Электронные и технотронные архивы

-  проектная документация по капитальному строительству — через 25 лет;

-  кинофотофоновидеодокументы — через 3 года.

Документы принимаются в  следующем составе:

1. кинодокументы - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки; промежуточный позитив изображения, установочные ролики, паспорта для цветных кинодокументов, монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;
2. Фотодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток, аннотация;
3. фоно- и видеодокументы — оригинал, копия, сопроводительная документация для фоно- и акт о техническом состоянии для видеодокументов.

При отборе документов на госхранение предпочтение отдается наиболее полным и технически полноценным экземплярам. Экспертиза ценности технотронных документов проводится аналогично экспертизе ценности документов на бумажной основе.

В технотронных архивах ведутся  те же научно-справочные документы, что  и в обычных архивах. Использование  кинофото-фоновидеодокументов осуществляется в тех же формах, что и документов на бумажной основе.

 

Глава 2. Устроение электронного и технотронного архива в организации Магазин «Инструмент»

Магазин «Инструмент» является представителем малого бизнеса в г.Бийске.

Полное наименование организации: «ИП Елькин В.Я.  магазин Инструмент»

В ассортименте магазина представлены:

-  Компрессорное оборудование,

-  Электроинструмент,

-  Слесарный, монтажный инструмент,

-  Металлорежущий инструмент,

-  Измерительный инструмент

Целью организации является извлечение прибыли путем реализации вышеуказанной продукции. Производственной базы не имеет, является посредником  между производителем и потребителем товара.

Кадровый состав включает 9 человек, в том числе бухгалтера и секретаря руководителя, выполняющего функции инспектора по кадрам.

Магазин «Инструмент» имеет 1 филиал в  Бийске

Магазин не имеет сайта в интернет

 

2.1 Устроение электронного архива в организации Магазин «Инструмент»

Данный вид архива в вышеупомянутой организации представлен в широком спектре, т.к. именно представители бизнеса в большей степени стремятся автоматизировать как непосредственно производственную, так и организационную сторону своей деятельности. Перенесение важнейших функций организации производственного процесса в ведение технических средств значительно упрощает и удешевляет всю деятельность компании.

В работе с электронными документами Магазин «Инструмент» использует унифицированную программу  широкого спектра 1С:Предприятие (версии 7.0)

Защита информации происходит посредством ограниченного доступа  к программе (путем установления пароля), идентификации пользователя осуществляющего просмотр либо изменение документа.

Все электронные документы  имею идентичные бумажные копии, хранение которых осуществляется как хранение документов на бумажной основе.

Архив документов в данной организации представлен разделами:

1. Кадровые документы;
2. Финансы;
3. Прочее.

В архив организации отправляются документы, по окончании календарного года.

Каждый документ оформлен согласно установленным правилам: на документе представлены необходимые  реквизиты, а также каждый документ заверен электронной цифровой подписью.

 

2.2 Устроение технотронного архива в организации Магазин «Инструмент»

Данный тип архивного  устройства в Магазине «Инструмент» представлен только одним типом технотронных документов – фотодокументами (позитивы).

Фотодокументы отражают участие  организации в выставках-продажах техники и инструментов, технических конференциях, тренингах для персонала, общественных и благотворительных акциях. Большую часть занимают фотоотчеты о посещении выставок-продаж, на основании которых составляется программа закупок на предстоящий отчетный период, происходит изучение объектов рекламы и анализ рынка сбыта.

Позитивы документов хранятся в бумажном виде в отдельных от традиционных документов папках в календарном  порядке задокументированных событий. Папки с фотодокументами подразделяются в свою очередь на Рабочие и Общественные.

После завершения календарного года папки с данными документами  переходят в архив организации. При перемещении в архив составляются описи с указанием аннотации  к документу, даты и места съемки. Через 3 года документы передаются на государственное хранение.

 

Заключение

Не смотря на незначительные размеры архив организации «Магазин «Инструмент» имеет долю электронных  и технотронных документов, ведение  которых осуществляется согласно требованиям  ГОСТов и других регламентирующих актов.

На данном этапе развития автоматизации и информатизации электронные (их доля несравненно выше) и технотронные архивы в деятельности предприятий представлены не в полной мере. Несмотря на то, что последнее десятилетие активно происходит внедрение новых технологий и сокращение участия человека в бизнесе и производстве, большая часть предпринимателей, а тем более бюджетных организаций, не готова отказаться от традиционного метода ведения документации или существенно сократить ее долю в своей деятельности.

Возможными причинами  такой ситуации являются:

1. Недостаточная оснащенность техническими средствами;
2. Меньшая степень доверия к сохранности документа (в большей мере относится к электронным документам);
3. Недостаточная квалификация персонала;
4. Узкая направленность организации.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

4. Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"
5. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. – М., 1980.
6. Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. – М., 1989.
7. Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах. – М., 1985.
8. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечение сохранности и использование (Аналит. обзор зарубеж. и отечеств. опыта) / О. А. Михайлов. – М. Диалог-МГУ, 2000. – 244с.
9. Архивоведение: Учебное пособие / З. В. Крайская, Э. В. Челлини — М., 1996.— 27с.
10. Архивоведение : учебник для нач. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова ; под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
11. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. / Л. В. Павлюк, Т. Н. Киселева, Н. И.  Воробьев. – М. – СПб., 2001. – 352с.
12. Статья «Технотронные архивы и документы в терминологическом ракурсе. / В. М. Магидова.:  http://ftad.ru/library/ftad10/19.shtml
13. Статья «К определению понятия «Технотронный документ». /  Г. Н. Швецова-Водка.: http://libconfs.narod.ru/2001/1s/s1_p39.html

 

СПИСОК ПРИЛОЖЕНИЙ

Приложение 1 «Иллюстрация структуры  электронного архива Магазина «Инструмент» в программе 1С: Предприятие. Образец 1»

Приложение 2 «Иллюстрация структуры  электронного архива Магазина «Инструмент» в программе 1С: Предприятие. Образец 2»

Приложение 3 «Образец хранения электронных документов в сопровождении идентичных документов на бумажной основе»

 

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист