Составление номенклатуры дел

В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления  деятельности, например, руководство, планирование, учёт, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

- Определение сроков хранения дел

Сроки хранения дел устанавливают  для обеспечения сохранности  ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки  документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются  по перечням документов с указанием  сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни, разрабатываемые  архивными учреждениями, устанавливают  сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие  функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, ведомств, министерств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные  архивы;

Перечень научно-технической  документации, подлежащей приему в  государственные архивы. Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».

Типовые перечни не могут  охватить всю документацию различных  отраслей. Поэтому на базе типовых  перечней министерствами и ведомствами  разрабатываются ведомственные  перечни, включающие наиболее полное и  систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми.

Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) – устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется  с 1 января того года, который следует  за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2001 году, исчисляется с 1 января 2002 года.

- Индексация дел

Для практического использования  номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые  делам – индексы дел.

Если организация небольшая  и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и  т.д.  В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02).

Индексация структурных  подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие  дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

- Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая  разработана архивными органами и закреплена в Государственной  системе документационного обеспечения  управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатур дел структурного подразделения приведена на рис.1.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы  дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

 

НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню	Примечание
01-02	Устав фирмы		Пост.,ст. 37
01-03	Штатное расписание		Пост.,ст. 52

 

В первой графе проставляют  индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа –  название заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа – количество дел (томов, частей) – заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются  отметки о заведении новых  дел, о передаче ел в архив, о переходящих  делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количествах заведенных и включенных в номенклатуру дел.

Итоговая запись о  категориях и количестве дел:

По срокам хранения	Всего	В т.ч.переходящих
Постоянного	8	1
Временного (свыше 10 лет)	14	6
Временного (до 10включит.)	25
Итого	47	7

 

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного  хранения, со сроком хранения свыше 10 лет  и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата проставления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр  хранится в службе ДОУ, второй –  в архиве, третий используется в  структурном подразделении в  качестве справочного пособия по формированию дел. Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

 

 

2. Составление номенклатур  дел

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Кроме того, очень важно  знать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов, Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатур дел.

К процедуре составления  номенклатур дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении  состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов. Негосударственными организациями методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в  последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации – заново составляться и согласовываться.

Ответственность за составление (корректировку) номенклатуры дел организации  лежит на службе документационного  обеспечения управления, номенклатур  структурных подразделений –  на руководителях структурных подразделений. Работу по составлению номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

Разработку номенклатур  структурных подразделений, как  правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под  непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или раннее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.

Готовую номенклатуру подразделения  сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

Номенклатуру дел организации  оформляют на общем бланке или  чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.

Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

Составляют номенклатуру по форме, установленной «Основными правилами работы ведомственных  архивов» (рис. 2).

Номенклатура содержит в себе пять граф:

- первая – индекс  дела;

- вторая – заголовок  дела (тома, части);

- третья – количество  дел (томов, частей);

- четвертая – срок  хранения дела (тома, части) и номера  статей по «Перечню»; 

- пятая – примечание.

Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 – индекс структурного подразделения, а 05 – порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).