Работа с конфиденциальными документами

Введение

Тема организации работы с конфиденциальными документами  актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики  России и в условиях ужесточения  конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным  видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

Одним из этапов жизненного цикла большинства документов является их уничтожение. Причины бывают разные:

законное уничтожение  в организациях после истечения  установленного срока хранения;

уничтожение или порча  по неосторожности, в результате аварий и стихийных бедствий, природных и техногенных катастроф;

умышленное уничтожение  или порча, для того, чтобы скрыть следы каких-то действий, или же для  того, чтобы причинить вред владельцу  документов.

В этой связи специалистам службы ДОУ и «родственных» профессий (таких, как архивное и библиотечное дело) приходится решать две противоположные задачи:

как уничтожить документы  так, чтобы минимизировать (а лучше  — полностью исключить) вероятность  восстановления содержащейся в них  информации;

как восстановить документы и содержащуюся в них информацию в случае порчи или уничтожения документов, какие методы и технологии для этого можно использовать.

Первая из перечисленных  задач связана с выполнением  требований законодательства и деловых  обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью.

Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. Желательно заранее продумать и составить  планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Уничтожение документа.

Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и  не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению

Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести  огромный ущерб предприятию. Определённые виды информации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах нуждаются в особой защите. Поэтому так важно уничтожать документацию без возможности её восстановления.

Для этого создается  комиссия (не менее 3 человек) в присутствии  которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц. Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию. В ходе уничтожения подобных материалов угрозы их безопасности реализуются за счет:

подмены документов, выделенных для уничтожения или изъятия  из документов и дел отдельных  частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей);

ошибочного или умышленного  выделения документов для уничтожения или фиктивное “уничтожение” ценных документов и дел;

неполного уничтожения  документов, дел и носителей, дающего  возможность восстановить их текст;

утраты (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения.

Перечисленные факторы возникновения угроз могут стать контролируемыми, если соблюдаются следующие условия уничтожения документов, дел и носителей информации:

коллегиальность принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения;

документирование (актирование) подготовки к уничтожению и уничтожение документов и дел;

внесение комиссией  отметок об уничтожении в акт  и учетные формы только после  фактического уничтожения документов и дел.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой  КД. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется.

Технологическая схема  уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает следующие процедуры:

подготовку документов, дел и носителей информации к  уничтожению;

оформление акта на уничтожение;

уничтожение документов по акту;

уничтожение документов и носителей информации без составления  акта.

Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к  уничтожению включает:

выделение документов, дел  и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;

получение письменного  разрешения на уничтожение от руководителей  структурных подразделений (направлений  деятельности) учреждения, фирмы;

систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в  номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо  ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель учреждения, фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

При выполнении процедуры  оформления акта на уничтожение документов проверяются следующие операции:

включение отдельной  позицией в акт каждого отобранного  к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;

оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;

проверка наличия и  комплектности документов и дел, включенных в акт;

согласование акта с  должностными лицами, подписание его  членами экспертной комиссии и утверждение  первым руководителем учреждения, фирмы.

В процедуру уничтожения  документов по акту входят:

проверка специально назначаемой комиссией наличия  документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;

физическое уничтожение  комиссией документов, дел, томов  и носителей информации;

внесение в акт и  учетные формы документов и носителей  информации записи об уничтожении, проставление росписи членов комиссии.

Фактическое уничтожение  документов и дел с истекшим сроком хранения производится только после  утверждения описей дел постоянного  и длительного срока хранения за соответствующий период времени.

Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.

Бумажные документы  уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и фотографические  носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики  и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

В процедуру уничтожения  документов и носителей информации без составления акта входят:

разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника службы КД;

накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне);

физическое уничтожение  остатков носителей несколькими  сотрудниками службы КД;

внесение отметок об уничтожении  в учетные формы документов и носителей.

При выполнении процедур и операций уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации особое внимание обращается на коллегиальность  осуществления этих действий и жесткое соблюдение последовательности процедур и технологии уничтожения.

После утверждения описей дел и документов постоянного  срока хранения составляется акт  о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению, в который включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Акт может иметь следующую форму:

«УТВЕРЖДАЮ»

Наименование должности

руководителя предприятия  

 

___________________________

(подпись, инициалы, фамилия,  дата)

АКТ

от _________ № __________

о выделении к уничтожению  конфиденциальных дел и документов  

 

№п/п	Индекс (номер) дела или номер документа и гриф конфиденциаль-ности	Заголовок дела или документа	Год дела или докумен-та	Номера экземпляров  документа	Количество листов в деле или в экземпляре документа	Срок ранения и номера статей по перечню	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

Примеры заполнения: 

 

1	03-14СК	Переписка о поставке сырья	1996	-	142	3 г., ст.48
2	35КТ (Издела11/04КТ)	Письмо о заключении договора	1996	3	2	3 г., ст.19
3	140К	Инструкция о порядке  хранения готовой продукции	1996	1-12	16	До замены новой, ЭК

 

  

 

 

 

Всего подлежит уничтожению __________________________ дел и документов  (прописью). 

_______________________________________

(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт)

Одобрено

Протокол ПДЭК

от ________ № ____________ 

 

Председатель ПДЭК

_____________________________   

(подпись, инициалы, фамилия,  дата) 

 

Включенные в акт  дела и документы сверены с  записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах

___________________________

___________________________

(подписи, инициалы, фамилии,  дата) 

 

Дела и документы  полностью уничтожены путем _________________

___________________________

___________________________

(подписи, инициалы, фамилии,  дата)

Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале (карточках) учета документов выделенного хранение и в описях документов дел произведены.

___________________________

(подпись, инициалы, фамилия,  дата)

 

Лишние экземпляры (копии) документов выделенного хранения, журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.

Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся в акт отдельной позицией и  должны соответствовать данным о  них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется: «То же, т______», с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается фактическое оставшееся в деле количество листов.