Контрольная работа по "Делопроизводству"

В настоящее  время на отечественном рынке  офисной техники покупателю предлагаются десятки моделей телефонных аппаратов как зарубежных, так и отечественных производителей. Практически все аппараты имеют кнопочный номеронабиратель, автоматический повтор последнего набранного номера, регулировку громкости звонка, переключение на импульсный или тоновый набор номера, несколько других функций в разных комбинациях (например, пауза, прерывание связи без отключения от линии), у них обычно нет дисплея, спикерфона и других дополнительных устройств. Они могут выглядеть традиционно: трубка, соединенная шнуром с базой, а могут представлять собой телефон-трубку.

Все телефонные аппараты имеют широкую область применения, однако некоторые производители предлагают аппараты, предназначенные для конкретных потребителей или условий эксплуатации. Так, разработан секретарский телефон. Его особенностью является возможность работать в наушниках, что освобождает сотрудников от прослушивания частных и ненужных им разговоров, а секретаря — от долгого сидения с трубкой в руке. Кроме того, имеется функция переадресовки звонка на другой аппарат, большая память прямого (ускоренного) набора.

Современные производители  выпускают и предлагают потребителям большое количество телефонных аппаратов. Выбор аппарата для использования в определенных условиях основывается на максимальном соответствии функций аппарата потребностям пользователя. Однако рядовой покупатель часто не учитывает то обстоятельство, что большая часть зарубежной техники не соответствует всем требованиям отечественных стандартов и другой нормативно-технической документации, а это ухудшает их работу в наших телефонных сетях и приводит к быстрому выходу из строя. Компаниям, поставляющим свою продукцию в Республику Беларусь и Россию (Siemens, Nokia, AT@T), известны наши нормы и они их учитывают. Другие компания, как например, Panasonic, подвергают свою продукцию сертификации, но некоторые фирмы, недавно появившиеся на нашем рын- ке, этого избегают, поэтому необходимо удостовериться, имеется ли сертификат на аппарат, прежде чем его приобрести.

Внутриучрежденческие  АТС (офисные АТС) используются в фирмах для организации некоторого количества дополнительных внутренних телефонов: все внешние вызовы принимаются АТС и переводятся на внутренние телефоны либо непосредственно, либо с добавочными номерами. Выход абонента на внешнюю линию обеспечивается, как правило, путем прямого набора: к офисной АТС подключаются абонентские линии (линия) городской АТС и телефоны внутренних абонентов, причем соотношение их количества может колебаться от 1 : 2 до 1 : 10 в зависимости от интенсивности городских разговоров сотрудников, финансовых возможностей организации и количества городских.абонентских линий.

Офисные АТС  весьма разнообразны; на рынке средств связи сейчас предлагается широкий их спектр — от простейших, которые устанавливаются в квартире (микроАТС), до крупных станций, предназначенных для гостиниц и бизнес-центров (мини- и мидиАТС).

Основными достоинствами  современных офисных АТС являются их автоматическая работа и практически бесплатное пользование внутренней телефонной связью.

Кроме своих основных функций — соединение абонентов и обеспечение выполнения ранее названных сервисных возможностей телефонных аппаратов — они обладают и собственными сервисными возможностями:

• возможность  организации  телефонных  конференций (одновременное подключение многих абонентов друг к другу);
• постановка абонента на ожидание при занятом канале;
• выдача информации об абоненте, занимающем линию;
• автоматическое периодическое напоминание об ожидающем абоненте;
• автоматическое переадресование на другой номер и в"ночном режиме";
• переадресование всех вызовов на дежурный телефон;
• составление списка вызовов абонентов с номерами их телефонов и текущим временем;
• режим "не беспокоить";
• организация голосового почтового ящика для сбора их ранения всех сообщений, поступающих абонентам;
• наличие выхода на радиотелефоны и на пейджинговую связь;
• возможность запрета выхода на внешнюю линию для ряда телефонов;
• возможность дистанционного прослушивания помещений;
• возможность программирования АТС с телефонного аппарата внутреннего абонента;
• заказ времени для звонка-будильника;
• включение громкоговорящей связи с целью оперативного оповещения;
• подключение автоответчика, факса или телетайпа;

- управление телефонными вызовами через компьютер. 
Очень важным обстоятельством является возможностьподключения к офисной АТС дополнительных устройств и, в частности, компьютера, домофона, охранной сигнализации. Все офисные АТС можно клдссифицировать:

• по их емкости и конфигурации — количеству портов подключения внешних и внутренних абонентских линий;
• по виду передаваемого сигнала;
• по типу используемых абонентских линий (чаще всего АТС используют аналоговые линии, но появились АТС, работающие с цифровыми абонентскими линиями);
• по охватываемой территории (радиус действия АТС может  составлять  от   нескольких  сотен   метров  до   пяти километров и более);
• по  возможности  расширения  (станции  с  модульной конструкцией обеспечивают  возможность  перспективного их расширения — наращивания емкости).

Конфигурация  АТС определяется отношением количества ее внешних абонентских линий к количеству внутренних абонентских линий, например АТС, имеющая шесть портов для подключения внешних линий и 32 порта для подключения внутренних, имеет конфигурацию 6 х 32. Конфигурация АТС во многом определяет сферу ее использования.

По виду передаваемого  сигнала АТС делятся на аналоговые, цифровые, гибридные. В аналоговых АТС звуковые со- общения представляются в виде непрерывных или импульсных сигналов с изменяющейся амплитудой. Аналоговые офисные АТС сравнительно дешевые и в настоящее время самые распространенные для малых и средних офисов и фирм с чшлом внутренних абонентов до 150.

Б цифровых АТС  звуковые сообщения методом импульс-но-кодовой модуляции преобразуются в последовательность двошных кодов. В гибридных АТС звуковой сигнал обрабатывается так же, как и в аналоговых, но предусмотрены до-полвдтельные возможности для обработки и передачи цифровой информации.

Многие современные  офисные АТС благодаря блочно-мо-дулыой конструкции позволяют расширять свою конфигурацию в зависимости от требований заказчика.

К офисной  АТС подключаются два типа телефонных аппаратов: обычные двухпроводные ТА и системные четы-рехпюводные ТА.

При выборе офисной  АТС следует, в первую очередь, определиться с необходимой емкостью телефонной сети, т.е. с числш внешних городских линий, которые будут к ней под-соедгаены, и числом внутренних линий, а также с территорией вашей фирмы, охватываемой телефонной сетью. Следует оцшить перспективы развития фирмы как с точки зрения роста абонентов, так и с учетом увеличения в будущем фун-кциотльных возможностей.

Впоследние годы крупные  организации и деловые центры гстанавливают у себя беспроводные АТС или DECT -конц*нтраторы, подключаемые к обычной проводной АТС (этик концентраторам дал название стандарт для систем беспроводной связи Digital European Cordic Telecommunicate — DECT).

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

 

1. Паневчик В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. – Мн.: БГЭУ, 2004.
2. Паневчик В.В., Акулич С.В., Некраха С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / под ред. В.В.Паневчика. – Мн.: БГЭУ, 2008.
3. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учебное пособие. – Мн.: БГЭУ, 2002.