Основные понятия делопроизводства

3 КЛАССИФИКАЦИЯ  ДОКУМЕНТОВ

С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

- письменные (рукописные и печатные);

- технические - это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

- фоно-, аудио-, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

- кинодокументы - изобразительные  документы, содержание которых фиксируется  с помощью специальной аппаратуры  на кинопленке и отражает предметы  и события в движении;

- фотодокументы - изобразительные  документы, содержание которых передано  фотографическим способом;

- аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию о ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания:

- черновик (предварительная редакция  документа);

- беловик (чистовик);

- подлинник, или оригинал (документ  в окончательной редакции, оформленный  с учетом требований ГОСТа);

- копия документа - точное воспроизведение  подлинника. Копии бывают факсимильные  и свободные. Факсимильная копия  содержит все реквизиты документа  и отражает особенности их  изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

- отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

- дубликат - копия, которая выдается  в случае утраты подлинника, или  оригинала, обладает той же юридической  силой, что и подлинник;

- выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его  часть, заверенную в установленном  порядке;

- автограф - документ, написанный рукой  автора.

По срокам хранения:

- документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес  для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

- документы, имеющие длительные  сроки хранения (свыше 10 лет), - личные  дела, истории болезни, техническая  документация и др.;

- некоторые документы имеют  временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

- именные, или личные (удостоверяющие личность);

- служебные (отражающие работу  учреждения по основной деятельности  и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные. По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов. По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов). По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

1.4 Нормативные материалы по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект «О документационном обеспечении управления» находится еще в стадии разработки и обсуждения.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая Государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст. Дата введения в действие - 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 не делает исключений для каких-либо структур в зависимости от их организационно-правовой формы и вида деятельности. В стандартах, действовавших до 1990 года, по этому признаку проводились разграничения.

Впервые в ГОСТ Р 6.30-2003 сделано указание на то, что «требования стандарта являются рекомендуемыми». Под рекомендательным характером стандарта следует понимать добровольность его использования (добровольно не значит необязательно) и расширение возможностей его адаптации к условиям конкретной организации.

В 1998 году был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. №30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации была разработана «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536 (далее - Типовая инструкция). Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (организация документооборота и исполнения документов, создание поисковой системы по документам, осуществление контроля исполнения документов, составление номенклатур дел, правила формирования и оформления дел, организация оперативного хранения и порядок передачи документов на хранение в архив), а также правила подготовки и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.