Система научно-справочный аппарат

1. Система НСА

 

Система научно-справочного  аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов).

Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые. 

Межархивные справочники, пофондовые справочники – поиск документов по материалам конкретного фонда.  
Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.  
 
Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчётом, подлежат государственной регистрации.  

При создании и  развитии системы научно-справочного  аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определённой методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного  состава и наполнения справочного  аппарата к ним.

К фондам первой категории  составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование  документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели; материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания – подокументный; в путеводителе на них составляется индивидуальная характеристика.  

К фондам второй категории  может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи (предметный или его разновидность – географический или специальный предметный); основным способом описания при каталогизации будет поединичный; в путеводителе информация о них может быть включена в групповую характеристику.  

К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению  к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный  справочный аппарат. Описи таких фондов могут не содержать указателей; при каталогизации может быть составлена одна отсылочная карточка на фонд, группу фондов; в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов. 

 

 

2. Каталоги

 

Каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации. 
 
Каталогизация архивных документов – это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов. 
 
Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов представляет собой систему каталогов архива. В зависимости от схемы построения каталога, в соответствии с которой организуются их общая структура и основные подразделения, каталоги могут быть систематическими, предметно-тематическими или предметными. Основой системы является систематический каталог.  
 
Основные требования к системе каталогов госархива следующие:  
 
- соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;  
 
- рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;  
 
- исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;  
 
 - исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей. 

Систематический каталог. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам. 

Предметно-тематический каталог. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметному признаку.  
 
Предметный каталог. В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.  

Именной каталог. В именном каталоге документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация – в хронологической или иной, удобной для поиска информации последовательности. При значительном объёме карточек они могут быть расположены по специальной схеме классификации. Круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог, определяется каждым госархивом самостоятельно.  

Географический  каталог. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических наименований.

В основу классификации может быть положено административно-территориальное деление. Систематизация внутри рубрик может быть хронологической или тематической.  
 
Каталог по истории учреждений. Каталог по истории учреждений – каталог сведений из архивных документов и опубликованных источников, в котором документная информация по истории развития учреждений классифицирована по отраслям, затем по конкретным учреждениям. Возможна непосредственная классификация учреждений по алфавиту их видовых названий независимо от отраслевой принадлежности. Состав учреждений, сведения о которых отражаются в каталоге, определяется соответствующим государственным архивом.  
 
Каталог документов по личному составу. Каталог создаётся для выявления документов социально-правового характера. 
 
В каталоге информация классифицируется по строгому алфавиту фамилий. Карточки в каталоге документов по личному составу содержат: фамилию, имя, отчество и ссылку на дела, в которых имеются сведения об этом работнике.  
 
Система каталогов должна обеспечить полноту сведений о содержании документов фондов архива. Дифференцированный подход при каталогизации заключается в определении очередности работы с документами и в степени обобщения сведений при их описании на каталожных карточках.  
 
Целесообразно намечать к каталогизации те фонды, документы которых могут быть использованы при подготовке публикации документов, составлении обзоров, информационных писем и пр.  
 
Не каталогизируются фонды, описи которых намечаются к переработке. Если к описям имеются указатели, позволяющие вести поиск на уровне отдельного документа, каталогизация этого фонда может быть отложена. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Указатели

 
Указатели, являющиеся самостоятельными архивными справочниками, составляются к описям одного фонда или их совокупности и, как правило, без просмотра  дел.  
 
Указатели к описям одного фонда составляются, если фонд содержит большое количество описей, имеет сложную структуру, документы содержат многостороннюю информацию.  
 
Указатели к описям нескольких фондов составляются на фонды однородных по функциям организаций, последовательно сменявших друг друга; на фонды организаций одной отрасли с аналогичными функциями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другим; на фонды организаций одной отрасли.  
 
Указатели к документам фонда составляются на основе изучения самих документов. Указатель может быть создан к документам одного фонда, нескольких фондов одного архива, нескольких фондов группы архивов.  
 
Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.  
 
Указатели могут составляться ко всем типам архивных справочников. Они охватывают основной текст справочника и его приложения.  
 
Указатели могут быть: предметными, именными, географическими, хронологическими и др.  
 
По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные и систематические указатели. Алфавитное расположение понятий применяется для указателей, содержащих однородные понятия. В указателях, раскрывающих содержание дел, документов в отраслевом или тематическом плане, структура основной части строится в систематическом порядке, а алфавитное расположение понятий выступает на последнем этапе систематизации.  
 
Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных. 

Предметный  указатель. В предметном указателе наименования предметов расположены в алфавитном порядке.  
 
Предметный указатель может быть общим, включающим предметные понятия различного характера, и специальным, состоящим из однородных предметных понятий. В состав рубрики предметного указателя входят обозначения научных понятий, событий, явлений, названий учреждений, организаций, предприятий и т.д. Наименование рубрик и подрубрик даётся в именительном падеже. По форме общий предметный указатель составляется только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и аннотированными.  
 
Географический указатель. Предметами рубрик в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических названий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым названием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое название в таком случае указывается рядом с новым, в скобках.

Именной указатель. Именной указатель включает фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички. Он может быть глухим, аннотированным кратким и аннотированным полным. В именной указатель вносятся наименования лиц в той форме, в которой они занесены в справочник. Это наименование считается основным. Если основное наименование дано не полностью (только имя, прозвище, псевдоним), то полное имя приводится вслед за наименованием лица, в скобках. Одновременно полное имя вносится в указатель под соответствующей буквой алфавита со ссылкой на основное обозначение лица в указателе.

Хронологический указатель. В хронологическом указателе даты событий или даты документов располагаются в хронологическом порядке. Указатель составляется глухим. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Обзоры

 

Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом[14]. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.  
 
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.  
 
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определённой теме. 

Основными схемами построения обзоров являются: структурная, отраслевая, тематическая, хронологическая. Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с отчётливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора.  
 
В тематических обзорах отраслевая схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определённой системы учреждений, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики и т.д.  
 
Построение обзора по тематической схеме предусматривает объединение сведений о документах по содержанию.  
 
Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности учреждений, или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Путеводители

 

Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива. В него включаются сведения об основных фондах архива.  
 
Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводители по фондам архива, краткий справочник по фондам архива и тематический путеводитель по фондам архива.  
 
Путеводитель по архивам – систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. 
 
Путеводитель по фондам архива – систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками. 
 
Краткий справочник – систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них. 
 
Тематический путеводитель – систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме. 
 
Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех государственных архивов РФ в целом, по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива. 

Схема расположения характеристик  в путеводителе зависит от состава  фондов архива.  
 
Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. 
 
При разработке схемы путеводителей и кратких справочников по фондам государственных архивов с более узким профилем учитывается специфика состава и структуры каждого архива.  

Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика фонда состоит  из его названия, справочных данных о фонде, краткой исторической справки  и аннотации документов фонда.

 
Дифференцированный подход к описанию документов при подготовке путеводителя предполагает в зависимости от категории  фонда составление различных  видов характеристик фондов, их рациональное сочетание в пределах справочника, а также различное наполнение отдельных элементов характеристики.