Организация учета документооборота

В Астраханском ОСБ №8625 документооборот в основном осуществляются двумя путями: через расчетно-кассовый центр ЦБ или поступают напрямую на корреспондентский счет другого банка (при наличие соответствующих корреспондентских отношений).

                   2.Теоретические аспекты документооборота

            2.1 Виды и классификация банковских  документов

Банковская документация - совокупность документов, являющаяся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете.

 К банковской документации  относят следующие виды документов:

1) Документы директивного  характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры) они предназначены для  руководителей и работников банка, которые должны принять их  к исполнению.

2) Кредитно-плановые документы (кредитно-расчетные документы, ходатайства  клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога и страхования).

3) Операционно-расчетные  документы, на основании этих  документов работники учетно-операционного  отдела совершают денежно-расчетные  операции (платежные поручения, авизо, мемориальные ордера).

4) Кассовые документы, т.е. документы связанные с приемом  и выдачей наличных денег.

5) Документы по внутрибанковским  операциям (ведомости по заработной  плате, авансовые отчеты, счета-фактуры)

         Для составления документов используются  стандартные бланки, установленной  формы, изготовленные типографским  способом. Основные реквизиты документов, применяемых в банках, регламентированы  положением о расчетных документах. Каждый документ и каждый отдельный  лист сводного документа должны  иметь подписи уполномоченных  должностных лиц клиента и  оттиск его печати. В документах  обязательно проставляется дата  выписки документа и дата сдачи  его в банк. Документы, связанные  с приемом и выдачей денег  и ценностей, в том числе квитанции  о приеме денег и ценностей  должны иметь кроме указанных  выше подписей, также подпись  кассира принявшего или выдавшего  деньги и ценности.

       Не допускаются в прием к исполнению документы, имеющие какие-либо исправления. Определенный порядок должен соблюдаться и при хранении банковских документов. Бухгалтерские, мемориальные документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов. Документы длительного хранения подшивают в отдельные папки.

2. Организация документооборота по кассовым операциям

       Документы по операциям, связанным с перечислением средств через учреждения Банка России, оформляются в соответствии с установленным порядком Банка России и требованиями РКЦ, принимающего документы к исполнению.

       Расчетные операции через другие кредитные организации (их филиалы) осуществляются на основании договора о корреспондентских отношениях, в котором должны найти отражение следующие вопросы:

- какими документами оформляются  расчеты между банками - корреспондентами;

- порядок направления  документов и используемые технические  средства;

- способы удостоверения  права распоряжения денежными  средствами;

контроль и выверка расчетов.

       Все операции осуществляются кредитной организацией в соответствии с Федеральным законом "О банках и банковской деятельности" и перечнем операций, установленных лицензией Банка России. Документы, являющиеся основанием для совершения операций по начислению и перечислению налогов, должны при этом оформляться также с учетом требований Минфина РФ и Госналогслужбы РФ.

       Операции проводятся, как правило, на основании принятых к исполнению документов клиентов. Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми кредитной организацией согласно требованиям нормативных документов Банка России по отдельным операциям, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые и мемориальные ордера, распоряжения уполномоченных сотрудников и др. Указанные документы составляются на бланках действующих форм или программным способом и оформляются в установленном порядке работниками бухгалтерии.

В мемориальных ордерах на частичную оплату инкассовых или платежных поручений, в кассовых ордерах и мемориальных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью. Для сокращения записей в лицевых счетах по ряду операций составляются сводные ордера. Если к сводному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых составлен этот ордер, в нем делается ссылка на количество приложенных документов.

       Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен иметь:

- контировку, то есть обозначение  номеров счетов по дебету и  кредиту, по которым должна быть  проведена эта запись в необходимых  случаях и другие реквизиты;

- дату проводки;

- подпись бухгалтерского  работника, оформившего документ, а  по операциям, подлежащим дополнительному  контролю, - подписи бухгалтерского  и контролирующего работников, и  по операциям кредитной организации, связанным с перечислением средств  клиентам, другим организациям, - подписи  руководителя кредитной организации  и главного бухгалтера или  уполномоченных ими лиц. Если  основанием для совершения бухгалтерской  записи послужило распоряжение, подписанное руководителем кредитной  организации и главным бухгалтером, то в этом случае выписанный  платежный документ подписывается  бухгалтерским и контролирующим  работниками, если иное не предусмотрено  действующим законодательством  Российской Федерации о бухгалтерском  учете.

       Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России.

       Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников.

Кассовые расходные операции, выполняемые бухгалтерскими работниками, контролируются централизованно контролером, рабочее место которого размещается по возможности в непосредственной близости от кассы. Этот контролер ведет кассовый журнал по расходу. Контроль расходных операций должен быть организован так, чтобы была исключена возможность:

а) оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписями и оттиском печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному клиенту;

б) поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов, минуя соответствующих бухгалтерских работников и контролера банка;

в) внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые документы и журналы.

Кассовый журнал по расходу составляется бухгалтерским работником (контролером) на соответствующих бланках в двух экземплярах.

При ведении бухгалтерского учета с применением ЭВМ или ПЭВМ для передачи информации на обработку направляются отдельные листы кассового журнала по расходу по мере их заполнения либо, при незначительном объеме операций, одновременно все листы кассового журнала с подписью кассира о сверке оборотов с кассой. Направление расходных кассовых документов контролером в кассу для оплаты производится внутренним порядком. Передача документов в кассу оформляется в специальном журнале под расписку.

