Деловое совещание: подготовка и проведение

I Деловое совещание: подготовка и проведение.

Деловое совещание является одной  из форм делового общения, цель которого – коллективное  обсуждение, осмысление проблем и вопросов предприятия (организации) и принятие соответствующего решения.

Виды деловых совещаний выделяются по основной цели или задачам, которые  необходимо решить: планирование, мотивация, внутренний распорядок деятельности, контроль за деятельностью сотрудников  и другие.

Проведение и подготовка делового совещания имеет определенную технологию, придерживаясь которой можно  без труда овладеть этой формой делового общения.

Шаг 1. Определение цели совещания  и повестки дня.

Деловое совещание – это не просто собрание сотрудников. Его цель  должна выглядеть как цель-результат, то есть принятие конкретного решения. Поэтому этот результат нужно  сформулировать заранее. Чем конкретнее формулировка решения, тем эффективнее  пройдет совещание и результат  будет досигнут. В процессе определения  цели организатору необходимо ответить на вопрос: Может ли данный вопрос быть решен конкретным сотрудником в  текущем рабочем порядке? Можно  ли заменить совещание другой формой решения вопроса?

Повестка дня подготавливается заранее. Участники совещания должны быть ознакомлены с предстоящим  обсуждением, необходимыми материалами, чтобы иметь возможность обдумать решение. Причем, каждый пункт повестки дня должен иметь собственную  цель-результат. Кроме вопросов повестки дня, участники совещания информируются  о времени, отведенном на обсуждение каждого вопроса.

Шаг 2. Определение времени проведения и количества участников.

Традиционно деловые совещания (за исключением экстренных)  проводятся в определенный день недели во второй половине дня. Определить круг участников  нужно таким образом, чтобы обойтись минимальным числом сотрудников. Оптимальный  вариант 6-7 человек. Конструктивное решение  вопросов и проблем зависит присутствия  только заинтересованных лиц. Проведение совещания лучше поручать тем  сотрудникам, которые наиболее компетентны  в данной теме.

Шаг 3. Организация места проведения.

Организаторы должны предугадать, насколько это возможно, совместимость  участников совещания. Это позволит таким образом расставить стулья и рассадить людей, чтобы повысить эффективность общения. Информация воспринимается лучше и быстрее, если хорошо видно лицо, глаза, жесты  говорящего. 

Шаг 4. Проведение совещания: продолжительность  и регламент.

Деловое совещание имеет некоторые  компоненты, которые напрямую влияют на эффективность принятия решения. Продолжительность оптимально не должна превышать 40-45 минут. Психологически коллективный разум не сможет продуктивно работать свыше этого времени. Если необходимо продолжить обсуждение, то рекомендуется  сделать перерыв не менее чем  на 30 минут, что повышает самочувствие, внимательность.

Деловое совещание должно иметь  регламент выступлений. Следить  за соблюдением регламента – ответственность  председателя. Однако уважение к регламенту всех участников совещания показывает компетентность сотрудников.

Шаг 5. Протокол совещания.

Составление официального документа, фиксирующего основные этапы совещания, фамилиии выступающих, предложения  и принятые решения, необходимый  компонент делового совещания. На основании  протокола, руководитель вправе требовать  исполнения принятых решений.

Шаг 6.  Анализ подготовки и проведения совещания.

Деловое совещание считается успешным, если можно положительно ответить на вопросы: Насколько правильно определен  круг участников совещания? Способствовало ли расположение участников эффективности  общения? Насколько участники совещания  были заинтересованы в вопросах обсуждения? Что послужило спонтанным стратегиям решения? Какие противоречия между  личными и коллективными целями проявились? Что послужило поводом  возникших конфликтов (если они имели  место)? Эффективно ли было потрачено  время совещания?

 

IIСамоподача в общении

 В общении участвуют как минимум два человека, и каждый из них может активно влиять на восприятие партнера. Именно эта способность вмешательства в процесс формирования своего образа у партнера и называется самоподачей (у некоторых авторов — самопредъявление, самопрезентация). По существу, самоподача состоит в управлении вниманием.

