетные фонды, соблюдать правила ведения бухгалтерского учета, порядок и сроки представления государственной статистической отчетности.

ЗАО «ТЭК»  самостоятельно отвечает по своим обязательствам.

ЗАО «ТЭК» несет ответственность по своим обязательствам в пределах имущества, находящегося в его собственности, стоимость которого отражена в бухгалтерском балансе Общества.

Постоянно действующим органом управления и контроля за деятельностью Общества является Генеральный директор ЗАО «ТЭК». Генеральный директор подотчетен Общему собранию акционеров.

Высшим органом управления обществом является Общее собрание акционеров. В пределах своей компетенции Общее собрание акционеров в праве рассмотреть любой вопрос.

Генеральный директор назначается Общим собранием акционеров Общества сроком на 1 (один) год и является единоличным исполнительным органом Общества, без доверенности действует от имени Общества.

Структура службы делопроизводства представлена секретарем.

Организационная структура управления выглядит следующим образом.

 

Генеральный директор

Секретарь

 

Юрист

 

Бухгалтерия

 

Отдел кадров

Инженер

 

Директор по продажам

 

Зам. директора по   реализации продукции

 

Производственный персонал

 

Рис. 1. Организационная структура управления ЗАО «ТЭК»

Отдел кадров является структурным подразделением компании и подчиняется начальнику ЗАО «ТЭК». Взаимодействует с другими структурными подразделениями. В своей работе отдел кадров руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию, должностными инструкциями (Приложение №1)

Основные функции отдела:

- Организация и обеспечение  комплектования компании необходимыми  специалистами, вспомогательно - техническим  персоналом, осуществление подбора  кандидатур на должности компании.

- Оформление документации  о поступлении, переводе, прекращении  работы в соответствии с действующим законодательством.

- Обеспечение проведения  конкурсов на замещение вакантных  должностей компании.

- Обеспечение проведения  аттестаций сотрудников компании.

- Ведение персонального  учета  сотрудников.

- Оформление и выдача  удостоверений сотрудникам компании.

- Подготовка и выдача  справок по просьбе работников  об их трудовой деятельности.

- Ведение учета использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденным графиком и дополнительных отпусков.

- Оформление и учет командировок.

- Ведение личных дел сотрудников, их трудовых книжек и другой необходимой документации.

- Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.

- Принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников.

- Организационная работа по обучению сотрудников на курсах повышения квалификации.

- Проведение анализа профессиональной подготовки сотрудников, составление заявок на обучение сотрудников.

- Размещение заказа на повышение квалификации и переподготовку сотрудников в учебных заведениях.

- Организация работы с кадровым резервом.

- Проверка организации работы специалистов кадровой службы в учреждениях социального обслуживания.

- Организация работы спецчасти.

- Подготовка документов для назначения и перерасчета ежемесячных доплат к государственным (трудовым) пенсиям.

- Поддержание базы данных получателей ежемесячных доплат (в электронном виде и на бумажном носителе) в актуальном состоянии.

- Рассмотрение писем, жалоб и устных обращений получателей ежемесячных доплат.

Организация деятельности отдела

Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя ЗАО «ТЭК».

Специалисты отдела назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя ЗАО «ТЭК» по представлению начальника отдела.

Начальник отдела несет ответственность за результаты деятельности отдела, распределяет обязанности между специалистами отдела, отвечает за соблюдение служебной дисциплины в отделе, в установленном порядке представляет сотрудников отдела к поощрению.

Должностные обязанности специалистов отдела определяются должностными инструкциями, утвержденными руководителем ЗАО «ТЭК».