Роль распорядительных документов в управлении

Если исполнение пунктов  приказа возлагается на разные структурные  подразделения организации (должностные  лица), то для более оперативного их исполнения и удобства в работе исполнителей обычно изготавливаются копии такого приказа либо делаются выписки из него. При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа (реестра).

Особенностью оформления приказов является то, что отметка  о наличии приложения в них  как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может  заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)», «(приложение 2)» (если приложений несколько). Распорядительная часть приказа в этом случае может  быть оформлена следующим образом.

Пример:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

Начальникам отделов по архивам  и делопроизводству облисполкомов  подготовить и представить в  Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь информацию о состоянии сохранности  документов по личному составу в  негосударственных организациях по прилагаемой форме.

Срок представления - 12.12.2008».

Проекты приказов подлежат визированию заинтересованными  должностными лицами. Первым визирует проект приказа исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты приказов в обязательном порядке согласовываются с юридической  службой организации.

Как правило, приказ подписывает  руководитель организации, а в его  отсутствие - первый заместитель. В  случае болезни, отпуска, длительной командировки и в иных подобных случаях руководитель может делегировать право подписи  приказа другому должностному лицу, что оформляется соответствующим  приказом.

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе  проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован  в день подписания.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если иной срок не указан в тексте. В большинстве  случаев приказ действует до его  отмены или пока не истечет срок его действия, изначально определенный в тексте.

 

 

 

 

2.2. Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем  организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем.

Особенностью распоряжений является то, что они издаются для  решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно  сужает сферу применения данного  вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих  перед организацией, управляемой  на основе принципа единоначалия, фиксируется  в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают  решения и постановления.

Например, областные, районные и городские исполнительные комитеты, администрации районов в городах, являясь по своему статусу коллегиальными органами, принимают по основным задачам  своей деятельности решения. Совет  Министров РБ (также коллегиальный  орган управления) принимает в  этих целях постановления. Для решения  оперативных вопросов основной деятельности руководители указанных коллегиальных  органов (соответственно председатели исполкомов, главы администраций  в городах, Премьер-министр РБ) единолично издают распоряжения.

Распоряжения часто издаются руководителями коллегиальных органов  в соответствии с принятыми решениями  и постановлениями, а также во исполнение нормативных правовых актов  и поручений вышестоящих органов. В частности, Указом Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления, использования и хранения бланков  документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» утверждены образцы гербовых бланков документов государственных органов, а постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172 определен  порядок изготовления и использования  бланков документов с изображением Государственного герба РБ. Согласно этим нормативным правовым актам  председателем облисполкома может  быть издано распоряжение, в котором  будут определены должностные лица, осуществляющие контроль за выполнением требований Указа Президента РБ и постановления Правительства РБ, установлен порядок учета, хранения, выдачи и уничтожения соответствующих бланков в облисполкоме и т.п.

Издание в коллегиальных  органах распоряжений наряду с решениями  и постановлениями обусловлено  необходимостью оперативного разрешения возникающих задач управления, что позволяет существенно сузить круг вопросов, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, предоставляя им, таким образом, возможность сосредоточиться на решении основных, принципиальных задач.

Аналогичные цели имеет издание  распоряжений и в организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия. Согласно сложившейся  практике издание распоряжений происходит, как правило, в организациях, занятых  в сфере производства и имеющих  сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно. Документирование решений по оперативным  вопросам в них следует осуществлять путем издания приказов, в т.ч. приказов по административно-хозяйственным вопросам, а также указаний.

Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается  издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально  оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим  перед организацией (в этих целях  должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).

Право издания распоряжений закрепляется в организационно-правовых документах организации (например, уставе) либо делегируется руководителем своим  заместителям или главным специалистам (например, главному инженеру предприятия) путем издания распорядительного  документа (приказа).

Распоряжение является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем  организации, поэтому к его составлению  и оформлению предъявляются требования, аналогичные установленным для  приказов.

Как и приказы, распоряжения делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному  составу.

Распоряжения оформляются  на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при  составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок распоряжения формулируется  по тем же правилам, что и заголовок  приказа, например:

«Об обеспечении сохранности  бланков строгой отчетности»;

«Об обеспечении выполнения плана выпуска продукции в III квартале»;

«Об утверждении структуры  и штатной численности комитетов  и управлений Минского горисполкома».

Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания  распоряжения. Констатирующая часть  начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными  существительными. В основном используются существительные в творительном или родительном падеже, к примеру:

«В соответствии с указаниями…»;

«В целях обеспечения  сохранности бланков строгой  отчетности…»;

«В целях выполнения плана  выпуска продукции…».

Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного  документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его  названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных  случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться  следующим образом:

«Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»;

«Основание: Указ Президента Республики Беларусь от … № … «О…».

Если распорядительная часть  распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть  распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами  от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек  и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ»  используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить  то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам.

Пункты и подпункты  распоряжения излагаются в форме  повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или  наименование структурного подразделения  в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

Пример:

«В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от … № … «О…»

ОБЯЗЫВАЮ:

Начальника отдела по архивам  и делопроизводству Е.В.Позняк подготовить предложения по структуре и штатной численности Минского городского архива и внести их на рассмотрение Минского горисполкома до 15.02.2006.

При оформлении распоряжений распорядительное слово допускается  опускать. В этом случае в конце  констатирующей части ставится двоеточие, а наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или  наименование структурного подразделения  указываются в дательном падеже.

Пример:

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»:

1. Утвердить структуру  и штатную численность комитетов  и управлений Минского горисполкома.

2. Председателям комитетов  подготовить и представить на  утверждение штатные расписания  до 15.06.2006.

Распорядительная часть  распоряжения заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением  распоряжения возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим.

Отметка о наличии приложений к распоряжениям оформляется  таким же образом, как и в приказах. Правила визирования и подписания распоряжений аналогичны установленным для приказов.

Регистрируются распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный  в пределах делопроизводственного  года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

Примеры оформления распоряжений приведены в приложениях 1, 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Указание

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

В отличие от приказов, распоряжений, постановлений и решений указание не может использоваться в качестве утверждающего акта.

Так как указание является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные  тем, которые установлены для  приказов и распоряжений.

Указания оформляются  на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для указаний.

Кроме реквизитов бланка при  составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок указания формулируется  с помощью предлога «О» («Об») и  отглагольного существительного в  предложном падеже, например:

«Об организации работы копировально-множительного  бюро»;

«О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми  формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют  разъяснения.

Распорядительная часть  указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя  нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности  по занимаемой должности), которые пишутся  прописными буквами с новой строки.