Составление и оформление распоряжений

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический  университет»

                              Кафедра исследования операций в экономике

имени профессора Ю.А. Львова

                                    Контрольная работа по дисциплине

                              

                                  ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

          Выполнил: _________________________________________

^{(Фамилия  И.О.)}

          студент_______ курса ____________спец. _______________

                                        ^{(срок обучения)}

    группа_______________№ зачет. книжки ________________

Подпись: ___________________________________________  

           Преподаватель: ________________________________

^{(Фамилия  И.О.)}

          Должность:  _________________________________

^{уч. степень, уч. звание}

Оценка: _____________Дата: __________________________

Подпись: ___________________________________________       

                                    Санкт-Петербург

                                                2014

 

                                                Оглавление:

 

1. Понятие бланк документа……………………………………3
2. Составление и оформление распоряжений…………………4
3. Составление и оформление указаний………………………11
4. Документооборот…………………………………………….13
5. Электронный документооборот……………………………..16
6. Список литературы…………………………………………...17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                    

                                       Понятие бланк документа.

 

 

Бланк документа — это стандартный  лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими  автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление  документа, повышает культуру документационного  обеспечения управления.  Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги: А4 и А5 допускается также использование бумаги форматов A3 и А6. Форматы бумаги имеют следующие размеры (в мм):  A3-297x420; А5-248x210;  А4-210x297; А6-105x148.  ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм):  левое — не менее 20; верхнее — не менее 15;  правое — не менее 10; нижнее — не менее 20.  Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением Государственного герба, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования (города, сельского населенного пункта). Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.  Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков:  · общий бланк;  · бланк письма;  · бланк конкретного вида документа.  Общий бланк используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. На общем бланке могут присутствовать следующие реквизиты: 01, 02, 03, 06.  В бланке письма используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04,06,07.  Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты: 01,  02,03,05,06,08,12.  Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях (договор, акт, протокол, служебное письмо и др.), могут изготавливаться бланки с унифицированным текстом.  Кроме перечисленных реквизитов на бланке могут быть отмечены (уголками, черточками) места для размещения следующих реквизитов: 09, 10, 11, 14, 15, 16, 17, 18, 19. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.  Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты бланка размещаются вдоль  верхнего поля документа, при угловом концентрируются в верхнем левом углу документа; при этом реквизиты 06, 07, 08,12 и ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 размещают одним из двух способов:  · центрованным (начало и конец строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);  · фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).  Вариант бланка с угловым расположением более экономичен и удобен с точки зрения использования рабочей площади документа.  В соответствии с действующим законодательством бланки документов могут изготавливаться на двух языках — русском и национальном (если на территории, на которой расположена организация, в качестве второго государственного языка используется национальный.  Если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа — те же реквизиты организации — автора документа на русском языке.  При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним — на иностранном.  Угловое расположение реквизитов на бланке  Если документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Л/то/размеров 12, 13,14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.  Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами — 1,5-3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то, начиная со второй, страницы  нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополни  тельных значков. Номер страницы проставляется в середине верх  него поля.  В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки документов с изображением Государственного герба, гербов субъектов Российской Федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией и подлежат учету.  Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков — на карточках или в журналах отдельно по каждому виду бланков. Учитывается количество изготовленных бланков, количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков.  Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.

 

 

 

Составление и оформление распоряжений

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем  организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем.

Особенностью распоряжений является то, что они издаются для  решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно  сужает сферу применения данного  вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих  перед организацией, управляемой  на основе принципа единоначалия, фиксируется  в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают  решения и постановления.

Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается  издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально  оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим  перед организацией (в этих целях  должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).

Право издания распоряжений закрепляется в организационно-правовых документах организации (например, уставе) либо делегируется руководителем своим  заместителям или главным специалистам (например, главному инженеру предприятия) путем издания распорядительного  документа (приказа).

Распоряжение является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем  организации, поэтому к его составлению  и оформлению предъявляются требования, аналогичные установленным для  приказов.

Как и приказы, распоряжения делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному  составу.

Распоряжения оформляются  на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при  составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок распоряжения формулируется  по тем же правилам, что и заголовок  приказа, например:

«Об обеспечении сохранности  бланков строгой отчетности»;

«Об обеспечении выполнения плана выпуска продукции в III квартале»;

«Об утверждении структуры  и штатной численности комитетов  и управлений Минского горисполкома».

Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания  распоряжения. Констатирующая часть  начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными  существительными. В основном используются существительные в творительном или родительном падеже, к примеру:

«В соответствии с указаниями…»;

«В целях обеспечения  сохранности бланков строгой  отчетности…»;

«В целях выполнения плана  выпуска продукции…».

Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного  документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его  названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных  случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом:

«Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»;

«Основание: Указ Президента Республики Беларусь от … № … «О…».

Если распорядительная часть  распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть  распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами  от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек  и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ»  используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить  то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в  конце констатирующей части) знаки  препинания ставятся в зависимости  от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам.

Пункты и подпункты  распоряжения излагаются в форме  повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или  наименование структурного подразделения  в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

Пример

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от … № … «О…»

ОБЯЗЫВАЮ:

Начальника отдела по архивам  и делопроизводству Е.В.Позняк подготовить  предложения по структуре и штатной  численности Минского городского архива и внести их на рассмотрение Минского горисполкома до 15.02.2013.

 
 

При оформлении распоряжений распорядительное слово допускается  опускать. В этом случае в конце  констатирующей части ставится двоеточие, а наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или  наименование структурного подразделения  указываются в дательном падеже.

Пример

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»:

1. Утвердить структуру  и штатную численность комитетов  и управлений Минского горисполкома.

2. Председателям комитетов  подготовить и представить на  утверждение штатные расписания до 15.06.2013.

 
Распорядительная часть распоряжения заканчивается, как правило, указанием  должностного лица, структурного подразделения  или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением распоряжения возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим.

Отметка о наличии приложений к распоряжениям оформляется  таким же образом, как и в приказах. Правила визирования и подписания распоряжений аналогичны установленным для приказов.

Регистрируются распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный  в пределах делопроизводственного  года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

Примеры оформления распоряжений приведены в приложениях 1, 2.

 
 

 

 

 

14.03.2013 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института 
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение 1

Пример оформления распоряжения об обеспечении сохранности бланков  строгой отчетности

Эмблема

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ  ОБЩЕСТВО  «КОММУНАР»  (ОАО «Коммунар»)   РАСПОРЯЖЕНИЕ  27.03.2013 № 41   г.Минск

Об  обеспечении сохранности  бланков строгой отчетности
В целях обеспечения сохранности  бланков строгой отчетности: 1. Назначить главного  бухгалтера В.И.Азаренко ответственной за поступление и хранение бланков строгой отчетности. 2. Создать комиссию по  списанию бланков строгой отчетности  в составе: Председатель - зам.  генерального директора В.Д.Селезнев. Члены комиссии: 1. Ведущий бухгалтер А.М.Черноусова;  2. Инспектор по кадрам Л.В.Гриценко.
Генеральный директор	Подпись	П.И.Каравайчик

Пример оформления распоряжения о  выполнении планового задания

Эмблема

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ  ОБЩЕСТВО  «ЗАРЯ»  (ОАО «Заря»)   РАСПОРЯЖЕНИЕ  27.09.2013 № 218   г.Минск

Об  обеспечении выполнения плана  вязального цеха в IV квартале 2013 г.
В целях обеспечения запланированного выпуска продукции вязального цеха в IV квартале 2013 г.   ОБЯЗЫВАЮ: 1. Начальника отдела снабжения  Н.С.Блещика подготовить уточненный график поставок сырья акционерным обществом «Заря» в IV квартале 2013 г. Срок исполнения - 05.10.2013. 2. Начальника вязального  цеха О.В.Кримовскую подготовить предложения по сокращению трудозатрат на производство единицы продукции и представить их на рассмотрение дирекции организации. Срок представления - 15.10.2013.
Зам. директора	Подпись	В.И.Беняш

                     СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ УКАЗАНИЙ

 
Указание - правовой акт, издаваемый руководителем  организации по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

В отличие от приказов, распоряжений, постановлений и решений указание не может использоваться в качестве утверждающего акта.

Так как указание является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные  тем, которые установлены для  приказов и распоряжений.

Указания оформляются  на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для указаний.

Кроме реквизитов бланка при  составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок указания формулируется  с помощью предлога «О» («Об») и  отглагольного существительного в  предложном падеже, например:

«Об организации работы копировально-множительного  бюро»;

«О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.