Распорядительные документы предприятия

Ф

 

 

 

 

Контрольно-курсовая работа

на тему «Распорядительные документы предприятия»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

К распорядительным документам относят: приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения.

Схема оформления большинства  распорядительных документов типична  и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически  одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

В условиях единоличного принятия решений процедура издания  распорядительных документов включает в себя следующие стадии:

1) инициирование решения  – обоснование необходимости  издания распорядительного документа; 

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта  распорядительного документа; 

4) согласование проекта  документа; 

5) внесение проекта  распорядительного документа на  рассмотрение руководства; 

6) принятие решения  (подписание документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.

 

1. Приказ

Под письменным приказом следует понимать документированное  управленческое решение руководителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных по двум и более вопросам повседневной деятельности. ¹

Приказ – это нормативный  документ, издаваемый руководителем  предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).

По основной деятельности приказы издаются при:

• создании, ликвидации или реорганизации структурных  подразделений;

• утверждении положений  о структурных подразделениях и  должностных инструкций;

• введение новых стандартов;

• изменении графика  работы предприятия и т. д.;

По личному составу  – при:

• назначении работников на должность;

• при освобождении от должности;

• при перемещении  по службе;

• поощрениях или взысканиях;

• уходе сотрудников  предприятия в очередной отпуск и т. д. ²

Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят должностные лица (структурные подразделения) предприятия на основании поручений руководителя, его заместителя (помощника) либо в инициативном порядке. При этом проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений, по финансовым вопросам — бухгалтерия на основании соответствующих учетных данных, по вопросам планирования — плановый (планово-экономический) отдел на основании показателей деятельности предприятия и т. д.

Приказы подписываются  руководителем и (или) по его поручению — заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на лиц, ответственных за подготовку и внесение проекта на рассмотрение руководства предприятия. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Приказы должны иметь  порядковую нумерацию в пределах календарного года, при этом приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).³

Приказы по основной деятельности и по личному составу группируются в разные дела. Сформированные дела хранятся на предприятии. С момента создания и до передачи в архив предприятия приказы хранятся по месту их формирования в делах. С целью обеспечения сохранности приказов дела можно хранить в рабочих комнатах или специально отведенных для этих целей помещениях, в шкафах и столах, которые закрываются. На небольших предприятиях целесообразно хранить дела в канцелярии.⁴

Приказы (распоряжения) оформляются  на общем бланке, а формуляр приказа  включает следующие реквизиты:

• название вида документа (ПРИКАЗ);

• дату (датой приказа  является дата его подписания);

• порядковый номер приказа;

• место издания приказа;

• индекс документа;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись руководителя;

• отметку о согласовании;

• фамилию и номер  телефона исполнителя;

Текст отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа состоит  из двух частей – констатирующей и  распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ, может делиться на разделы и пункты, которые оформляются  арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение  или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.

Если приказ вводит в  действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются  в виде приложения к приказу.

После подписания приказа  не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при  решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок  формулируется в зависимости  от решаемого вопроса. Заголовок  в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»).

Констатирующая часть  в приказах по личному составу  может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом.

Приказы по личному составу  визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных  подразделений, чьих сотрудников касается приказ.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом.

Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в  командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются  руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о  поощрении, премировании, длительных командировках.

Оформление очередных  отпусков целесообразно производить  без издания приказов, используя  трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в  форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается  руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров.

Приказы по личному составу  хранятся в отделе кадров, по производственной деятельности – в канцелярии.

Образец оформления приказа по основной деятельности:⁵

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Распоряжение.

Распоряжение – документ, издаваемый по вопросам информационно-методического  и оперативного характера, а также  по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов.

Распоряжение оформляется  на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

1) Государственный герб  Российской Федерации, или герб  субъекта Российской Федерации,  или герб муниципального образования (в зависимости от характера распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);

2) эмблему (товарный  знак или знак обслуживания);

3) наименование организации;

4) название вида документа;

5) дату и номер документа; 

6) место издания; 

7) заголовок к тексту;

8) подпись; 

9) визы.

Распоряжения заголовка  не имеют. Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия. ⁶

Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным: в нем указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением данного распоряжения. Распоряжение подписывает руководитель или по его поручению заместитель руководителя предприятия. Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.

Сроки хранения распоряжений:

- по деятельности предприятия  в целом - от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, — постоянно);

- по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.⁷

Пример распоряжения:

 

3. Указание.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «обязываю», «предлагаю».

Если указание содержит только разъяснения о порядке  применения какого-либо нормативного документа, то слова «обязываю» и «предлагаю» могут быть опущены. В этом случае указание приобретает форму информационного письма.

Указание оформляется  на общем бланке. Указания подписываются  руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право  подписи по курируемым ими направлениям деятельности предприятия, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа.

Если в этих документах даются указания по вопросам, которые  курируются несколькими заместителями, то они подписываются руководителем предприятия или его первым заместителем.

Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядкового номера документа  в пределах календарного года и буквенного индекса «р». Буквенный индекс «и» проставляется в том случае, если указание приобрело форму информационного письма. ⁸

Пример Указания:

 

 

 

 

 

 

 

4. Решение.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.