Например, когда мы смотрим на дерево, наше внимание, в общем и целом  зависит от нас самих: если у нас  плохое настроение, то мы обращаем внимание на уродливые наросты на стволе, а если хорошее — то на зеленую  листву. Дерево не в состоянии само управлять нашим вниманием —  оно не может "прикрыть" некрасивое место ветвями, не может успокаивающе пошелестеть листьями. При восприятии конкретного человека все обстоит  иначе. Каждый может управлять вниманием  партнера — надеть яркую одежду, что-то подчеркнуть в своем поведении, а что-то затенить и, таким образом, создать своеобразную иерархию признаков  своего образа. Управление вниманием  может производиться невольно и  неосознанно, с тем же успехом, что  и осознанно, хотя, конечно, целенаправленная самоподача иногда может быть совершенно неотразимой.

Наверно, каждый человек хоть раз  интересовался тем, какое впечатление  он производит на других, т.е. его волновало, какой результат дает его самоподача (причем этот результат всегда связан с формированием целостного впечатления). Управление восприятием партнера происходит с помощью привлечения внимания к тем особенностям своего внешнего облика, своего поведения или представления  о ситуации, которые "запускают" соответствующие механизмы социального  восприятия.

К подобным механизмам социального  восприятия относятся: самоподача превосходства, привлекательности, отношения, актуального  состояния и причин поведения.

Самоподача превосходства. Для  того чтобы быть эффективным, этот механизм социального восприятия должен опираться  на некоторые объективные признаки, знаки превосходства — одежду, манеру речи и поведения. Но поскольку  самоподача — это управление вниманием  партнера, очень важно к тому же, чтобы эти факторы при подобном механизме социального восприятия были действительно заметны, акцентированы, подчеркнуты и выделены.

Например, модная молодежная одежда одного человека будет воздействовать на окружающих только в том случае, если она  будет рассматриваться на фоне немодной одежды остальных. Когда все одеты  одинаково, этот фактор не сработает.

Если же нам необходимо скрыть превосходство, то мы должны позаботиться об обратном. Когда молоденькая девушка надевает строгий темно-серый костюм, каждый понимает, что она идет не на танцы. Вероятно, для нее чрезвычайно  важно подчеркнуть свой статус —  ей нужно завуалировать молодость, акцентировать некоторую официальность.

Самоподача превосходства имеет  очень большое значение для людей, специальность которых подразумевает  профессиональное общение, — руководителей, юристов и многих других. Они, как  правило, знают об этом, но не всегда понимают, какие имеются конкретные пути для достижения успеха. Именно поэтому во многих странах мира существуют консультативные фирмы, которые  помогают "поставить" нужную самоподачу. Работа консультанта основана на тонком знании того, как в конкретных условиях определенной социальной группы воспринимаются представители других групп и  как они должны выглядеть, чтобы  их деятельность была эффективной.

Если* показать превосходство при  помощи одежды достаточно просто, то акцентировать  превосходство в манере поведения  значительно сложнее. Признаком  превосходства здесь является независимость, за которой скрываются те или иные нарушения норм общения.

Например, вызывающее поведение молодежи — это способ подчеркнуть такой  манерой поведения свое превосходство. Кто не слышал в общественном транспорте преувеличенно громкий смех, подчеркнутое употребление либо непонятных, либо нецензурных  слов? Это своеобразный способ самоподачи — только через независимость  в поведении (в данном случае —  в речи). Разумеется, такое поведение  — признак низкой культуры в общении.

Самоподача привлекательности. Привлекательность  также является предметом управления. Причем если самоподача превосходства  не всегда важна для человека, то самоподача привлекательности важна  для каждого.

Правило самоподачи привлекательности  очень простое: не одежда сама по себе делает нас привлекательными, а та работа, которая затрачена нами на ее приведение в соответствие с нашими внешними данными.

Самоподача отношения. Самоподача превосходства и самоподача привлекательности  по значению и частоте употребления значительно проигрывают самоподаче отношения. Действительно, всегда очень  важно уметь показать партнеру свое отношение к нему — чаще хорошее, но иногда и плохое.

