Подготовка и оформление совещаний и командировок

СОДЕРЖАНИЕ………………………………………………………. ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………… Типы собраний и их функции Подготовка к совещанию Оформление командировок ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………… ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Полный протокол совещания…………………... ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Фотография рабочего дня секретаря руководителя……………………………………………………………

3

 

 

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ 
ТИПЫ СОБРАНИЙ И ИХ ФУНКЦИИ 
ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ 
ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
Список использованных источников и литературы 
Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К документному обслуживанию относятся такие операции, как составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов. Остальные обязанности – выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок, планирование своей работы – бездокументное обслуживание руководителя.

Целью данной работы является анализ подготовки секретаря к деловому совещанию и оформления командировок.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

1) Рассмотреть понятие, сущность  и типы деловых совещаний;

2) Разобрать процесс подготовки  совещания: формирования повести  дня, определения состава участников  совещания, подготовки необходимых  документов, выбора помещения для  совещания;

3) Рассмотреть обязанности  секретаря в оформлении командировок.

 

 

 

 

Подготовка секретарем совещаний Организация и проведение конференции (представительного собрания): определение повестки дня и круга предполагаемых участников; подготовка материалов, намечаемых для рассмотрения на совещании; рассылка материалов; проведение организационных мероприятий; оснащение помещения техническими средствами.

Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен подготовить список участников совещания, оформить доклад руководителя, проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ

Обслуживание совещаний: регистрация и размещение участников; ознакомление участников с повесткой; выработка регламента; оформление протокола (стенограммы); принятие решений; размножение итоговых материалов; контроль принятых на совещании решений.

Особенности подготовки, проведения и обслуживания заседаний постоянно действующих органов (советов, комитетов, комиссий). Документирование совещаний и заседаний. Порядок составления, оформления и хранения протоколов. Особенности документирования заседаний постоянно действующих коллегиальных органов. Правила оформления выписки из протокола

ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК

Командировка - в трудовом праве поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Перечень унифицированных форм документов, которые необходимо заполнить в организации при направлении сотрудника в командировку, приведен в Постановлении Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". При направлении работника организации в командировку издается приказ руководителя по форме N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" или N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку". Основанием к приказу о командировке является служебное задание, оформленное по форме N 10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". На основании этих документов оформляется командировочное удостоверение по форме N Т-10. Если работник направляется в командировку на один день, командировочное удостоверение не выписывается. 
В служебном задании указываются профессия (должность), место назначения, даты начала и окончания командировки, ее срок, цель командировки, организация-плательщик. 
Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку

 

В каждой организации, работники которой направляются в командировки, должен быть утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом локальный нормативный акт (например, Положение о командировках работников), регламентирующий порядок оформления командировок, сроки командировок, порядок и размер компенсации расходов, связанных с командировками, и другие связанные с командировками вопросы1

Основным нормативным актом, регулирующим вопросы, связанные с порядком направления работников в командировку, ее сроками, порядком оформления и прочими, наряду с ТК РФ, является Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Пра- [ НА № 12'2ОО^ вительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение). Данное Положение определяет порядок направления работников в командировку как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств. Сохраняет силу также Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее - Инструкция), которая действует в части, не противоречащей ТК РФ и Положению.

Правила и требования, установленные Положением, в равной степени применяются и при направлении в командировку руководителя организации, так как руководитель является работником организации и на него распространяются нормы действующего законодательства о порядке направления работников в командировку2

Служебное задание - первый документ, относящийся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение.

Служебное задание оформляется по форме № Т-10а, установленной Постановлением № 1.

На основании служебного задания оформляется приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или № Т-9а.

Однако в Положении, определяющем перечень документов, которые необходимо составлять до отбытия в командировку (служебное задание, командировочное удостоверение, авансовый отчет и отчет о выполненной работе), отсутствует указание на оформление приказа.

Постановлением № 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и организационной структуре организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве кадровой службы. Крупные организации обычно оформляют большее количество экземпляров: для отдела кадров, для бухгалтерии и т. п.3

 

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. 
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. 
После возвращения из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе на бланке служебного задания: "Произведены замена крепления вала и наладка станка". Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения. 
Работник (подотчетное лицо) составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В качестве подтверждающих первичных документов к авансовому отчету прилагаются: 
командировочное удостоверение с отметками о датах отправления в командировку, прибытия и убытия в принимающей организации и возвращения на постоянное место работы; 
отчет о выполненной работе в командировке; 
билеты на проезд к месту командировки и обратно; 
талоны на постельное белье, квитанции из камеры хранения и т.п.; 
квитанция из гостиницы и т.д.4

При этом командировочное удостоверение оформляется только для командировок в пределах РФ. При заграничных командировках такое удостоверение оформляется только для командировок в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения и на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Это, например, Армения, Белоруссия, Казахстан и др. Даты пересечения государственной границы РФ с такими странами при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ (п. 15 и 19 Положения № 749).

При отсутствии командировочного удостоверения с отметками о дате прибытия и выбытия факт пребывания в командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о датах пересечения границ иностранного государства, а если их нет, то документами, служащими основанием для учета командировки, будут приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице.5

 

Если в командировку направляется один работник, то издается приказ по форме N Т-9, если несколько, то издается приказ по форме N Т-9а. 
В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости приводятся источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. 
На основании приказа в бухгалтерии делается смета командировочных расходов (Приложение 2) и выдаются наличные деньги под отчет сотруднику, направляемому в командировку.6 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокого уровня подготовленности, ряда комплекса деловых и личностных качеств. Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя, оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени

Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени

Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.

Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению

8 января 2015 г. вступили  в силу изменения, внесенные постановлением  Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в  Положение об особенностях направления  работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства  РФ от 13.10.2008 № 749: из текста Положения  исключены понятия «командировочное  удостоверение», «служебное задание»  и «отчет о выполненной работе  в командировке».

В целях приведения нормативных правовых актов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»признана недействующей на территории Российской Федерации (приказ Минфина № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014).

Аналогичные изменения внесены Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (изменения вступили в силу с 01.02.2015).

Кроме того, приказом Минфина России № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014 отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

В связи с этими изменениями необходимо внести соответствующие изменения в  документах или утвердить новую редакцию.7

Согласно абз. 2 п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (в ред. от 12.12.2014; далее – Порядок и условия командирования), при отсутствии проездных документов (билетов) фактический срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке определяется по иным подтверждающим период его нахождения в служебной командировке документам, перечень которых утверждается Министерством финансов Российской Федерации.

Полагаем, что этот перечень будет полезен не только федеральным государственным органам, государственным внебюджетным фондам Российской Федерации и федеральным государственным учреждениям, но и другим организациям, не относящимся к бюджетной сфере.

Нередко работники ездят в командировки на личном транспорте. Согласно новому – второму – абзацу п. 7 Положения о командировках в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).