Научно-справочный аппарат

   Научно-справочный аппарат –  структурированная  совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах  архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

   Система научно-справочного аппарата к документам архива организации – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых  архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

   Состав  системы научно-справочного аппарата архива определяется его видом, составом и содержанием хранящихся в нем  документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования  документов.

   Элементами  системы научно-справочного аппарата архива являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

   Архивные  справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

   Архивные  справочники предназначены для  поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут  быть:

• межархивными (Росархив — архивы);
• внутриархивными (архив - фонд);
• межфондовыми (фонд — дело);
• внутрифондовыми (дело — документ).

     Заложенная  в основу создания научно-справочного  аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют  два уровня.

     Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

     Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных  сообщениях о документах, состоящих  из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

     Архивные  справочники могут быть обязательными - опись, каталог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

     Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе "Учет документов в архивах", и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.

     Принципы  построения научно-справочного аппарата:

взаимосвязь и  взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

• неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
• преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;
• единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;
• применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

   Архивные  справочники могут структурироваться  горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.

   Структура архивных справочников:

• Архивный фонд РФ;
• Центральный фондовый каталог Росархива;
• справочники и указатели общероссийского значения;
• сеть архивов;
• фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;
• путеводители и указатели межархивного значения;
• архив;
• путеводитель или краткий справочник;
• книга поступлений;
• список фондов;
• листы фондов;
• описи;
• каталоги;
• тематические обзоры;
• указатели;
• паспорт архива.

   Справочники фонда:

• лист фонда;
• опись;
• обзор фонда;
• каталоги;
• указатели;
• тематические путеводители;
• каталоги;
• указатели;
• тематические и фондовые обзоры;
• внутренняя опись дела;
• аннотация;
• заверительная надпись.

   Основные  архивные справочники:

• опись;
• каталог;
• путеводитель;
• обзор документов;
• архивный указатель;
• историческая справка.

   Архивная  опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный  для их учета и раскрытия их содержания.

   Функции описи:

• информационная, раскрывающая состав и содержание документов;
• учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;
• классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

     Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного  аппарата. Объектом описания является единица хранения.

     Описи составляются:

• на дела постоянного хранения;
• дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• дела личного состава;
• документы на спецносителях;
• входящие в архив ведомственные и служебные издания.

      Правила составления архивной описи

     При составлении описи первичным  документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

     Правила (основные требования) оформления описи:

• нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;
• систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;
• описательные статьи описи заполняются в точном; соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
• при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью;
• на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;
• графа описи "примечание" используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
• опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;
• документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;
• нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер — 9999;
• систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;
• каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
• при составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;
• при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем — списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
• личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
• описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

   Структура составления описи учреждения:

• годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;
• годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;
• на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения — раздельно постоянного хранения и личного состава.

Опись содержит:

титульный лист;

оглавление;

предисловие;

собственно опись;

список сокращений;

указатели;

переводные таблицы;

библиографию;

терминологический словарь;

лист-заверитель.

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных  в опись документов.

В оглавлении перечисляются разделы Описи с указанием их листов по валовой нумерации.

В предисловии  сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава  и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Основной текст  описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.

Список сокращений вводится в случае наличия в описи  специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

Переводные таблицы  используются при переработке описи  для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно  указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.

Библиография  определяет степень использования  документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в  печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.

Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней  единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.

Опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный  для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная  статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы  учета; делопроизводственный индекс или  старый инвентарный номер; заголовок  единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности.

В справочный аппарат  описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели. На титульном листе описи помещается: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись. Предисловие составляется общее ко всем описям фонда. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи. В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагается: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям. К описи составлены указатели. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Министерство  образования и науки Российской Федерации 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования