Реквизиты документов. Постоянные и переменные

При наличии у визирующего замечаний  или возражений по содержанию документа  виза включает в себя указание на это.

24. Реквизит «Печать». Воспроизведение на печати Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности организации к органам государственной власти или государственного управления и регламентируется положением «О Государственном гербе Российской Федерации».

 

25. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Копия документа - документ, полностью  воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние  признаки или часть их, не имеющий  юридической силы. Должностные лица копии документов не подписывают. Для  придания копии юридической силы оформляется «Отметка о заверении копии».

Состав реквизита: надпись Верно, проставляемая от границы левого поля от руки или специальным штампом, должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка  подписи, дата заверения.

26. Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется от границы левого поля в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает в себя фамилию (или фамилию, имя, отчество) автора текста и номер его служебного телефона⁸. Допускается указывать номер факса.

 

27. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает в себя ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего об исполнении или краткие сведения о бездокументном исполнении, слова В дело, номер дела, в котором будет храниться документ, дату решения вопроса и личную подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

28. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется в середине нижней части лицевой стороны первого листа документа от руки или специальным штампом. В оттиск штампа может быть включено наименование организации, получившей документ.

Реквизит всегда включает в себя дату поступления и порядковый регистрационный номер в том случае, если документ будет зарегистрирован.

29. Реквизит «Отметка для автоматического поиска документа» проставляется в момент оформления документа. Включает в себя данные, необходимые для оперативного поиска информации (диск, каталог, имя файла и т.п.).

Если документ оформлен на двух и  более листах, они должны быть пронумерованы  арабскими цифрами в середине верхнего поля, начиная со второго  листа с цифры 2.

 

 

ПОСТОЯННЫЕ РЕКВИЗИТЫ. ИХ ОФОРМЛЕНИЕ

 

01. Воспроизведение на документе Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности организации к органам государственной власти или государственного управления и регламентируется положением «О Государственном гербе Российской Федерации». Частная коммерческая структура воспроизводить Государственный герб на своих документах не имеет права.

02. Герб субъекта Российской Федерации размещается на документах органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации. Частная коммерческая структура воспроизводить герб субъекта Федерации на своих документах не имеет права.

03. Эмблема организации - зарегистрированное в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» символическое графическое изображение, которое позволяет идентифицировать (определить, установить) товаропроизводителя. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего направления ее деятельности.

04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Любое зарегистрированное в установленном порядке предприятие имеет код ОКПО (восемь арабских цифр) или код ОКОГУ.

05. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

Код ОКУД проставляется только на унифицированных² документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации. Например: 0221052 - должностная инструкция; 0222152 -штатное расписание; 0276030 - график отпусков.

06. Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них. При существовании вышестоящей организации над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется.

Наименование структурного подразделения  указывают в том случае, если оно  является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

 

07. Реквизит «Справочные данные об организации» включает в себя почтовый адрес, указанный в соответствии с территориально-административным делением страны и почтовыми Правилами, и номера телефонов. Другие сведения указываются по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес в Internet, банковские реквизиты и др.).

08. Наименование вида документа указывается в случае, если оформляется любой вид ОРД, кроме письма. Вид документа «письмо» не указывается.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»//«Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28

4. Постановление Правительства  Российской Федерации от 27 декабря  1995 г. № 1268 «Об упорядочении  изготовления, использования, хранения  и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением Государственного  герба Российской Федерации»

5. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО  «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В.  Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев. -- М.: Экономика, 2001