Порядок оформления личных карточек работников. Технология оформления предложения с применением приложений word

Государственное бюджетное образовательное учреждение

Среднего профессионального  образования

«Отрадненский государственный  техникум»

 

 

 

 

Тема дипломной  работы.

«Порядок оформления личных карточек работников.

Технология оформления предложения с применением приложений word.»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка 1 группы

Е.В.Ерофеева

Проверил:

О.Г.Колчина

 

 

 

 

 

 

 

Г.Отрадный 2013 год

 

 

Введение

    В дипломной работе будет рассмотрена тема «Порядок оформления личных карточек работников. Технология оформления предложения с применением приложений word».

 

   Целью моей дипломной работы является порядок оформления личных карточек работников и технология оформления предложения с применением word.

Реализация этой цели предполагает решение следующих задач:

- проанализировать как правильно оформить личные дела сотрудников.

- показать на примере  как оформляется личная карточка  работника.

-  узнать что входит в состав личного дела.

 

   Полнота раскрываемой темы во многом определяется подбором источников.

Трудовые отношения, а  также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого  документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о  конкретном работнике, необходимая  работодателю в связи с оформлением  с ним трудовых отношений. 
Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с  действующими правилами ведения  делопроизводства. 
Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела... формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».  
Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров. Если в организации нет такой должности — бухгалтер. 
Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям.

Как правило, в  состав личного дела входят:  
—внутренняя опись документов; 
— анкета, личный листок по учету кадров; 
— резюме (или автобиография);  
— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности; 
— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей); 
— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;  
— трудовой контракт;  
— данные аттестаций;  
— характеристики;  
— план карьерного роста.  

 

 

 

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА.

 

   Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. 
Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:  
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; 
— трудовая книжка; 
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 
— документы воинского учета (для военнообязанных); 
— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.  
 
   В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.  
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.  
Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.  
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.  
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы. 
Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):  
 
— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;  
— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.  
 
   Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.  
При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем». 
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату. 
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др. 
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.  
Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.  
В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. 
Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.  
Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.  
Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.  
Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций. 
 
                                        СРОКИ ХРАНЕНИЯ. 
 
   Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством. 
Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89. 
   В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно. 
Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Таблица. Сроки хранения кадровых документов

Вид документа	Срок хранения документов
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии  личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных  органов организации; работников, имеющих государственные  и иные звания, премии,  награды, ученые степени и звания б) работников	Постоянно 75 лет ЭПК*
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числе  временных работников)	75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу	1 год
Личные документы в  подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования**
Документы (справки, докладные  и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные удостоверения  и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 лет

 

   Личная карточка работника – основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.

 

Кадровые документы.

   С утверждением Правительством РФ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ведение личных карточек формы N Т-2, утвержденной Госкомстатом России, обязательно.

   Поскольку названные Правила относятся к актам трудового законодательства, неисполнение отделом кадров их требования о занесении в личную карточку записей, внесенных в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек).

   Ответственность за это нарушение определяется в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

   Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке формата 2А4 в одном экземпляре и имеет код по ОКУД 0301002. Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

   При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:

- расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей;

- включения дополнительных  строк (включая свободные);

- включения вкладных листов  для удобства размещения и  обработки необходимой информации.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

 

   К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных названным Постановлением Госкомстата России, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II "Сведения о воинском учете"). При ведении карточек рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров", который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

   Личные карточки заполняются на работников на основании приказа о приеме на работу. В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заполнении карточки используются сведения из документов, предъявляемых работником: паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

   Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка состоит из 11 разделов¹:

I. Общие сведения

II. Сведения о воинском  учете

III. Прием на работу  и переводы на другую работу

IV. Аттестация

V. Повышение квалификации

VI. Профессиональная переподготовка

VII. Награды (поощрения), почетные  звания

VIII. Отпуск

IX. Социальные льготы, на  которые работник имеет право  в соответствии с законодательством

X. Дополнительные сведения

XI. Основание прекращения  трудового договора (увольнения).

   В каждом из этих разделов есть графы, в которые записываются сведения о работнике.

   Правила оформления карточек требуют, чтобы заполнялись все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой.

   В настоящее время об обязательности кодирования информации в личной карточке не сказано ни в одном акте Госкомстата России. Из действующего законодательства также не следует, что личные карточки представляют интерес для государственной статистики, поэтому вопрос о кодировании информации, содержащейся в личных карточках, работодатель решает по собственному усмотрению исходя из принятой в организации системы управления кадровой деятельностью.

   Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Однако ни в коем случае нельзя убирать окошки для кодов из формы личной карточки, они просто остаются незаполненными.

   При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие символы, как двоеточие (:), знак равенства (=), косая черта (/), а в зоне кодирования их использование запрещается. При заполнении формы текст записей (описаний) не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.

   Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.

   Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами (на компьютере, на пишущей машинке, вручную). Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму N Т-2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности.

В правом верхнем углу унифицированной  формы N Т-2 указан код формы документа  по ОКУД. Ниже указывается код организации  по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.

ОКУД - общероссийский классификатор управленческой документации.

ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций.

ИНН -  идентификационный номер налогоплательщика.

ОКАТО - общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления

Бакала́вр - академическая степень или квалификация, присуждаемая лицам,   освоившим соответствующие образовательные программы высшего образования.

Маги́стр - (от лат. magister — наставник, учитель) — академическая степень, квалификация (в некоторых странах — учёная степень), приобретаемая студентом после окончания магистратуры.