Роль распорядительных документов в управлении

В случае необходимости текст  указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной  форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или  наименование структурного подразделения  в дательном падеже после слова  ПРЕДЛАГАЮ, винительном - после слова  ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в неопределенной форме) - срок исполнения.

В последнем пункте указывается  наименование должности, инициалы и  фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается  контроль за исполнением указания: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, пишутся в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

В указаниях, как и в  других распорядительных документах, отметка о наличии приложения как самостоятельный реквизит не используется. Правила визирования  и подписания указаний аналогичны тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Датой указания является дата его подписания. Дата проставляется  руководителем, издавшим указание.

Регистрируется указание отдельно от других распорядительных документов (приказов, распоряжений). Его  регистрационным индексом является порядковый номер, присвоенный в  пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

Примеры оформления указаний приведены в приложениях 1, 2 к  материалу.

 

 

 

 

 

 

2.4. Решение. Постановление

Решение и постановление - правовые акты, принимаемые коллегиальными органами.

Разница между решениями  и постановлениями заключается  в том, что постановления принимаются, как правило, органами государственного управления (Совет Министров РБ, министерства, государственные комитеты), а решения - исполнительными и  распорядительными органами (областные, районные, городские исполкомы, профсоюзные  комитеты), а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

В форме решений принимаются  также совместные распорядительные документы организаций, различные  по форме (постановления и приказы, решения и приказы). Например, в  форме совместного решения может  быть издан распорядительный документ местным исполнительным и распорядительным органом (исполкомом, администрацией района в городе) и руководителем организации, расположенной на его территории.

К составлению и оформлению решений и постановлений предъявляются  те же требования, что и к распорядительным документам, издаваемым на основе единоначалия (приказам, распоряжениям, указаниям). Они оформляются на общих бланках  формата А4, имеют установленный состав реквизитов. Заголовки решений и постановлений формулируются с помощью предлога «О» («Об») и отглагольных существительных, тексты делятся на констатирующую и распорядительную части, оформляемые по тем же правилам, что и в приказах.

Вместе с тем оформление решений и постановлений имеет  ряд особенностей, отражающих коллегиальный  характер их принятия.

Решения и постановления  не издаются, а принимаются, в связи с чем название реквизита «Место издания» в бланках указанных распорядительных документов трансформируется в «Место составления».

В текстах постановлений  и решений распорядительное слово («ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ») включается в констатирующую часть и печатается в одну строку с ней. Это обусловлено  тем, что в констатирующей части  указывается орган (органы), издавший соответствующий документ. Например:

«…Совет Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:»;

«…Министерство юстиции  Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:»;

«…Могилевский областной  исполнительный комитет РЕШИЛ:»;

«…Минский областной исполнительный комитет и Могилевский областной  исполнительный комитет РЕШИЛИ:»;

«…Совет Директоров РЕШИЛ:».

При необходимости постановления  и решения могут подвергаться не только внутреннему, но и внешнему согласованию, оформляемому грифом согласования.

Как документы, принимаемые  коллегиально, решения и постановления  содержат две подписи. Единственное исключение из этого правила сделано  для постановлений и решений, имеющих статус нормативных правовых актов Республики Беларусь. Согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных  правовых актах Республики Беларусь»  и Правилам подготовки проектов нормативных  правовых актов, утвержденным Указом Президента РБ от 11.08.2003 № 359, такие документы  должны содержать только одну подпись. Однако это требование не распространяется на локальные нормативные правовые акты, а также на нормативные правовые акты областных и Минского городского исполкомов, решения которых подписываются  председателем и управляющим  делами.

При подписании решения или  постановления первой оформляется  подпись руководителя коллегиального органа (например, председателя исполкома), а ниже - руководителя службы документационного  обеспечения управления (ДОУ), ответственного за правильность оформления документа (управляющего делами).

Пример:

 Председатель исполкома Подпись  К.А.Сумар

Управляющий делами Подпись  С.Ф.Лаптенок

Датой решения и постановления  является не дата его подписания, а  дата проведения заседания (совещания), на котором документ был принят. В решениях и постановлениях, имеющих  статус нормативных правовых актов  Республики Беларусь, даты оформляются  словесно-цифровым способом.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно  осуществлять без использования  распорядительных документов. От  того, насколько правильно составлены  и оформлены распорядительные  документы, организована работа  с ним, во многом зависит  своевременность и правильность  принятия управленческого решения.

В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы  важные решения, влияющие на работу всего  предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

 Правила оформления  документов закреплены в правовых  и нормативных актах, которые издают органы государственной власти субъектов Республики Беларусь, органы местного самоуправления.

