Юридическая сила документа, формуляр документа и формуляр-образец документа

 

Глава 2. Юридическая сила официального письменного документа

 

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство.

Служебный документ, выступающий носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, доведения его до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Чтобы выпускаемый организацией документ приобрел официальность и бесспорность, а также обязательный характер для тех, кому он адресован, он должен быть наделен юридической силой. 14

Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 15

Из данного понятия следует, что любой официальный документ:

• должен соответствовать законодательству;

• должен быть издан органом власти или должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия;

• должен быть правильно оформлен.

 В настоящее время  бесспорность документа также  определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

 

По мнению автора, при составлении любого официального документа его составителю, очень важно правильно оформить все реквизиты составляемого документа, особенно те, на которых основывается юридическая сила данного документа.

2.1. Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу

 

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

1. Наименование организации (должностного лица) – автора документа;

Гражданским кодексом РФ установлено, что каждое юридическое лицо, являющиеся коммерческой организацией, обязано иметь свое фирменное наименование, которое должно быть зарегистрировано.

2. Наименование вида документа;

Вид документа характеризует принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.16

3. Дата документа;

Это один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным. Также дата документа очень важна так как отражает время его возникновения. В случае обращения в суд одной из сторон, указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.

4. Регистрационный номер;

Данный реквизит является дополнительной гарантией подлинности документа он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия или организации. 

5. Гриф утверждения документа;

 

Некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.  Гриф утверждения – это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

6. Текст документа;

Составляется на государственном языке Российской Федерации или на языках субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также быть нейтральным и не содержать эмоциональной окраски.

7. Подпись;

Данный реквизит является обязательным для любого документа. Важно также сказать, что должностное лицо, проставляя подпись в документе берет на себя ответственность за достоверность документа и за все возможные последствия исполнения (введения в действие) данного документа. Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

8. Печать.

Печать является юридически значимым реквизитом и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных финансовых документах. Печать свидетельствует о подлинности документа и о его принадлежности к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, которые влекут за собой какие-либо правовые последствия, например, создание или реорганизацию предприятия, а также материальные последствия, такие как: передача материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.  Важно отметить, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны: соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; издавать документы только в пределах своей компетенции; соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.  

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения. Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определённых видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (нет подписи или даты). Если же не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

2.2. Подлинный документ (Подлинник)

      По юридической силе документы могут быть подлинными и подложными.

Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.17 
Подлинный документ – это документ, сведения об авторе и создании которого содержатся в самом документе или выявленные другим путем подтверждают достоверность его происхождения.18 Подлинник документа обязательно должен содержать личные подписи должностных лиц, ответственных за заверение данного документа. 19

Подложный документ – это фальсифицированный, поддельный документ, изготовленный с соблюдением установленной формы или подлинный с измененными реквизитами.20

 

2.3. Копия документа

 

Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.21 

В делопроизводстве наряду с термином "копия" используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 7.0.8-2013определяет его следующим образом: «заверенная копия» - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу". Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Также в государственном стандарте Р 7.0.8-2013 существует такое понятие как дублетный документ, его определение таково: один из экземпляров копии документа.

2.4. Дубликат документа

 

Кроме понятий "подлинник", "копия", "заверенная копия" в делопроизводстве используется также понятие "дубликат документа". Дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность.

Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц.

Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается "Дубликат", а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: "Взамен выдан дубликат серия __________".

В процессе деятельности любой организации нередко возникает необходимость в изготовлении и выдаче или предоставлении кому-либо копий документов, выписок из них или дубликатов.

После рассмотрения основных понятий данной главы, автором работы были сделаны следующие выводы:

1. Для удостоверения юридической силы документа, обязательно используются определённые реквизиты.
2. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. 
3. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

 

 

 

Вывод: проанализировав основные понятия, такие как: «юридическая сила документа», «подлинный документ», «копия документа», автор работы сделал следующие выводы:

1. Официальный документ имеет юридическую силу, которая определяется не только содержанием данного документа, но и наличием необходимых реквизитов, которые должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами.
2.   Документ является подлинным, если он составлен на допустимом носителе и в надлежащей форме, его содержание достоверно и отражает сведения о юридическом факте или ином обстоятельстве, послужившем поводом к его составлению, времени составления документа.
3. Копия документа имеет юридическую силу, только если она заверена в установленном законом порядке.

 

Глава 3.  Формуляр документа

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают особенности, связанные с назначением в управленческих процессах. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, является формуляром документа.22Формуляр каждого вида документов (приказа, акта, протокола и других) характеризуется определенным составом реквизитов и строгой последовательностью их расположения.

1. Требования к формуляру документа

 

Формуляр регламентирован государственным стандартом Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением. Приложение 1.

Стандартом установлен следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код причины

постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер  документа;