Составление номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел7.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того, в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

- в дела подшиваются  только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату  документы подшивать в дело  запрещается;

- каждый документ, помещенный  в дело, должен быть оформлен  в соответствии с требованиями  государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

- в дело включаются  документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

- документы постоянного  и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

- в дела группируются  документы одного календарного  года, за исключением переходящих  дел. Кроме того, отдельные категории  дел имеют свои особенности  формирования. Так, личные дела формируются  в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

- документы помещаются  в дело со всеми относящимися  к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию8. менклатура документ дело

ГЛАВА 2 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ НА ПРИМЕРЕ КОНКРЕТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

На сегодняшний день, сложно себе представить документооборот в любой организации без ведения номенклатуры дел. Благодаря ведению номенклатуры стало возможным систематизировать всевозможные документы в дела, вести общий учет дел и находить необходимые бумаги очень просто. Именно поэтому номенклатура дел в обязательном порядке должна быть в наличии у любой компании.

Отметим, что при формировании номенклатуры непременно стоит позаботиться о соблюдении следующих правил:

• допускается помещать в дело исключительно реализованные документы;
• необходимо присоединять к делу по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;
• необходимо вносить в дела документацию, которая относится к одному календарному году. Исключение составляют, так называемые, "переходящие» дел, которые создаются на протяжении нескольких лет;
• необходимо размещать документацию внутри дела в хронологическом порядке или таким образом, чтобы при прочтении стадии решения вопроса были расположены последовательно.

Стоит подчеркнуть, что при ведении делопроизводства в любой организации, составление номенклатуры дел является центральным процессом. В процессе деятельности любой компании, организации или предприятия, возникает большое количество документов. Впоследствии эти документы становятся хранителями ретроспективной информации компании. Она может понадобиться вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли своего рода памяти компании9. Составление номенклатуры дел происходит следующим образом:

- обследование документального  фонда - первый шаг в составлении  номенклатуры дел предприятия. При  обследовании документального фонда  осуществляется анализ состава  документов по видам, формам, способам  воспроизведения. Делаются выводы  о наличии в каждом структурном подразделении документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения. Отслеживаются взаимосвязи внешних и внутренних документных потоков. Одновременно с обследованием документального фонда производится первичное описание документов, образующихся в текущем делопроизводстве структурных подразделений. Это очень ответственная часть работы по составлению номенклатуры дел. Важно, чтобы используемые в номенклатуре дел описания документов и групп документов правильно отражали специфические особенности документов, были понятны и удобны в использовании для сотрудников. После проведения обследования документального фонда и описания документов наступает второй этап составления номенклатуры дел.

- следующий шаг - анализ первичных  описаний, редактирование заголовков, проставление сроков хранения  документов по Перечням, определение  мест хранения подлинников документов, аннотирование описаний для документов, представленных копиями, компьютерное  оформление номенклатуры дел структурных подразделений.

- на третьем этапе составления  номенклатуры дел производится  согласование полученного варианта  номенклатуры дел структурных  подразделений с уполномоченными  сотрудниками подразделений. Здесь  важно умение корректно снять возникающие разногласия.

- на четвертом этапе составления  номенклатуры дел необходимо  составить и оформить индексы  дел в соответствии с действующей  или специально разработанной  схемой присвоения делопроизводственных  индексов структурных подразделений.

Утвержденная номенклатура дел на бумажном носителе является документом постоянного хранения и хранится в управлении делами, секретариате, канцелярии. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации). Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.

разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Индекс (номер) конкретного дела состоит из:· условного обозначения (индекса) структурного подразделения· порядкового номера дела в пределах отдела или организации. Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел. По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.

Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов). В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания» нужно указать их названия. Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

• о заведении дел;
• о переходящих делах;
• о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;
• о выделении дел к уничтожению;
• о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

При помещении в дело первого документа в графе «Примечания» номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено»). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.