 Требования к оформлению  документов также закреплены  в государственных стандартах  на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

 Применение стандартов  на практике способствует улучшению  качества документов, и как следствие  более эффективной деятельности  организации. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Басаков М.И. , Замыцкова О.И. Делопроизводство: учебник-Ростов н/Д: «Феникс», 2007.-(Среднее профессиональное образование) (стр.141-172)

2.Замыцкова О.И. , Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управление): учебник- Ростов н/Д: «Феникс», 2009. (128-172)

3.Румынина Л.А. Документационное  обеспечение управления: учебник-М.: «Академия», 2008. (стр.91-102)

4.Соколов В.С. Документационное  обеспечение управления: учебник- М.: «Форум:Инфра-М», 2007. (стр.91-118)

5.Кирсанова М.В., Аксенов  Ю.М. Курс делопроизводства : Документационное обеспечение управления: учеб. пособие.-М.: «Инфра-М»,2006.

6.Попова Н.Ф. Документационное  обеспечение управления: практикум  для экономистов: учебное пособие. 2008.

7.Барихин А.Б. Большой  словарь-справочник кадровика. -М.: «Книжный мир», 2008.-456с.

8.Басаков М.И.Справочник секретаря по делопроизводству. Ростов н/Дону.: МарТ, 2005.-315с.

9.Рогожин М.Ю.Справочник кадровика-2-е изд. Перераб. и доп.- М.:«Проспект», 2009.-344 с.

10.Справочник директора  предприятия. По ред. Лупуста М.Г. – 7-е изд. М.: «Инфора-М», 2004.-914с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Учреждение «Белорусский 
научно-исследовательский институт 
документоведения и архивного дела» 
(БелНИИДАД)

ПРИКАЗ

г.Минск

О проведении аттестации 
руководителей и специалистов

В целях улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, качества и эффективности работы, обеспечения более тесной связи  материальных и моральных стимулов с результатами труда

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести 10.04.2008 аттестацию  руководителей и специалистов  института.

2. Утвердить прилагаемые  списки работников, подлежащих аттестации.

3. Создать аттестационную  комиссию в составе:

Председатель - зам. директора  А.В.Бекоев

Секретарь - ученый секретарь  Н.М.Дятлов Члены комиссии:  1. Зав. отделом документоведения Н.А.Капмоле

2. Зав. отделом архивоведения  Н.В.Кухарчик

3. Зав. отделом археографии  Ю.В.Нестерович

4. Председатель профкома  И.Н.Шидловская.

4. Заведующим отделами  подготовить аттестационные характеристики  подлежащих аттестации работников  и представить их в аттестационную  комиссию.

Срок представления - 01.04.2008.

 

 

Директор института

Визы   
Подпись  
С.Н.Литовченко

 

 

 

 

 

 

Эмблема 

Общество с ограниченной 
ответственностью

«КОНТИК» 
(ООО «Контик»)

ПРИКАЗ

06.02.2008 № 7

г.Минск 

О создании экспертной комиссии 
и проведении экспертизы ценности 
документов

В целях обеспечения качественного  отбора на хранение и уничтожение  документов и дел, образующихся в деятельности ООО «Контик»

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную  комиссию в составе:

Председатель - зам. директора  П.А.Кушнер

Секретарь - секретарь-референт М.В.Полозкова

Члены комиссии:  1. Главный бухгалтер Г.Б.Ткацевич

                              2. Юрисконсульт П.Н.Поликарпов

                              3. Зав. архивом Д.Н.Музыкина

                              4. …

2. Зав. архивом Д.Н.Музыкиной разработать и представить на утверждение директору положение об экспертной комиссии.

Срок исполнения - 20.02.2008.

3. Экспертной комиссии  провести экспертизу ценности  документов, образовавшихся в деятельности ООО «Контик» за 2005-2006 гг.

Срок исполнения - 01.05.2008.

 

Директор ООО  Подпись Ф.М.Шунейко

Визы 

 

 

 

 

 

 

 

Эмблема 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ 
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«ПУБЛИЦИСТ» 
(ООО «Публицист»)

ПРИКАЗ

18.03.2008 № 8

г.Минск 

О внесении изменений 
в штатное расписание

В связи с производственной необходимостью и в целях совершенствования  технологического издательского цикла

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 Внести в штатное  расписание ЗАО «Публицист» с  01.04.2008 следующие изменения:

1. Исключить должность  корректора в отделе подготовки  рукописей.

2. Ввести должность технического  редактора в отдел компьютерной  подготовки изданий с окладом  _______ рублей в месяц.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора В.Н.Чалого.

 

Директор ООО  Подпись  В.Л.Перович

Визы 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Эмблема 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ  ОБЩЕСТВО 
КОММУНАР» 
(ОАО «Коммунар»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

27.03.2008 № 41

г.Минск 

Об обеспечении сохранности 
бланков строгой отчетности

В целях обеспечения сохранности  бланков строгой отчетности:

1. Назначить главного  бухгалтера В.И.Азаренко ответственной за поступление и хранение бланков строгой отчетности.

2. Создать комиссию по  списанию бланков строгой отчетности  в составе: Председатель - зам.  генерального директора В.Д.Селезнев. Члены комиссии:  1. Ведущий бухгалтер А.М.Черноусова;

2. Инспектор по кадрам  Л.В.Гриценко.

 

 

Генеральный директор  Подпись  П.И.Каравайчик

Визы