Кадровая практика по ведению личных дел и личных карточек работников организации

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………..……………………………………………………3

 

1. КАДРОВЫЕ СЛУЖБЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ВЕДЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ КАК ФУНКЦИЯ КАДРОВЫХ СЛУЖБ………...………5

 

1.1.  Структура кадровых служб …………………………………………........…5

1.2.  Задачи и функции кадровых служб……………………………………..…..8

3. Ведение персональной документации……………….………………………9

 

2. АНАЛИЗ КАДРОВОЙ ПРАКТИКИ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ И ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК В ДЦРР «Детство» № 536 ............................................................................16

 

1.     Об учреждении ДЦРР «Детство» № 536 ………………………………...…16
2.     Ведения личных дел и личных карточек работников на примере                  

    учреждения ДЦРР «Детство» № 536 ……………………………………….17

3.     Проблемы и недостатки ДЦРР «Детство» № 536 ………………………… 19

 

3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОЙРАБОТЫ ПО ВЕДЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ И ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК РАБОТНИКОВ УЧРЕЖДЕНИЯ……………………………………………………………………..21

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………….22

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………….24

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  А …………………………………………………………………27

ПРИЛОЖЕНИЕ Б ………………………………………………………………….28

ПРИЛОЖЕНИЕ  В ………………………………………………………………….29

ПРИЛОЖЕНИЕ  Г ………………………………………………………………….30

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Производство  каждой страны и каждой отрасли зависит  от ряда факторов. Одним из важнейших факторов, влияющих на уровень производительности труда, а, следовательно, и эффективности производства, являются кадры (персонал) предприятия.

Кадры –  наиболее ценная и важная часть производительных сил общества. В целом эффективность предприятия зависит от квалификации служащих, их расстановки и использования, что влияет на объем и темпы прироста вырабатываемой продукции, использование материально-технических средств.

В каждой организации  независимо от ее организационно-правовой формы осуществляется работа по комплектованию и подбору кадров необходимых профессий, должностей, специальностей и квалификации, подготовке и переподготовке кадров, ведению установленной документации по учету кадров, а также выполняются функции, связанные с трудовыми отношениями работников коммерческих организаций (прием, перевод, увольнение и др.).

С этой целью  в организационной структуре, в  штатном расписании организации наниматель предусматривает соответствующие подразделения либо отдельные должности работников, а в случае, если численность работников небольшая, - поручает работнику указанные функции наряду с его основной деятельностью по другому направлению.[1]

При этом ни одно учреждение, ни одна организация, даже самая маленькая не может функционировать без кадрового работника.

Поэтому тема организации  работы кадровых служб, особенно в условиях постоянно меняющегося законодательства, всегда остается актуальной.

Цель моей курсовой работы: рассмотреть основные правила создания кадровой службы, ее функционирования, а также ведение персональной документации в кадровых службах.

Исходя из цели, поставим несколько задач:

- рассмотреть  работу кадровой службы (понятие, задачи, функции, организационная структура), а также ведение личных дел и личных карточек работников;

- провести анализ ведения личных дел и личных карточек в кадровой службе ДЦРР «Детство» № 536;

- внести предложения по совершенствованию работы данной кадровой службы.

Предмет исследования моей работы – законодательная база по кадровым вопросам, кадровая документация ДЦРР «Детство» № 536

Методы исследования: изучение законодательных актов, инструкций, методических рекомендаций, а также изучение документации в  ДЦРР «Детство» № 536.

В работе будут  использованы материалы правовой базы Консультант Плюс, законодательные  акты, материалы журнала «Отдел кадров»,  электронные ресурсы и др.

Приложения  подготовлены по материалам национального центра правовой информации Республики Беларусь ООО «ЮрСпектр».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. КАДРОВЫЕ СЛУЖБЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ВЕДЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ КАК ФУНКЦИЯ  КАДРОВЫХ СЛУЖБ

 

 

1. Структура кадровых служб

 

Рассмотрим  основные правила создания кадровой службы и ее функционирования.

Обеспечение деятельности организации по решению кадровых вопросов может осуществляться как  структурным подразделением (структурными подразделениями), так и отдельным работником.

Кадровая служба организации может состоять из управления, отдела, сектора, бюро, группы специалистов либо из одного специалиста.

При необходимости  создания в организации кадровой службы как структурного подразделения  наниматель должен предусмотреть ее в организационной структуре в виде управления (отдела, сектора, бюро, группы, службы).

Конкретное  наименование структурного подразделения, функцией которого является организация работы с кадрами, устанавливается нанимателем в зависимости от поставленных перед ним целей и задач.

При необходимости в штатное  расписание организации наниматель может ввести должность менеджера по персоналу, специалиста по кадрам либо инспектора по кадрам (без создания структурного подразделения). В этом случае работник подчиняется непосредственно руководителю организации либо его заместителю, курирующему вопросы работы с кадрами. Кроме того, обязанности по ведению кадровой работы также могут быть возложены на работника, функциями которого является другое направление деятельности (например, юрисконсульта, бухгалтера, экономиста и др.).[1]

Расчет норм численности  работников кадровых служб производится с учетом Межотраслевых нормативов численности работников кадровых служб коммерческих организаций, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27.12.2005 № 187 (далее - Межотраслевые нормативы).[13]

В частности, при расчете  численности работников кадровых служб  по группе функций «Управление персоналом» учитываются обязанности, предусмотренные по должностям заместителя руководителя организации по идеологической работе и кадрам, начальника управления (отдела, бюро), специалиста по кадрам, психолога и др.

В то же время конкретная численность работников кадровых служб  устанавливается нанимателем самостоятельно в зависимости от организационных условий, вида деятельности организации и иных факторов, а также с учетом перечня работ.[19]

В соответствии с Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 02.01.2012 № 2 «Об утверждении Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих» (далее - Общие положения) [14], во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование согласно общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (далее - ОКПД) (например, бухгалтер, специалист, и т.д.), для которой Единым квалификационным справочником должностей служащих (далее - ЕКСД) предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости - полное наименование.

С учетом этого  наименования должностей работников кадровой службы устанавливаются применительно  к соответствующим квалификационным характеристикам должностей служащих, содержащихся в ЕКСД. В качестве базовых применяются следующие наименования должностей: начальник отдела кадров, начальник отдела подготовки кадров, начальник отдела социального развития, начальник лаборатории (бюро) социологии и психофизиологии труда, заведующий бюро пропусков, менеджер по персоналу, специалист по кадрам, инспектор по кадрам, инженер по подготовке кадров, психолог, социолог, табельщик, дежурный бюро пропусков и др.

В случае если наименование должности необходимо установить с  учетом организационной структуры, особенностей трудовой функции работника и других факторов, то возможно устанавливать полное наименование должности, которое может, к примеру, конкретизировать круг его обязанностей (специалист по кадрам и социальной работе, специалист по обучению персонала, специалист по профессиональному обучению рабочих и т.п.), а в случае наличия в составе кадровой службы нескольких структурных подразделений - принадлежность к структурному подразделению, в состав которого входит данный работник (специалист отдела подготовки кадров и т.п.).

Рассмотрим  квалификационные требования к работникам кадровой службы.

В соответствии со статьей 61 Трудового кодекса Республики Беларусь отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем в соответствии с квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке.

Руководствуясь указанной нормой законодательства, введение в штатное расписание должностей работников кадровой службы, а также назначение работника на ту или иную должность следует производить путем установления его должностных обязанностей в соответствии с квалификационными характеристиками по соответствующим должностям.

Квалификационные  характеристики должностей работников кадровой службы различных наименований и категорий содержатся в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», утвержденном постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 «Об утверждении квалификационных справочников «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», «Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке», «Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием» и «Должности служащих, занятых геодезией и картографией», выпуске 2 ЕКСД «Должности служащих для всех отраслей промышленности», утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2005 № 75.

В разделе «Квалификационные требования» каждой квалификационной характеристики соответствующей должности установлены требования к уровню профессиональной подготовки работника и стажу работы, необходимые для выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Свою деятельность работники кадровой службы осуществляют на основании должностных обязанностей.

При разработке должностных инструкций следует  иметь в виду, что в процессе организационно-технического и экономического развития, освоения современных управленческих технологий, внедрения новейших технических средств, проведения мер по совершенствованию организации и повышению эффективности труда возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения наименования должности.

Например, юрисконсульту, наряду с обязанностями, предусмотренными квалификационной характеристикой  этой должности, наниматель может поручить обязанности инспектора по кадрам (специалиста по кадрам), поскольку их функции близки по содержанию работ, равны по сложности и не требуют изменения наименования должности (юрисконсульт).[1]

 

2. Задачи и функции кадровых служб

 

В настоящее время  кадровым службам (инспекторам по кадрам) недостаточно только оформлять приказы на зачисление работников, подобранных руководителем кадровой службы (начальником отдела кадров), и хранить кадровую информацию. Теперь основные задачи кадровых служб можно сформулировать следующим образом:

- всесторонняя поддержка  бизнеса;

- формирование политики  прогноза персонала, поддержки творческого отношения к делу, обеспечение высокого уровня профессионализма и качества экспертизы в кадровых вопросах;

- выявление проблем  в сфере использования трудовых  ресурсов и привлечение к ним внимания руководителей различного уровня для принятия со-ответствующих решений;

- создание условий  для высокопродуктивной работы  и поддержка творчества и новаторства;

- расширение знаний  руководителей организации с  целью эффективного использования  потенциала сотрудников.[21]

Для решения  поставленных задач в области управления персоналом кадровые службы должны осуществлять следующие основные функции:

- формирование кадров  организации (планирование, отбор,  наем, высвобождение, анализ текучести и т.п.);

- развитие работников (профессиональная ориентация и переподготовка, аттестация и оценка персонала, организация продвижения по службе);

- совершенствование организации  труда и его стимулирование, создание  безопасных условий труда.

В связи с этим возрастают требования к содержанию основных трудовых функций служащих, осуществляющих деятельность в кадровых службах, их знаниям, опыту, квалификации, профессиональной подготовке. Кроме того, при сохранении прежних функций кадровых служб возникает потребность усиления их штатов работниками совершенно новой направленности, способными творчески подойти к важнейшим функциям по управлению персоналом – подбору, оценке кадров и повышению их квалификации. Ответственность за осуществление этих функций ложится на плечи менеджеров по персоналу и специалистов по кадрам.

При организации  функционирования кадровой службы, как  правило, разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое  и определяет ее основные функции.