Моделювання довідково інформаційних документів

• назва й адреса організації — відправника листа;
• номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді;
• номер і дата листа;
• назва й адреса одержувача листа;
• заголовок листа;
• текст;
• перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;
• підпис;
• гриф погодження;
• візи (оформлюють у разі потреби на примірнику адресанта);
• відбиток печатки (проставляють у разі потреби);
• прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);
• позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформлюють від руки після виконання документа);
• позначка про перенесення даних на машинний носій;
• позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (у країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант. Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунку, трафаретизовані частини тексту.

Групи:

1. Лист-запит (ініціативний) 

2. Лист – відповідь.

Якщо лист є відповіддю, то той, хто її складає, вказує дату і номер ініціативного листа на бланку при остаточному оформленні листа.

Існує багато різновидів службових листів. Так як вони повинні відтворювати будь-які види управлінської та виробничої діяльності. Листи класифікують за назвами та за необхідністю відповіді на них.

1. Листи, що потребують відповіді: лист прохання, лист звернення, лист пропозиція, лист запит, лист вимога, лист претензія.

• Лист-запрошення - пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст — характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

2. Листи, що не потребують відповіді: лист відповідь, лист попередження, лист нагадування, лист відмова, лист розпорядження, лист повідомлення, супровідний лист, гарантійний лист, інформаційний лист, циркулярний лист.

• Супровідний лист— документ, який інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «Додаємо» і т. ін., а далі — заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що направляється.

• Інформаційний лист — повідомляє адресатові про певний факт чи захід.
• Рекламний лист— різновид повідомного листа, направляється певному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів. Мета такого листа — спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.
• Лист-повідомлення близький до листів-запрошень. Складається як відповідь на запит. Починається словами: «Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома» і т. ін. Далі — факти.
• Лист-підтвердження — містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається у силі (наприклад, договір, інструкція і т. ін.). Починаються такі листи словами, утвореними від дієслова «підтверджувати» .
• Лист-нагадування — містить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання або проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами «нагадуємо».
• Гарантійний лист— документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень і т. ін.). Виклад тексту повинен бути чіткий та виразний. Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма 3-ї особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства.
• Ініціативний лист— це лист, що вимагає відповіді. Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата у розв'язанні певних питань. Тематика таких листів не обмежена.

Текст листа складається з двох логічно пов’язаних частин: вступною та основною. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині тексту листа  викладають його головну мету у формі  пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Графік відпусток - складається на рік. Містить такі реквізити:

• найменування організації;
• найменування структурного підрозділу;
• дата, індекс, місце видання;
• гриф затвердження;
• текст;
• візи узгодження.

Текст починається повідомленням, на який рік складений графік, а далі йдуть прізвища, посади співробітників, заплановані строки відпусток (місяць, кількість днів, за який робочий рік, підпис працівника). Графік підписується керівником підприємства або його підрозділу й погоджується із профспілковим комітетом.

Телеграма– це службовий документ, що становить буквенно - цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності. Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший, робити виправлення. У разі потреби розділових знаків застосовують позначення:

• КРПК (ТЧК – рос. мовою) – крапка;
• КМ (ЗПТ – рос. мовою) – кома;
• ЛПК (КВЧ – рос.мовою) –лапки;
• НР – номер;
• ДВК (ДВТ – рос.мовою) – двокрапка.

Знаки мінус «-«, плюс»+», відсоток»%» пишуть словами, однозначні числа – переважно словами, багатозначні цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або  на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках - перший передають  до відділення зв’язку, другий - підшивають у справу. Оформляючи службову телеграму, зазначають:

• назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА);
• категорія телеграми (ТЕРМІНОВА, МІЖНАРОДНА, УРЯДОВА);
• вид телеграми (ДВІ АДРЕСИ, ВІДПОВІДЬ ОПЛАЧЕНО);
• телеграфна адреса одержувача;
• номер документа, на який дають відповідь;
• текст;
• вихідний номер телеграми;
• скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;
• посада особи, яка підписала телеграму;
• поштова адреса та назва підприємства – відправника телеграми;
• підпис;
• дата підписання телеграми;
• відбиток печатки підприємства - відправника.

Розрізняють ініціативні телеграми  і телеграми-відповіді. У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму. Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через 2 інтервали. Зворотну адресу друкують малими літерами (перше слово з великої).

Анкета - спеціально розроблений дослідниками (спеціалістами) опитувальний лист (картка) для отримання інформації шляхом опитування респондентів. Використовується при проведенні соціологічних, політичних, маркетингових досліджень для оцінки поточної ситуації (стану справ) або визначення перспектив (прогнозу) розвитку досліджуваних процесів. Спеціальний бланк (картка) для одержання інформації про певну особу — дату народження, адресу, освіту, професію тощо.

Загальні вимоги до складання анкети:

• наявність розгорнутої програми дослідження або як мінімум чітких уявлень про ціль, завдання та предмет дослідження;
• врахування усіх особливостей досліджуваного об’єкта, тобто сукупності респондентів за їх демографічними, соціально-статусними, культурними, психологічними ознаками, а також соціального середовища і ситуацій, в яких вони перебувають.;
• безпристрасність і неупередженість питань. Вони мають бути сформульовані так, аби явно чи приховано не підштовхувати респондента до певної відповіді;
• максимальна простота, лаконічність і зрозумілість питань;
• врахування реальних можливостей проведення опитування, а саме – фінансових, матеріально-технічних та кадрових, що позначається на обсязі анкети, її поліграфічній якості, типів вибірки, кількості анкет, термінах та місцях проведення опитування
• необхідність складання анкети в два етапи: попередній (апріорний) і кінцевий (апостеріорний).

На першому етапі запитання  анкети формулюється на основі попередніх (гіпотетичних) знань та уявлень  про предмет дослідження й пов’язані з його станом проблеми. Другий етап – внесення змін та додаткових запитань в анкету на підставі проведених розвідувальних опитувань.

Запрошення — це документ, що містить коротке повідомлення про якийсь захід і пропозицію взяти у ньому участь. Запрошення має бути за змістом увічливим та коректним і містити дані про дату, місце, час, характер зібрання й умови, що висуваються перед його учасниками. Реквізити:

1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у Кл. відмінку):

• статус (посада);
• прізвище;
• ім'я;
• ім'я по батькові.

3. Текст, що містить:

• дату й час заходу;
• місце проведення;
• назву заходу;
• порядок денний, тематику подій;
• прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу;
• маршрут проїзду (якщо треба);
• контактний телефон для довідок.

4. Посада (статус), підпис, ініціали  та прізвище адресанта або  назва структури, яка запрошує.

5. Печатка (якщо треба).

Заява — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи. Заява може бути:

• простою (викладається тільки прохання);
• мотивованою (вказується мотивація прохання);
• складною (заява містить додатки).

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з використанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), може адресуватися кільком посадовим особам чи організаціям. Реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вказується, від кого подається заява: посада, звання, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абзацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата.

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім — прізвище).