Мы прекрасно осознаем, что хмурый вид, взгляд в сторону или мимо собеседника не располагают окружающих к подобному партнеру, в то время  как улыбка, кивок согласия или  открытый взгляд помогают наладить контакт. Но, конечно, и здесь наши знания и представления скорее интуитивны, чем точны. Что такое "открытый взгляд"? Обычно прямой взгляд интерпретируется как выражение хороших чувств. Но имеется одно существенное исключение. Если кто-то смотрит на нас прямо, пристально, непрерывно и упорно, то такой вызывающий взгляд часто интерпретируется скорее как знак враждебности, нежели дружелюбия.

Способы самоподачи отношения к  нам можно разделить на вербальные и невербальные. Вербальные способы  мы хорошо знаем по приемам, используемым подхалимами. Они очень точно  и полно описаны сатириками. Н.В. Гоголь, уделявший много внимания описанию самоподачи Чичикова, дает очень  полный список вербальных приемов. Вот  только некоторые из них.

"В разговорах с сими властителями  он очень искусно умел польстить  каждому. Губернатору намекнул  как-то вскользь, что в его губернию  въезжаешь как в рай, дороги  везде бархатные, и что те  правители, которые назначают  мудрых сановников, достойны большой  похвалы. Полицмейстеру сказал  что-то очень лестное насчет  городских будочников, а в разговорах  с вице-губернатором и председателем  палаты, которые еще были только  статские советники, сказал даже  ошибкою два раза: "ваше превосходительство ", что им очень понравилось  "*.

Если проанализировать подобные приемы, то мы увидим, что главное в них  — это умение как можно скорее выразить согласие с собеседником в  значимых для него вопросах и ни в коем случае не возражать. Часто  такие же приемы мы используем в  ситуациях обыденного общения.

Например, мы знакомимся с новым  человеком. Наиболее приемлемая тактика  — найти общую тему для разговора. Причем важно найти именно такую  тему, точки зрения по которой заведомо совпадают. Может быть, именно поэтому  для начала общения так характерен разговор о погоде.

Арсенал невербальных средств разнообразен: показать свое отношение можно и  кивком головы, и взглядом. Но, пожалуй, наиболее важны поза и расположение тела по отношению к собеседнику.

Если мы повернулись к собеседнику  лицом, то это демонстрирует одно отношение, спиной — другое. Очень  хорошо это прослеживается у детей: если ребенок любит взрослого, то он старается быть как можно ближе  к нему, а если не любит, то убегает  или прячется. Если у взрослых не принято поворачиваться спиной к  собеседнику, то дети это делают постоянно: когда они обижены — отворачиваются, стоят боком, смотрят исподлобья. Все это — знаки определенного  отношения.

Очень важно, чтобы вербальные и  невербальные средства не противоречили  друг другу: совпадение этих средств  усиливает доверие к человеку.

Самоподача актуального состояния  и причин поведения. Огромное количество таких часто употребляемых оборотов, как "я не виноват, что...", "обстоятельства так сложились, что...", "я был  вынужден..." и т.д., являются достаточно простыми и всем доступными, наивными, если можно так выразиться, средствами самоподачи, в которой внимание партнера привлекается к той причине собственных  действий, которая кажется нам  наиболее приемлемой.

Самоподача влияет на общение всегда, совершенно независимо от того, насколько  полно люди ее себе представляют и  как они к ней относятся.

Если два приятеля собираются на важный разговор к руководителю и  один из них считает необходимым  надеть лучший костюм, белую рубашку  и галстук, чтобы выглядеть "соответственно", а другой презирает такое подлаживание под ситуацию и поэтому идет в  джинсах и старом свитере, то, несмотря на разное отношение к ней, самоподачу производят оба: первый "подает " официальность, уважение, статус, респектабельность, другой "предъявляет" независимость, наивность, самостоятельность.

Таким образом, самоподача объективно присутствует в любом общении, хочет  того человек или нет. Это значит, что она в любой ситуации может  послужить источником ошибок при  восприятии другого человека. Самоподача играет важную роль в дружеских и  деловых отношениях. Именно поэтому, если ее влияние недоучитывается, то это является непростительной ошибкой.