 

3. Перечень нормативных документов регулирующих порядок отражения хозяйственных операций

Нормативная база — это нормативные документы, регулирующие процедуры по учету и использованию кредитных и заемных средств и налогообложению данных хозяйственных операций.

Основными нормативными документами, регулирующими порядок отражения хозяйственных операций , являются:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Регулирует порядок заключения и исполнения кредитных договоров и договоров займа.
2. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Устанавливает основные требования к ведению бухгалтерского учета, а именно:

 —  порядок составления первичных документов (по унифицированным формам, а если таких форм нет — с указанием обязательных реквизитов), регистров бухгалтерского учета, сроки их хранения;

 —  порядок оценки обязательств;

 — необходимость проведения инвентаризации, порядок отражения в учете ее результатов.

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Определяет, что обязательства для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежат оценке в денежном выражении. Записи и бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату совершения операции. Бухгалтерский учет обязательств допускается вести в суммах, округленных до целых рублей.
4. Налоговый кодекс Российской Федерации, глава 25, и Методические рекомендации по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса Российской Федерации. Содержат указания по формированию в составе внереализационных расходов процентов по долговым обязательствам.
5. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98. Регулирует порядок формирования учетной политики — внутреннего документа организации.
6. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000. Утверждено Приказом Минфина России от 10.01.2000 № 2н. Дается понятие курсовой разницы, определен порядок пересчета выраженной в иностранной валюте стоимости обязательств в рубли.
7. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № ЗЗн. Регламентированы вопросы формирования расходов организации в целях бухгалтерского учета, в первую очередь определено, что не могут признаваться доходами организации поступления от других юридических и физических лиц в виде погашения кредита.
8. Положение по бухгалтерскому учету «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию» ПБУ 15/01. Утверждено Приказом Минфина России от 02.08.2001 № 60н. Определены четкие правила учета займов и кредитов, а также затрат, связанных с их получением и обслуживанием (включая использование векселей и облигаций).
9. Приказ Минфина России от 10.12.2002 № 126н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Учет финансовых вложений"» ПБУ 19/02. Определены правила учета финансовых вложений, в том числе по предоставленным другим организациям займам.
10. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению, утверждены Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. Определяют порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Предусматривают различные варианты учета кредитных и заемных средств и причитающихся по ним процентам.
11. Письмо Минфина России от 31.10.1994 № 142 «О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги». Раскрыт порядок отражения в учете операций с векселями, применяемыми при расчетах организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги.
12. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР. Устанавливает общий порядок работы с первичными документами (составление, принятие к учету, исправление ошибок, хранение, сдача в архив) и учетными регистрами. Содержится понятие графика документооборота, который регламентирует движение первичных документов в организации.
13. Письмо Минфина России от 24.07.1992 №59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях». Для организаций, применяющих журнально-ордерную форму учета, приводится перечень регистров (чля промышленности, строительства, науки, снабжения и сбы-1а) и указания по их применению. При этом организациям разрешено приспосабливать регистры учета к специфике своей деятельности при условии соблюдения методологических принципов, установленных Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации. Организации, применяющие программы автоматизации бухгалтерского учета, должны приводить регистры в соответствие с принципами, установленными Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации и Планом счетов.
14. Методические указания но инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 №49. Содержат общие указания по организации, проведению и оформлению результатов инвентаризации, а также специальный раздел об инвентаризации обязательств.

 

3. Организация учета документооборота
1. Правила организации учета документооборота в коммерческой организации

Правила организации бухгалтерского учета и документооборота разработаны в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации, Федеральными законами Российской Федерации «О бухгалтерском учете», иными законодательными актами Российской Федерации и нормативными актами Банка России и обязательные для исполнения всеми кредитными организациями на территории Российской Федерации.

       Кредитная  организация разрабатывает и  утверждает учетную политику, основанную  на Плане счетов бухгалтерского  учета в кредитных организациях  Российской Федерации и Правилах  бухгалтерского учета, изложенных  в инструкциях и нормативных  актах Центрального банка Российской  Федерации.

В первую очередь обязательному утверждению руководителем кредитной организации подлежат:

- рабочий план счетов  бухгалтерского учета в кредитной  организации, ее филиалах и подведомственных  учреждениях, основанный на утвержденном  Банком России Плане счетов;

- формы первичных учетных  документов, применяемых для оформления  операций, включая формы документов  для внутренней бухгалтерской  отчетности, по которым не предусмотрены  в альбомах Госкомстата типовые  формы первичных учетных документов;

- правила документооборота  и технология обработки учетной  информации;

- порядок контроля за  совершаемыми внутрибанковскими  операциями;

- порядок и периодичность  вывода на печать документов  аналитического и синтетического  учета. При этом ежедневно распечатываются  баланс, бухгалтерский журнал, лицевые  счета, по которым были проведены  операции (проведена операция), а  также выписки (вторые экземпляры  лицевых счетов) по клиентским  счетам; (абзац введен Указанием  ЦБ РФ от 25.09.1998 N 360-У)

- порядок проведения отдельных  учетных операций, не противоречащих  действующему законодательству  и нормативным актам Банка  России;

 

При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее.

3. Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими проводками также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка.