Основные принципы организации делопроизводства и документооборота в органах государственной и муниципальной власти

На рисунке 3.1. представлена общая схема единой системы электронного документооборота в органах государственной и муниципальной власти.

 

 

Рис. 4.1. Общая схема единой системы электронного документооборота

в органах государственной и муниципальной власти

 

Перечисленные требования довольно стандартны для всех российских ведомств. Но констатация  факта их выполнения отнюдь не означает полноты картины о системах электронного документооборота в органах государственной власти. Оценить уровень использования СЭД в российских органах государственной власти можно посредством системы показателей: оценки затрат органов государственной власти на системы электронного документооборота, оценки функциональных характеристик систем, а также оценки эффективности использования СЭД в органах государственной власти.

 

5. Примеры использования систем  автоматизированного делопроизводства  и электронного документооборота  в органах государственной и муниципальной власти

5.1. СЭД «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией  ЭОС, – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.

Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных  структурах. Она способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

Система «ДЕЛО» используется в  Администрации Вологды, Курганской областной Думе, Администрации Тульской области, органах исполнительной власти Республики Карелия, Администрации Невинномысска, Администрации Архангельской области, Администрации Ставрополя, Думе Ставропольского края, Администрации Норильска, министерстве труда и социальной защиты населения Ставропольского края, Администрации Ростовской области

В настоящее время программа  электронного документооборота предприятия  «ДЕЛО» – самая распространенная в России, она фактически является отраслевым стандартом.

Функции системы «ДЕЛО».

Канцелярия – регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка электронной подписи; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.

Подготовка исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту).

Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.

Контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений.

Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;

Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до подписания документа.

Мобильный кабинет – универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

Оповещения и уведомления – рассылка информационных сообщений и напоминаний по различным событиям системы; настройка необходимых для сотрудников оповещений и уведомлений.

Сканирование, в том числе поточное – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

Создание отчетов – подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.

Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.

Электронная подпись (ЭП) – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

Юридически значимый документооборот предприятия – решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись (ЭП) равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.

Протоколы – просмотр всех действий, совершенных в системе.

Интеграция – описанная структура системы; наличие API.

Возможности и преимущества СЭД  «ДЕЛО»:

1. Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, удобный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать дополнительные модули.
2. Делегирование полномочий на работу с документами позволяет назначать права на доступ к кабинетам должностных лиц, ввод резолюций, контроль и исполнение поручений, визирование и подписание документов, а также позволяет передавать дела при уходе сотрудника в отпуск или его увольнении.
3. Простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.
4. Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов), помогает работать с большим количеством документов, затрачивая минимум времени.
5. Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.
6. СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами.
7. Легкость установки и настройки (в том числе силами Заказчика), а также короткие сроки ввода в эксплуатацию обеспечивают быстрое внедрение программы электронного документооборота.
8. Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.
9. Система обладает масштабируемостью, т.е. практически неограниченной возможностью «расширения охвата». В СЭД «ДЕЛО» одновременно могут работать от нескольких единиц до нескольких тысяч пользователей.

 

5.2. СЭД «DIRECTUM»

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Интегрируясь с системами бизнес-моделирования, DIRECTUM выступает как среда исполнения бизнес-процессов в рамках единого цикла процессного управления (BPM в DIRECTUM).

СЭД DIRECTUM используется в Администрации города Уфа, Администрации Камызякского района, Администрации Енисейского района Красноярского края, Администрации Киреевского района, Администрации Мезенского района, Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Администрации Уватского муниципального района, Аппарате Главы Думы г.Нягань, Думе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

DIRECTUM поддерживает полный комплекс  работ с электронными документами,  обеспечивая повышение эффективности  работы организации за счет:

• быстрого занесения информации в систему;
• быстрого поиска необходимой информации;
• быстрого сопоставления бумажного и электронного документов по штрих-коду;
• надежного хранения документов, в т.ч. в разных форматах;
• соблюдения режима конфиденциальности доступа к документам;
• поддержки гибких жизненных циклов и актуальности состояния документов;
• предотвращения потери документов;
• накопления корпоративных знаний;
• применения ЭЦП;
• реализации электронного документооборота между организациями и т.д.

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

1. Мощность и функциональность.

Богатый функционал системы DIRECTUM уже в базовой поставке закрывает большинство задач, необходимых для обеспечения эффективного взаимодействия в рамках электронного документооборота. Дополнительные компоненты расширяют набор решаемых задач и позволяют выстроить полноценную инфраструктуру ECM.

Высокая масштабируемость обеспечивается за счет использования современной платформы. Система гарантированно поддерживает одновременную работу 10 тысяч пользователей и позволяет обрабатывать до 15 миллионов документов, что подтверждено независимыми нагрузочными испытаниями и реальными проектами.

Различные варианты распределенной работы позволяют создать единое информационное пространство для территориально удаленных подразделений компании, а также автоматизировать сквозные бизнес-процессы в холдинговых структурах.

2. Удобство.

Интерфейс системы построен на принципах работы привычных офисных приложений с учетом современных требований к эргономике.

Индивидуальные настройки интерфейса и возможность работать в системе  несколькими способами: через desktop-приложение, интернет или с мобильных устройств – делают систему удобной для пользователей с разными уровнями подготовки и стилями работы.

Быстрое внедрение системы обеспечивается отработанной технологией внедрения, которая позволяет сократить сроки проекта и минимизировать возможные риски.

Программа обучения и сертификации пользователей и технических специалистов поможет качественно подготовить персонал к переходу на электронный документооборот.

3. Гибкость.

Легкая адаптация системы за счет предметно-ориентированного инструмента IS-Builder обеспечивает быструю настройку системы, ее интеграцию с другими информационными системами и возможность модификации силами собственных специалистов.

Готовые бизнес-решения, разработанные на базе DIRECTUM, расширяют области применения системы, позволяя охватить автоматизацией не только традиционные задачи делопроизводства, но и другие важные бизнес-процессы.

 

5.3. 1С:Документооборот 8

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет: 

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе  видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

• ГОСТ Р 6.30-2003;
• ГОСТ Р 51141-98;
• Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Требования ГСДОУ;
• Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

 

 

Заключение

Особенностью делопроизводства и документооборота в органах  государственной и муниципальной власти, как системы документационного обеспечения управления, является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления.