Работа с документами, содержащими коммерческую тайну

 

Содержание

1. Работа с документами,  содержащими коммерческую тайну……….3

2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну……………8

3. Работа с документами,  содержащими конфиденциальные сведения11

4. Уничтожение документов……………………………………………16

Приложения

 

 

 

 

1. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну

Конфиденциальный (от латинского confidentiale – доверие) документ – доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и  защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» определены следующие группы сведений:

1. «О фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;»
2. «Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.)»
3. «Составляющие тайну следствия и судопроизводства»;
4. «Информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна)»;
5. «Информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них».
6. «Информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению)».

К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно–техническая, технологическая, производственная, финансово–экономическая, иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу – хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования.

Информация предприятия  может быть отнесена к коммерческой тайне при наличии следующих  условий:

- действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности её третьим лицам;

- отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

- принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности.

Обеспечение сохранности такой информации требует соблюдения следующих условий:

- определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;

- обеспечение порядка их защиты;

-обеспечение строго контроля за допуском персонала к секретным документам;

- точное установление того, кто конкретно из руководства или служащих предприятия организует и контролирует секретное делопроизводство, наделение их соответствующими полномочиями;

- разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников организации;

- контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия;

- введение системы материального и иного стимулирования служащих предприятия, имеющих доступ к её секретам;

- внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации;

- личный контроль со стороны руководителя организации, внутренней службы безопасности и секретного делопроизводства.

Если эти условия  не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну, так как владелец информации, составляющей коммерческую тайну, вправе потребовать в судебном порядке возмещения убытков, причинённых её разглашением или выплату компенсации в размере, установленном решением суда.

Сведения, относящиеся  к коммерческой тайне.

Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно  разделить на два крупных блока:

1. Научно – техническая (технологическая) информация;
2. Деловая информация.

Научно – техническая  информация включает:

- сведения о конструкциях  машин и оборудования; чертежи;  схемы;

- используемые материалы;

- рецептуры;

- методы и способы  производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);

- новые технологии, направления  модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

- программное обеспечение  ПК, пароли, ключи, коды и процедуры  доступа к информации;

- организация системы  безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

- сведения о финансовой  стороне деятельности предприятия  (промежуточные финансовые отчёты, первичные бухгалтерские документы,  задолженность, кредиты и т.п.);

- сведения о наиболее  выгодных формах использования  денежных средств, ценных бумаг, акций;

- сведения о размере  прибыли, себестоимости произведённой  продукции;

- планы развития предприятия;

- планы и объёмы  реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объёме  торговых операций, уровнях цен,  наличии товаров);

- анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность импорта и экспорта, предполагаемое время выхода на рынок;

- планы рекламной деятельности;

- списки торговых и  других клиентов, представителей, посредников,  конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объёмах, условиях действующих и заключаемых контрактов;

- структура и методы  управления, связи внутри фирмы  и вне её, распределение обязанностей  и их содержание;

- кадровый состав и  его формирование;

- сведения из деловой  переписки.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:

- содержащиеся в учредительных  документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения  записей о юридических лицах  и об индивидуальных предпринимателей в государственные реестры;

- содержащиеся в документах, дающих право на осуществление  предпринимательской деятельности;

- о составе имущества  государственного или муниципального  унитарного предприятия и об  использования ими средств соответствующих бюджетов;

- о загрязнении окружающей  среды, состоянии противопожарной  безопасности, санитарно – эпидемиологической  и радиационной обстановке, безопасности  пищевых продуктов и других  факторах, оказывающих негативное  воздействие на обеспечение безопасности граждан;

- о численности, о  составе работников, о системе  оплаты труда, об условиях труда,  в том числе об охране труда,  о показателях производственного  травматизма и профессиональной  заболеваемости, и о наличии свободных  рабочих мест;

- о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

- о нарушениях законодательства  Российской Федерации и фактах  привлечения к ответственности  за совершение этих нарушений;

- об условиях конкурсов  и аукционов по приватизации  объектов государственной или муниципальной собственности;

- о размерах и структуре  доходов некоммерческих организаций,  о размерах и составе их  имущества, об их расходах, о  численности и об оплате труда  их работников, об использовании  безвозмездного труда граждан  в деятельности некоммерческих организаций;

- о перечне лиц,  имеющих право действовать без  доверенности от имени юридического  лица.

 

 

2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том  числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить её утечку или разглашение. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско–правовому договору.

В ряде случаев требуется  защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию  другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнёров, клиентов.

Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

- определение перечня  информации, составляющей коммерческую  тайну;

- ограничение доступа  к информации, составляющей коммерческую  тайну, путём установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

- учёт лиц, получивших  доступ к информации, составляющей  коммерческую тайну, и (или)  лиц, которым такая информация  была предоставлена или передана;

- регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско–правовых договоров;

- нанесение на материальные  носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций  по соблюдению режима конфиденциальности  для лиц, допущенных к коммерческой  тайне;

- ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт  и сохранность документов, содержащих  коммерческую тайну;

- использование организационных,  технических и иных средств  защиты коммерческой тайны;

- осуществление контроля  за соблюдением установленного  режима охраны коммерческой тайны.

Допуск работника к  конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет  право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Допуск работника к  коммерческой тайне предусматривает:

- ознакомление работника  с законодательством РФ о коммерческой  тайне, предусматривающим ответственность  за нарушение режима коммерческой  тайны;

- принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима коммерческой тайны;

- ознакомление работника  с перечнем сведений, составляющих  коммерческую тайну предприятия,  к которым работник будет иметь  доступ;

- установление оплаты  труда работника с учётом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны. Размер такой компенсации устанавливается соглашением между работником и предприятием;

- создание работнику  необходимых условий для соблюдения  им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятия  должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или  обязательство о неразглашении  коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

- не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;

- соблюдать доведённые до сведения работника требования по защите коммерческой тайны;

- не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну,  без согласия её владельца;

- не иметь никаких  обязательств перед другими лицами  и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения. Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.