Рабочее место секретаря

Содержание

 

1. Введение……………………………………………………………………..2
2. Планировка рабочего места………………………………………………...4
3. Рациональные условия труда……………………………………………….13
4. Оснащение и оборудование рабочих мест…………………………………16
5. Эргономика и организация рабочего места………………………………..20
1. Мебель……………………………………………………………………21
2. Оборудование……………………………………………………………23
3. Использование компьютера…………………………………………….24
4. Наведение порядка на рабочем месте………………………………….25
5. Как справиться с кипами документов………………………………….28
6. Как сохранить наведенный порядок……………………………………30
7. Освещение………………………………………………………………..30
8. Влияние микроклимата и шумовых эффектов…………………………33
6. Заключение…………………………………………………………………...39
7. Литература……………………………………………………………………40

 

 

 

Введение

 

Рабочее место секретаря  является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Организация рабочего места  секретаря с учетом требований научной  организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования  современной оргтехники, к его  оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Приемная офиса - это  центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких  ценах на офисную площадь, высокой  технической оснащенности, органичного  дизайна и безопасности с точки  зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

Тесный, темный, плохо  оборудованный «предбанник» перед  кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами.

Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место  для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Большое значение имеет  рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале  надо уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.

          

 

Планировка рабочего места

 

Выделяют следующие  основные системы планировки помещений:

 

1. Кабинетная: структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком — увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.

 

 

2. Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток — невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.

3. Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 -2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда.

 

 

 

 

 

При распределении помещений  рекомендуем соблюдать следующие  правила:

 

1. В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.
2. Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.
3. Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой.
4. Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.
5. Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

 

Планировка рабочих  мест осуществляется исходя из площади  помещений, числа сотрудников, норматива  площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:

 

• общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;
• число сотрудников определяется штатным расписанием предприятия;
• нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.

 

 

 

 

При планировке целесообразно  сразу определить, кто из руководителей  предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это  улучшит управляемость и дисциплину.

В табл.1 приведены нормы площадей по категориям руководителей в различных странах.

 

Таблица 1. Нормы площадей для размещения служащих в различных странах (кв.м).

 

Категория служащих	Россия	США	Велико- британия	Германия	Италия
Руководитель предприятия	24-55	37	37-42	40-50	40-50
Заместитель руководителя	12-35	15-25	23-32	25-30	35-38
Начальник отдела	8-24	7-9	18-23	15-25	15-20
Главный (старший) специалист	8-12	6-8	8-11	8-15	8-12
Специалист	4-8	4-6	9	2-4	5
Секретарь	3-4	4-5	4-6	3-5	4-5

 

 

Рабочая зона — пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную.

Нормальная рабочая  зона в горизонтальной плоскости  ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

     Максимальная  рабочая зона в горизонтальной  плоскости ограничивается воображаемой  дугой, очерчиваемой концами   пальцев полностью вытянутой  руки человека. В этой  зоне (работник  действует вытянутыми руками) располагаются  средства труда, используемые реже. Взаимо перекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину.

Обычно габариты стола  принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

В вертикальной плоскости  различают пять зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

• на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
• каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;
• канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
• все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
• документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
• документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и  в то же время отвечать требованиям  экономии площади помещения:

• рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
• в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
• мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты  рекомендуют использовать универсальный  стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями.

Для этих целей лучше  всего подойдет стол, который непосредственно  перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция  позволяет иметь достаточно места  на столе для размещения находящихся  в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме  текущей работы и связанных с  ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят  лоток с документами, которые надо подшить в дело. Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие  рабочие столы предполагают удобное  размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.